第二章 第二节 文书的收发传递处理.pptVIP

（三）归档 归档：是指各类社会组织在其工作活动中形 成的文件材料，待处理完毕后，将其中有一定 保存价值者，由文书处理部门和承办部门按照 立卷的原则和方法整理立卷，定期向机关档案 室转交，并由档案室集中统一保管。 建立健全归档制度，对于文书工作和档案工作均 具有十分重要的意义（见图4-28）。 图4-28 建立健全归档制度的重要意义 通过归档，将文件转化成档案，由机关档案部门集中统一地科学管理，以便于机关各个部门使用 归档是文件转化为档案的重要标志。没有归档工作，文件积累便失去依据 归档是文书工作的终结点，又是档案工作的起始点 文件的归档是积累档案财富的重要手段 办文工作是秘书工作中的重要内容，它包 括秘书起草撰制文书，收发传递和处理文书以 及针对文书内容要办理的各种事务工作。一句 话，办文工作是围绕“文”展开的一切工作。 秘书起草撰写公文与撰写其他文章不 同，公文撰写有严格的规范要求，这 是秘书在“办文”中，尤其是在撰文中 必须遵守的。 公文的结构 公文的结构可以包括以下11部分（见图4-4） 。 公文的结构 发文机关标识 发文字号 公文标题 成文日期 主送机关 公文生效标识 发文机关标识 “写文”产生的作用，靠“走文”才能发挥。 因此文书的收发传递处理工作必须规范化。 第二节 文书的收发传递处理 本节要点 一、《办法》中规定的 收发文处理程序 二、 文书处理工作中应 注意的事项 一、《办法》中规定的收发文处理程序 文书的收发传递处理工作是秘书部门的重 要任务之一，为了使机关各部门能够协调 运转，秘书要一丝不苟地做好文书管理工 作，实现优质服务，以保证各项工作的顺 利进行。 （一）发文的处理程序 机关撰制并向外发出的一切文件，统称发文。在 日常生活中，主要按以下程序进行。 发文的处理程序 草拟 审核 签发 复核 缮印 用印 登记 注办 分发 发文的处理程序 草拟亦称拟稿，是秘书接受领导的发文意 图之后，严格按照领导意图进行草拟公文的过 程。 草拟 1 审核亦称核稿，是指机关秘书部门或负责 拟稿的业务部门的负责人对所拟文稿的审核过 程。 审核 2 审核的重点内容包括以下五种（见图4-6）。 审核的内容 审核的内容 看文件内容是否符合党的方针、政策和国家的法律、法令规定，是否符合“一文一事”的规定 看文字是否通顺准确简明 看提出的要求措施是否可行 看用什么名义和格式行文，是否符合规范要求 看有无发文的必要 签 发 签发是文书经有权签发的领导上司核准签 字，准予发出。 3 签发的关键是时间问题，及时签发对文书极为重 要，但是签发的核心工作并不是秘书的事。对于秘 书来说应做好一下三点。 秘书在签发中的任务 秘书在签发中的任务 准确理解签发中的修改意见或批示，在进一步修改公文时，以最准确的文字，体现领导签发的意见 秘书要选准呈上签发的时间 准确地确定要签发的文书，因为有的文书并不需要签发 复核 《办法》第五章“发文办理”第二十九条规定：“公文正式印刷前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。 4 缮印 缮印是对经复核没有问题的定稿进行技术 加工，制作文书的正式的过程。 5 用印 用印是指在有必要加盖印章的文书正本上 加盖机关或领导人印章的过程。国家行政机关 的公文，在制发中一般都要经过盖章这一环节。 6 文书印章盖在正文落款处，叠印在发文机 关和日期上。要注意： 印章名称要与发文机关名称一致，否则要 加以说明。 印章字迹要清晰，印章要端正，位置要准 确。一般落款印要“骑年盖月”。 印章只盖在公文正本上。 1 2 3 4 登记 登记是指根据本机关文书处理的具体要求 与发取簿式或卡片式、联单式、活页式的登记 方式。 7 发文登记表 发文日期 发文字号 密 级 文件标题 发文单位 共印份数 发出份数 拟稿单位 签发人 备注 分发 分发亦称封发，是指对撰制登记好的文书 封装、发出的过程。分发是一项细致的工作， 是将向外发出的文书信函进行封装、发出的过 程。 8 注办 注办是对发出的文书的办理情况做出必要 的说明，注明办理结果的环节。 “注办”一般是