公文系统操作常见问题.PDFVIP

公文系統操作常見問題 公文線上簽核專區 基本資料設定 校外來文 創文作業 流程設定 公文線上簽核專區 使用手冊 環境設定操作手冊 公文線上簽核操作說明 基本資料設定 校外函稿製作（含受文機關建置－查詢－刪除－銷號) 校內函稿製作（含一文多址及受文者群組） 校內簽－線上簽核 簡簽製作（含收發同號） 公文案件查詢及影像調閱 校外來文－校內簽(函稿) －轉知文歸檔及結案作業 公文代理行事曆設定 公文展期及改分申請單操作 校外來文線上簽核時歸檔操作步驟 基本資料設定 •憑證註冊—校外來文及對外發文 •個人資料設定 • 公文簽核代理人 另有關系統的基本資料，但必須提出 紙本申請單 ： 一、離職人員或業務異動，原承辦人公文如何移轉  公文線上簽核專區檔案下載  【公文移交申請單】核章後送文書組 二、系統身分有變更時  公文線上簽核專區檔案下載  【身分異動申請表】核章後送文書組 憑證註冊及刪除 •第一次使用線上簽核前，需先做 憑證註冊 輸入身分證字號及自然人憑證PIN Code •重新申請自然人憑證，或需刪除憑證時 輸入身分證字號及自然人憑證PIN Code 承辦人身分設定—有公文時email通知 1.公文類公文繕打設定個人基本設定 個人資料 電子郵件信箱 2.公文線上簽核系統個人設定 系統預設身份設定是否接收到件通知 公文簽核代理人 個人設定 公文簽核代理人及助理系統身分選擇代理之身分別 新增代理人  左邊部門成員點選至右邊代理人 即可完成設定（移除則相反之） 校外來文 • 辦理方式： • 線上：行政單位(需使用自然人憑證) • 紙本：行政單位以外 校外來文─【簡簽製作 】 表格內容區：檔號、簽擬決行層級及會辦儲存 線上簽核或 預覽及列印 簽擬字數限制：650字元(約350中文字) 校外來文常見問題 •線上簽核憑證問題 •線上簽核簡簽重複 •線上公文須改為紙本辦理 •會辦單位在【會辦待處理】出現兩筆相同文號的公文 • 紙本公文已送到下一關，但流程未到 公文在待處理夾，尚未送出  【歸檔】 線上簽核時的頁籤，按滑鼠右鍵可隱藏 不需要之頁籤及變更名稱 1.校外來文製作簡簽有更新時，避免主管核章時混淆隱藏不需要的頁籤 2.線上發文時，如附件中有僅做校內核參文件時頁籤變更名稱(歸檔用) 線上公文須改【 紙本辦理】時 開啟簽核畫面 列印出紙本點選紙本辦理 存檔 離開 創文作業 •選取【 公文類別】時，即應注意是發「校內」或「校外」文，點選後 系統自動帶出的抬頭不同。 • 取號並存檔時，請再次確認「 公文性質」是「校內」或「校外」文。 校外文 校內外公文文號區分 校外來文：年度3碼+流水號7碼（ex. 1040002223） 校外發文：年度3碼+單位代碼2碼+流水號5碼（ex.1048500032） 校內文：年度3碼+A+單位代碼2碼+流水號4碼（ex. 104A100223) 轉知文：年度3碼+B+流水號6碼（ex. 104B000662 ) 已取號公文，如不需要再繼續辦理時 1.直接刪除(銷號)：尚未向上陳核。(輸入銷號原因新增 離開) 2.創號銷號登錄：已向上陳核過。(輸入公文文號銷號原因新增 離開) 若有會辦其他單位，流程須回到承辦人方可執行。 本文繕打區 1.正副本的機關單位名稱須全銜及地址完整 2.標點及項次符號善用系統內建 3.受文者間用“頓號＂分開 表格內容區 1.發文日期及發文字號不可自行更改 2.如有附件，欄位須輸入附件名稱 3.個人基本資料須完整 正副本：機關名稱及地址 均須詳實完整 1.利用系統已建置群組(受文機關建置)：在正副本欄位輸入後再到「一文多址」 展開檢視。 2.自行在正副本欄位輸入完整機關名稱：如無法電子交換時，則需到「一文多址」 輸入地址。 輸入系統群組名稱點選 一文多址 ， 展開檢視詳細資料後「儲存 」 自行輸入機關名稱，點選 一文多址 輸入地址後「 儲存 」 發文字號 及發文日期 系統會自動帶出，不要自行做任何輸入，以