上海雅波笛鞋业有限公司文件控制管理办法.doc

上海雅波笛鞋业有限公司 文件控制管理办法 目的 为了规范管理公司文件传真、复印，使得每个部门所使用的文件为最新版本及重要文件不被丢失，特制定本办法。 2.适用范围： 2.1公司传真 2.2邮件、快递 3作业内容 3.1各部门文件窗口人员的指定 3.1.1为使各部门的文件管理有效、有序，各部门必须指定专人负责文件的收发、登记与管理工作（称为文件窗口人员）。 3.1.2各部门文件窗口人员必须在文控中心登记备案，文控中心将各部门的文件窗口人员登录在“文件窗口人员登记表”上（见附件一），如果部门文件窗口人员因工作需要发生调换，应事先进行调换登记，并进行工作移交。 3.2 ISO与OHSAS相关文件 ISO与OHSAS相关文件的收发、存档与销毁管理遵照《文件与资料管理程序》上制定的原则进行作业。 3.2.1文件制订、修订后由文控中心对文件编号、版本、版次核对无误后登录于《文件一览表》（见附件二），给予建档保存。 3.2.2程序文件由文控中心通过公司网络发布，用作阅读使用而不可修改，通过网络权限的控制对文件阅读使用进行控制。其他文件由文控中心复印所需份数后，于每页右上角盖“受控文件，复印无效”，并请收文单位人员与“文件分发、回收记录表”（见附件三）上签收，若文件窗口人员不在，由部门负责人签收。若为修订或废止的文件需如数收回原发行的文件。 3.2.3所有回收的文件除留有原本以便于知识经验的积累保存外（但需加盖作废章作废）其余均给予销毁。文控中心销毁文件时先要填写“文件销毁申请表”（见附件四），然后经部门主管审批后方可进行文件销毁作业。“文件销毁申请表”中注明销毁文件的原因，并注明申请人、批准人和监督销毁人。 3.3公司传真 3.3.1传真收发原则 非公司文件严禁传真。 涉及到鞋的设计款式（跟、大底、楦头、鞋图等）、产品成本、客户资料等公司机密文件原则上严禁传真，若确实因业务需要，要有部门主管签字后方可进行传真作业。 传真必须以公司统一格式发送，见附件五。 3.3.2发传真 若各部门要进行传真作业，各经办人员先填写“快递、传真业务申请表”（见附件六），经各部门主管签核后方可生效。 经办人员在发送传真之前须详细填写“传真、电子邮件收发登记表”，注明日期、内容、经手人等以便于追溯。 后由传真管理人员负责负责发送，传真管理人员根据其文件之紧急程度将传真分急件和非急件，若所发传真为急件则在传真作业前须加盖“急件”章（见附件七）。传真作业结束后由传真管理人员加盖“FAX OUT”以利区别（见附件七），标明传真编号，以便对传真有序管理。 3.3.3收传真 传真管理人员将所收到之传真先登记于“传真、电子邮件收发登记表”（见附件五）上，加盖“FAX IN”序号章（见附件七），并按顺序放置于相应之部门的文件筐内，文件筐上应清楚标明部门别。 传真管理人员收到传真后及时通知各部门文件窗口人员，由各部门文件窗口人员至文控中心或传真出接收，在“传真、电子邮件收发登记表”（见附件十）上经手栏内作好签收手续。 3.3.4总经理办公室和技术开发处的传真收发，由其传真人员按此办法作业。 3.4打印/复印/影印 3.4.1非公司之办公用公文或资料禁止复印。 3.4.2各部门人员在每次复印、打印之前须在“文件打印/复印记录表”（见附件八）上登记复印内容，份数，部门，复印人。 3.4.3经管制人员确认复印份数和文件性质后由复印管理人员输入复印机密码后，方可予以复印作业。 3.4.4生产处和技术开发处的影印亦由该部门复印管理人员按此办法作业 3.5邮件、快递 3.5.1收邮件 公司所有邮件、快递先统一由公司一门卫值班人员负责接收，并登记于“邮件、快递登记表”（见附件九）写明收件日期、收件人、寄件地址。 值班保安在收到邮件和快递时应及时通知各部门文件窗口人员到公司一门卫领取其部门邮件或快递，由各部门文件窗口人员在“邮件、快递登记表”上经手人栏内签名后接收。 3.5.2发邮件 各部门如需发快递业务进行传递讯息时，由各部门经办人员填写“传真、快递业务申请表”（见附件六），经主管签核后，交给各部门文件窗口人员，再由文件窗口人员填好邮件资料交至一门卫，值班人员在“传真、快递业务申请表”详细填写邮件相关资讯作好签名后，由一门卫邮件接收值班人员统一交给快递公司。 3.6电子邮件 3.6.1收电子邮件 电子邮件管理人员将收到之电子邮件列印一份后加盖E-mail序号章（见附件七），并登记于“传真、电子邮件收发登记表”（见附件十）上。 电子邮件管理人员应及时通知各部门文件窗口人员，电子邮件邮件由各部门文件窗口人员在“传真、电子邮件收发登记表”上经手人栏内签名后接收。 3.6.2发电子邮件 需发电子邮件者在“传真、电子邮件收发登记表”上登记，注明内容，部门，日期、经手人姓名。 登记后由电子邮件管理人员进行