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文書處理流程圖示 （二）分段款式： １、「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。 ２、「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」等其他名稱。 ３、「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。 （三）各段規格： １、每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號。 ２、「主旨」一段不分項，文字緊接段名之冒號下書寫。 ３、「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名之冒號下書寫；如分項條列，應另列縮格以全形書寫，()以半形為一、二、三、.....， (一)(二)(三)........，１、２、３、... .....， (１)(２)(３)......。４、「說明」、「辦法」中，其分項條列內容過於繁雜或含有表格者，應編列為附件。 註：公文製作系統條列序號，務必按enter自動帶出，不可以自行繕打否則會影響電子發文內容． 臺北市立實踐國民中學文書處理講習 文書組 鄭素麗 98年9月16日 課程大綱 新版公文製作系統安裝及使用介紹 公文處理流程 公文處理時限 公文型式 學校公文常見型式 公文函稿製作 公文用語 公文擬辦方式 公文書寫格式 其他公文注意事項 新版公文製作系統介紹 4.0.72版本請參考文書組部落格/~sjblog/index.php?blogId=163 公文處理流程 收文處理：簽收、拆驗、分文、編號、登錄、傳遞。 文件簽辦：擬辦、送會、陳核、判定。 文稿擬判：擬稿、會稿、簽稿、核行。 發文處理：繕印、校對、蓋印及簽署、編號、登錄、封發、送達。 歸檔處理：依檔案法及其相關規定與本府檔案管理作業要點辦理。 公文處理時限 最速件：1個工作日。 速件：3個工作日。 普通件：6個工作日。 限期案件：依公文實際辦理期限。 確實登錄；隨到隨辦；不拖延；不積壓、毀損及遺失公文。 自我管理為主、稽催管制為輔。 公文型式 令：發布市單行法規、解釋性規定與裁量基準之行政規則及發表人事任免、遷調、獎懲時使用。 呈：對總統有所呈請或報告時用。 函：各機關處理公務時使用。 公告：各機關就主管業務或依據法令規定，向公眾或特定之對象宣布周知時使用。 其他文書：其他因辦理公務需要之文書。 學校公文常見型式 便箋 　　(常用於文末無空間簽擬時，應摘錄公文內容再寫擬辦並應蓋騎縫章) 簽(主旨、說明、擬辦) 函稿(主旨、說明、 辦法) 開會通知單 公文函稿製作要領(摘錄自臺北市政府文書處理實施要點第23點) 二十三、「函」之製作要領如下： （一）一般原則： １、文字敘述應明白曉暢、詞意清晰，以達到「簡、淺、明、確」之要求。 ２、文句應正確使用標點符號。 ３、文內避免層層套敘來文，祇摘述要點。 ４、應採用語氣肯定、詞意妥切、互相尊重之語詞，避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。 ５、函的結構，採用「主旨」、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單者，得用「主旨」一段完成，不必硬性分割為二段、三段；「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。 公文用語 期望及目的用語，得視需要酌用「請」、 「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。 直接稱謂用語： 有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。 無隸屬關係之機關：對上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。 公文擬辦方式 先簽後稿：訂定、修正、廢止法令案件；有關政策性或重大興革案件；牽涉較廣，會商未獲結論案件；擬提決策會議討論案件；重要人事案件；其他性質重要必須先行簽請核定案件。 簽稿並陳：文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件；依法准駁，但案情特殊須加說明之案件；須限時辦發不及先行請示之案件。 以稿代簽：為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 公文書寫格式 書寫方式：由左而右、由上而下，由小而大，內會在左，外會在右。 機關首長得以親自簽名代替蓋章。 簽名或蓋章後應加註8碼時間(例:0817/1400) 法律統一用字(語)表-----（參：文書組部落格） /~sjblog/gallery/163/法律用字表.doc 書寫數字使用原則-----（參：文書組部落格） /~sjblog/gallery/163/數字用法舉例一覽表.doc 標點符號用法表-----（參：文書組部落格） /~sjblog/gallery/163/標點符號用法表.doc 公文常犯錯誤及注意事項 密件創稿請註明解密條件或保密期限。 附件應註明清楚，避免以”如主旨”呈現。 文稿有二張以上者，須裝訂妥當，