赢在例会-如何开好每日例会.ppt

会议纪律 * 《赢在例会》 开一个高效，严谨，共赢的例会 （美）大卫 .马丁 著 读书心得 tips: 　 1.例会是一种非正式的会议，开得好，会给企业带来收益，反之，会带来负面影响。因此，例会需要管理，更需要技巧！　　2.认识例会的重要性应从公司的高层做起，高层重视，例会才有效成功，高层不重视，例会就只是一种形式。例会虽然是在公司内部召开，但无形中也会花费很多成本。　　3.什么情况下不开例会？什么人参加例会？经理人在会议中充当什么角色？开例会的时间应该多长？……这些都是需要考虑的问题. 1.对领导来说，一次高效的例会可以检视员工一周的工作， 了解工作的甘苦，提高员工的士气，协调矛盾和督促员工，对下周安排做合理的调度。 2.对员工来说，例会可以使之明确自己在公司的位子，一周 工作目标的达成与否，以及如何更好地进行下周的工作。因此开好例会是发展企业和提升个人的成功阶梯。 为什么要开例会？ 例会的作用： 集思广益 帮助群体沟通 提高同事间的共同意识 促进责任感 增进自我启发 提高员工士气 了解工作的甘苦 协调矛盾或督促员工 达成协议或解决问题 检查，汇报工作进度 例会的成本： 时间成本=参加例会的人数x（与会者的准备时间+ 与会者的例会时间） 金钱成本=开会时间成本x与会人员平均每小时的薪水 效率成本=管理效率下降+损失的生意+不能及时处理 问题而使客户流失+机会损失+ ------ 给项目小组，部门分配任务 布置任务 有些事情需要当众表扬或批评 表扬或批评 部门主管汇报 听取部门汇报工作 沟通平台，相互协商 涉及多部门，多个人的工作安排 经理协调，部门主管讨论 需要整合不同的意见 信息掌握者作水明或报告 涉及跨部门的信息交换与讨论 主 要 内 容 问 题 适合例会解决的问题 例会频率：一周一次 可以不开例会的情况：１。没有准备好 　　　　　　　　　　２。没有开例会的必要或有其他替代方式 会议准备 例会的目标 明确问题 解决问题 献计献策 搜集信息 组织 决策 完成 筹划准备 会议准备 例会的形式与过程 与会者 与会者 主管自决，经理复议 责任完全交付式 经理 与会者 将决议提报经理复核 决议提报式 经理 经理 给我建议，其余免谈 咨询式 例会裁决者 例会主持人 进行方式 例会的形式 会议准备 1. 例会的人员：例会的规模最好控制在7-11人 之间 2.例会召开最佳时间表： 　上午:8:30-10:30(时间太晚如开到12点接近午饭时间,与会者注意力容易分散) 　下午:3:00-5:00(太早如2点就开始与会者头脑还不是十分清醒) 例会议程项目 开场叙述：举行的原因，目标以及需要的时间 将要讨论的问题 提出各种解决方案 决定解决方式 制定计划以解决问题 分配任务以实现计划 制定执行程序 总结，散会 归纳全体的意见 强调全体共同努力的结果 避免不必要的对抗 取长补短，团结协作 充分吸收大家的意见 注意例会的开放性 对讨论的问题不设范围 和与会者建立平等的关系 紧紧围绕主题 只考虑可执行的实际解决方案 言简意赅 保持简明的会风 防止离题 严格控制例会的进行 内容要点 原　　则 例会七原则 主动提问 自觉控制发言 提高发言质量 与主持人密切配合以达到例会目的 细读例会记录 回顾例会 思考任务完成方案 是否召开部门例会（各个小组是否有必要再开个小会） 例会后 倾听他人意见 主动参与 谦虚好学 不事先抱有成见（对别人的意见以学习为主，尽量不争论） 例会中 议题建议 准备本部门的汇报材料 例会前 与会者责任 时间 与会者所得最大化要领 会议记录 行动事项－我们商定采取什么行动？ 日期－到什么时候为止每个行动都可以完成？ 人员－谁负责领导每个行动事项？ * * *