超市会计档案管理规定.docVIP

超市会计档案管理 1. 0 目的 为加强会计档案管理，根据财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》，结合本单位具体情况，特制定本管理规定。 2. 0 适用范围 公司财务部适用。 3. 0 工作程序 3. 1 会计档案归档的范围： 3.1.1 会计凭证：包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，银行存款（银行借款）对账单及余额调节表等。年度终了都必须按照规定归档。 3.1.2 会计账簿：包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。 3.1.3 财务报告：包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、年度会计报表，报表附注及财务情况说明书。 3.1.4 其它会计核算资料：凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。 3.1.5增值税专用发票和普通发票。 3. 2 会计档案的整理。 会计年度终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。 3.2.1会计凭证 3.2.1.1按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月 立卷一份。 3.2.1.2分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。 3.2.1.3装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。 3.2.2会计账簿：各种会计账簿办理完年度结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。 3.2.2.1会计账簿在办理完年度结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。 3.2.2.2会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。 3.2.2.3活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底、装订成册。不同规格的活面账不得装订在一起。 3.2.3会计账簿的装订顺序： 3.2.3.1会计账簿装订封面； 3.2.3.2账簿启用表； 3.2.3.3账户目录； 3.2.3.4按本账簿封底页数，顺序装订项页； 3.2.3.5会计账簿装订封底。 3.2.3.6装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。 3.2.4账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。 3.2.5装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属年度及账簿名称和编号。 3.2.6会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。 3.2.7 会计报表 3.2.3.1 会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，年度终了统一归档保管。 3. 3 会计档案的归档保管： 3.3.1当年的会计档案在会计年度终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。 3.3.2会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。 3.3.3机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。 3. 4 会计档案的借阅使用： 3.4.1财务部建立会计档案清册和借阅登记清册。 3.4.2会计档案原则上不得借出会计办公室，特殊情况必需借会计档案，须经财务经理和单位总经理批准后，方可办理调阅手续。 3.4.3借阅会计档案人员，不得在案卷中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换。 3.4.5借阅会计档案人员，不得将会计档案携带出外，特殊情况须经单位领导批准，需要复制会计档案的，须经财务负责人和单位领导批准后方可复制。 3. 5 各种会计档案保管期限： 3.5.1会计凭证保管15年。 3.5.2会计账簿保存15年，其中现金和银行存款日记账保管工作，保存25年。 3.5.3会计报表保存10年，其中年度决算表永久保存。 3.5.4发货票保管5年。 3. 6 会计档案的销毁： 3.6.1会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁清单，汇同财务部门共同鉴定后，编制会计档案销毁清册，报经主管经理和上级主管部门批准后，方可销毁。对其中未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权、债务时为止。 3.6.2按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门、审计部门共同派人监销，监销人在销毁会计档案以前要认真清点、核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况以书面形式报告有关领导。