电子文件管理（上）ppt143.ppt

一、信息技术的发展对档案工作的影响 1.计算机在档案管理中得到广泛应用，改变着人们管理档案的方式和手段 2.为档案领域提供了新的管理对象——电子文件 3.对档案学理论提出新的挑战（4个方面） 4.档案信息的记录形式和记录载体发生了变化 1.有传统的文件管理、档案管理研究理论和实践经验可供借鉴 2.有大量的电子文件管理研究文献和较为成熟的理论为基础 3.有我国电子文件管理实践的支持 4.可借鉴国际上相关的管理理论、经验和方法 三、电子文件管理学的研究对象和任务 （一）电子文件管理学的名称和概念 “电子档案工程学” “电子档案学” “电子文件管理学”——它既可以避免因偏重技术而造成不必要的混乱现象；也可以使电子文件管理学内涵与外延名实相符，准确概括地反映电子文件管理的实践活动和理论需要。其涵义如下： 电子文件管理学是研究电子文件运动规律及其组织管理的原则与方法的一门学科。 电子文件管理学的研究对象是电子文件和电子文件管理。 电子文件管理学研究的基本任务是在研究电子文件的形成、特点和价值的基础上，依据和利用现代信息技术环境，总结电子文件管理工作实践经验，探索电子文件管理规律，建立电子文件管理的基本理论和基本方法，建构电子文件管理学学科体系，指导电子文件管理工作实践，从而保证归档电子文件的真实性、完整性和有效性，最大限度地发挥电子文件的作用。 初创时期电子文件管理学研究的具体任务 : （1）认识和把握电子文件产生的领域和范围、存在的形式和特点； （2）建立电子文件管理的基本框架及工作体系，围绕电子文件的立卷、归档、鉴定、分类、著录、保管及开发等环节建立新的方法、标准和要求； （3）健全和完善档案学理论体系和电子文件管理学应用理论体系； （4）培养一支高素质的电子文件管理研究队伍，并完成档案管理人员由管理传统档案向管理多种载体档案的过渡。 四、电子文件管理学的学科性质 1.电子文件管理学是档案学的一门分支学科 2.电子文件管理学是一门综合性学科 3.电子文件管理学属于应用学科，具有较强的实践性 从载体形式上划分档案学： 档案学— — 五、电子文件管理学的研究方法 “我们不但要提出任务，而且要解决完成任务的方法问题。我们的任务是过河，但是没有桥或没有船就不能过。不解决桥或船的问题，过河就是一句空话。不解决方法问题，任务也只能瞎说一顿。”（《毛泽东选集》，人民出版社1964年，第125页） （一）马克思主义唯物辩证法是电子文件 管理学研究的方法论准则 （二）继承与创新相结合的方法 （三）吸收、借鉴科学研究的一般方法 （四）引进移植的方法 第五章 电子文件的整序 第一节 档案馆对电子文件的收藏 第一节 档案馆对电子文件的收藏 二、收藏电子文件的档案馆类型 （一）传统档案馆（室） （二）虚拟档案馆 （三）数字档案馆 第一节 档案馆对电子文件的收藏 三、电子文件进馆的方式和程序 （一）电子文件进馆的方式 打印电子文件，在纸质文件保存系统内保管电子文件 以脱机保存电子文件的载体方式保管电子文件 以纸质副本和电子副本双重备份方式保管电子文件 以电子双套制方式保管电子文件 第一节 档案馆对电子文件的收藏 （二）电子文件进馆的程序 1、档案馆对电子文件的超前控制 （1）统一标准 （2）制定方案 （3）统一要求 第一节 档案馆对电子文件的收藏 2、进馆电子文件的鉴定和审查 被移交的电子文件是否是原来设定应当进入档案馆保存的。 被移交的电子文件的价值是否被鉴定过，是否具有持久价值。 技术、格式与载体是受不断改变的技术制约的，因而不能制定一个规范去进行控制。 是否具有符合档案馆对电子文件要求的足够数据与背景信息文件。 具有该文件职能已被联邦政府终止的证明，并①没有该文件领域的继承部门；②没有任何其他机构与部门对文件进行保管；③因为保密而不能为其他部门存储。 资源效力已被评估,并易于管理。 拟移交文件的格式与载体符合档案馆当前要求。 移交部门必须满足档案馆对文件移交与存取的标准所需的全部处理要求。 第一节 档案馆对电子文件的收藏 （三）电子文件的接收 档案保管部门根据立档单位填写的《电 子文件目录》《载体标签》等，按要求对电子文 件进行逐一验收。档案馆验收合格后，填写《归 档电子文件移交、接收检验登记表》，双方办理 交接手续。 第二节 电子文件信息整序 一、组建电子文件信息数据库 （一）组建电子文件信息数据库的意义 组建电子文件信息数据库可以集中、