邮件合并的使用——王晋芳.pptxVIP

制作请柬—— 邮件合并的使用 王晋芳 学习目标 学习重难点 学习过程 1、普通信封的制作方法 2、批量制作信封的方法 一、回顾旧知 学习过程 邮件合并就是从一个文档向另一个文档传送信息的过程 。建立两个文档，一个包括所有文件共有内容和格式的主文档，一个包括变化信息的数据源。然后使用邮件合并功能在主文档中插入变化的信息。 二、了解邮件合并的用途 学习过程 进行邮件合并通常包括四个步骤： 1、创建主文档 2、选取数据源 3、插入合并域 4、执行合并操作 二、了解邮件合并的用途 学习过程 进行邮件合并通常包括四个步骤： 主文档：在邮件合并操作 ，所含的文本格式等是合并文档的每个版本都共有的文档。 数据源：包含要合并到不同信息的部分。可新建数据源或使用已存在的数据源，通常为Excel工作表或其他数据库文件。 合并文档：将主文档和数据源进行操作后得到的最终文档。 二、了解邮件合并的用途 学习过程 启动Word 2007，新建一个空白的Word文档。 在“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”下拉列表中选择相应的选项，例如选择“信函”选项，在Word文档中创建主文档如下图所示 三、制作主文档 学习过程 在“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“选择收件人”下拉列表中选择“键入新列表”选项，弹出“新建地址列表”对话框，如下图所示。 四、制作数据源 学习过程 在该对话框中单击“自定义列”按钮，在弹出的如下图所示的“自定义地址列表”对话框中进行相应的设置。 三、制作数据源 学习过程 新建的地址列表如下列左图所示。在“新建地址列表”对话框中单击“确定”按钮，弹出“保存通讯录”对话框，如下列右图所示。 在该对话框中设置数据源的保存位置和名称，单击“保存”按钮保存数据源。 四、制作数据源 学习过程 在“邮件”选项卡中的“开始邮件合并”组中的“开始邮件合并”下拉列表中选择“邮件合并分步向导”选项，打开“邮件合并”任务窗格。 在该任务窗格中选中“使用现有列表”单选按钮，单击“浏览”按钮，弹出“选取数据源”对话框。 在该对话框中选择创建好的数据源，单击“打开”按钮，弹出“邮件合并收件人”对话框。 在该对话框中进行相应的设置后，单击“确定”按钮，返回到“邮件合并”任务窗格。 五、合并文档 学习过程 在该任务窗格中单击“下一步：撰写信函”超链接，打开“邮件合并”任务窗格。 在该任务窗格中单击“其他项目”超链接，弹出“插入合并域”对话框。 在该对话框中单击“插入”按钮，在主文档中插入合并域，合并域名被“《》”括起来。 在“邮件合并”任务窗格（三）中单击“下一步：预览信函”超链接，打开“邮件合并”任务窗格。 在“邮件合并”任务窗格（四）中单击“下一步：完成合并”超链接，打开“邮件合并”任务窗格。 五、合并文档 学习过程 六、实战演练—制作“春竹小学学生胸卡” （一）主文档格式 学习过程 六、实战演练—制作“春竹小学学生胸卡” （一）数据源格式