员工日常报销费用管的理规范.doc

员工日常报销费用管理规范 目 录 一、目的 3 二、适用范围 3 三、规范内容 3 （一）费用报销规范 3 1、交通费 3 2、业务招待费 5 3、服营厅日常管理费 7 4、差旅费 8 （二）费用报销及使用情况反馈 10 1、报销情况反馈 10 2、使用情况反馈 10 (三) 费用登记 10 1、需进行费用登记的界面及内容 10 2、《现金日记帐》的启用 11 3、《现金日记帐》的日常登记 12 4、《现金日记帐》的核对 14 附录：发票辨别与查询 15 一、目的 根据公司财务部报销费用管理相关规定，结合分公司内部运作需求，为进一步有效管理分公司员工日常费用报销及登记工作，特制定《员工日常报销费用管理规范V3.0》。 二、适用范围 本规范适用于公司全体员工。 三、规范内容 （一）费用报销规范 1、交通费 （1）定义：指各部门、分公司员工因工作需要而发生的交通费用，包括使用公司提供的车辆、自行乘坐公共交通工具时发生的交通费。 （2）构成： ①固定交通费： A.普通员工：400元/人.月; B.主管：1000元/人.月； C.经理人员交通费：每季度最后一个月报销本季度费用。 ②公务用车费： 在保证服营厅、集团及渠道基本生产运营需求的基础上，根据服营厅至区中心的距离、个人及集团市场考核情况等因素进行额度分配。公务用车费用需严格遵循专款专用、合理使用的原则加强内部管理，防范内部管理漏洞。 （3）报销时间： ①固定交通费：每月10日前 ②公务用车费：每月15日前 （4）报销流程 流 程 说 明 2、业务招待费 （1）定义：指在公关活动中发生的诸如餐饮、住宿等接待费用，以及库存领用的公关赠送礼品成本（不含公关用途的话费卡）。每季度根据中心个人及集团两大市场考核，以及运营收入、需维护的集团数量进行费用分配。 （2）报销时间: 每月15日前 （3）报销流程： 流 程 说 明 3、服营厅日常管理费 （1）定义：指自有服营厅日常管理（如大客户室维护、手机展柜及后台板报制作等）所产生的费用。 （2）构成： ①食品类：用于大客户室和大客户接待区购买水果、食品等； ②装饰品类：用于大客户室和大客户接待区装饰布置、服营厅卖场及展柜装饰、服营厅节假日零星促销装饰等。 （3）报销时间：每月15日前 （4）报销流程： 流 程 说 明 4、差旅费 （1）定义：指因参加公司相关培训或活动而发生的城市间住宿费、伙食费、交通费和杂费。 （2）报销标准： 根据地区不同而有所差异，其中特殊地区包括北京、上海、广州、珠海、厦门、汕头和海南，除特殊地区以外的均为一般地区。 ①住宿费：一般地区250元/天.人，特殊地区300元/天.人； ②伙食费：一般地区90元/天.人，特殊地区150元/天.人，周末及节假日不予报销； ③交通费： A.途中交通费:火车硬席车、轮船三等舱位、飞机普通舱位，在该标准以下的其他交通工具（不包括出租车）据实报销； B.外省、市交通费：搭乘适当的公共交通工具（如公共汽车、地铁、专线车、机场巴士等，出租车除外）前往机场、码头、火车站，产生的费用可凭发票据实报销。 ④杂费：包括但不限于搭乘交通工具所发生的合理的行李托运费等。 ⑤不能报销差旅费的情况： A．差旅所在地提供住宿、伙食、往返交通工具等； B．差旅所在地非深圳市外。 （3）报销时间：差旅结束后3个工作日内。 （4）报销流程： 流 程 说 明 （二）费用报销及使用情况反馈 1、报销情况反馈 综合管理部于每月5日前反馈各中心上月费用报销情况，如交票的及时性、合格性等情况。 2、使用情况反馈 为确保费用明晰性，综合管理部及中心需每月5日根据统一模版（见附件2）反馈上月报销费用（如交通费、业务招待费、服营厅日常管理费等）使用情况，具体如下： （1）综合管理部发布中心报销费用情况（含月分配额、使用额、使用明细等），并编制费用分配表、转帐表等报表。 （2）各中心向综管部反馈本中心服营厅、集团、渠道及中心后台报销费用情况（含费用分配额、使用额、余额及使用明细等），并登记在分公司统一下发的《现金日记帐》上，登记方法见“费用登记规范”。 (三) 费用登记 1、需进行费用登记的界面及内容： A．服营厅：服营厅日常管理费； B.中心后台：交通费、业务招待费、企业文化宣传费、卓越班组建设费、工会经费及其他临时性奖励费用； 为确保各界面费用情况的明晰性，以上涉及费用必须按照本规范要求详细登记在分公司统一下发的《现金日记帐》上；店面经理、专业组主管及中心经理为第一负责人，必须对每笔费