第6章 制作图表演示文稿.docVIP

第6章 制作图表演示文稿 在商务会议演示文稿中，细节数据的查询和对比非常常见，对这些细节数据进行查看，最好的方式是将它们制作成图表，再通过PowerPoint动画设计让观众动态地进行观看。 通常，在PowerPoint中设置图表有3种方法，可以用PowerPoint直接绘制图表，也可以将Excel中的图表复制到PowerPoint中，或是用自选图形模拟绘制图表。 本章将主要介绍利用PowerPoint直接绘制图表以及在幻灯片中插入Excel图表对象的方法，图表插入后，再对幻灯片中的图表设置具有专业效果的动画，设置完成后的效果如图6.1所示。 图6.1 制作的图表演示文稿 6.1 实例分析 在这个图表演示文稿中共有3张幻灯片，分别表达了不同数据之间的关系。由于数据量、表达的数据内容和观察的角度各不相同，所以在幻灯片中制作了不同类型的图表，并设置了相应的图表动画效果。 第1张幻灯片是第1季度各产品销售情况统计，为了观看4个产品每个月的销售情况，所以将数据制作成了“三维簇状柱形图”。由于要制作的图表数据量不大，所以该图表在PowerPoint中直接进行了绘制。在设置柱形图格式时，将3月份的柱形形状更改成了断角“圆锥”效果，将2月份的柱形形状设置了由浅至深的颜色过渡效果，如图6.2所示。 图6.2 用PowerPoint直接绘制的柱形图图表 第2张幻灯片是商品的销售份额情况，商品个数和数据量明显比第1张幻灯片中的产品数量要多很多，所以使用Excel来绘制图表。因为要对商品的销售份额进行查看，所以在Excel中，将数据制作成了便于对比份额的饼图。 提示：由于商品个数较多，而且数据值差距较大，所以将饼图图表设置成了更易于观看的“复合饼图”，如图6.3所示。 图6.3 用Excel制作的复合饼图图表 第3张幻灯片是某一种商品在上半年的销售情况与计划完成率情况的统计，由于需对比查看的数据较多，所以将图表直接绘制在了Excel之中。为了更好地查看销售走势，对比数据关系，所以将数据制作成了一个双轴和两种类型的图表效果，如图6.4所示。 图6.4 用Excel制作的双轴图表 提示：由于柱形图表示的“销售额数据值”与折线图表示的“计划完成率数据值”数据相差很大，无法在一个数值轴之中同时显示出来，所以要将它们分别绘制在两个数值轴中，柱形图看左侧的“主数值轴”，折线图则看右侧的“次数值轴”。 6.2 实例实现 可以看出，用图表来表达数据与数据之间的关系，就像前面介绍的用图形来表达事物之间的关系一样，可以起到准确、直观作用与效果。将图表与PowerPoint相结合，还可以设置专业的图表动画，使图表具有了生命力，更加吸引观众的眼球，下面我们就来看看具体操作。 6.2.1 使用自带的图表功能 第1张幻灯片是介绍第1季度各产品销售情况，由于要制作的图表数据量不大，所以该图表可在PowerPoint中直接进行了绘制。具体的操作如下： 1．创建一个新的演示文稿，然后将第1张幻灯片的版式更改为“只有标题”版式。在幻灯片的标题中输入文字后，设置其大小和位置。 2．用鼠标选择【插入】选项卡【插图】分类中的【图表】按钮 ，可立即打开【创建图表】对话框。在对话框左侧【模版】中选择【柱形图】分类，然后再右侧选择第1行中的【三维簇状柱形图】图表类型，如图6.5所示。 图6.5 选择【三维簇状柱形图】图表类型 3．单击【确定】按钮后，可立即在幻灯片中插入一个自带的图表，并同时打开Excel窗口。在Excel窗口中显示了1个默认效果的数据表，PowerPoint中的图表会将这个Excel数据表信息当作图表的数据源，如图6.6所示。 图6.6 在幻灯片中显示默认图表效果 4．将Excel表中的行标题更改成需要的“产品”名称，将数据表的列标题更改成“月份”名称，然后再将数据值更改成实际的数值。在Excel中进行信息更改，PowerPoint幻灯片中的图表便会同步更新，如图6.7所示。 图6.7 幻灯片中的图表随Excel数据表数值变化 5．更改完成后将Excel窗口关闭，返回幻灯片。下面来对图表设置格式美化，先选择【图表工具】中的【设计】选项卡，然后用鼠标选择【快速样式】中的【样式7】效果。用这种方法可快速对图表进行颜色方面的格式设计，如图6.8所示。 图6.8 对图表进行快速样式颜色设置 6．然后在图表中对任意产品3月份的柱形单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【设置数据系列格式】命令，打开【设置数据系列格式】对话框。选择对话框左侧的【形状】分类，然后再将右侧形状的默认选项从【Box】（长方体）更改成【Partial Cone】（缺角圆椎体）选项，图表中3月份的形状立即进行了相应更改，如图6.9所示。 图6.9 更改3月份系列的图表形状 提示：【Partial Cone】（缺角圆椎体