仁大八十六年度全校合座.docVIP

輔仁大學九十一學年度全校職員新春座談會會議紀錄 時 間：九十二年一月二十三日(星期四)上午九時至十二時卅分 地 點：利瑪竇地下一樓國際會議廳 出席人員：日間部、進修部全體專任職員、助 綜觀大陸、香港、美國各大學都為加入WTO早做因應，我們如何維持學校的永續發展，需要大家共同努力。 學校是因學生而存在，目前情況已存在學生在選擇學校情況，對學生的態度也要有相當情況的改變與認知；展望春天即將來臨，也要回顧過去，勉勵大家繼續努力，也謝謝大家過去的辛勞。 最近我們在美國校友會從美國收到一筆二十三萬美金的遺產捐款之正式律師通知，對於美國募款活動算是頗有進展。 肆、九十學年度決議案執行成果報告(人事室史主任慶璞報告) 九十學年度決議案執行成果報告（請參閱人事室網頁/職員天地.tw/homepage2/staff/staff1.htm） 會中同時發行「輔大職工永續學習護照」，做為各位同仁教育訓練上的認證及自我實現成果證明，未來將以電腦讀碼及電腦化作業為目標。 伍、上學年度職員代表工作報告(李明代表報告)： 於行政會議爭取通過休假基本單位由半天改為二小時。 辦理各項活動，如陽明山郊遊及校慶園遊會義賣，其中義賣活動所得款項捐給學生急難救助及聖安娜之家各五千元正，餘款為教職員急難救助之用；同時感謝各位老師、同仁熱情贊助義賣物品，及擔任義工之職代及同仁的熱烈參與。 陸、提案討論 (主席黃主任秘書湘陽主持) 案由一：整合後總務請款及請購流程。 說明： 整合後的請款及請購流程繁複且效率很差，已於多項會議中提及，但整合至今已近四個多月，仍無改善之跡象。 原法管總務之請款及請購流程清楚且效率佳，為何整合後的總務請款及請購流程不採用，卻捨簡取繁、捨易取難、捨儉取奢。 請眾長官們體諒系秘書的辛勞，人少事多，卻要花極大的精神和時間在跑相關流程及等待結果上。。 辦法：建議依原法管請款及請購之作業流程辦理。請見附件。 提案人：法學院曾素珠、法律系鍾曉慧、財法系何美玲、財法系洪月嵐、法律系黃俊銘、法律系陳冠蓉、社會系洪雅萍、社工系曾蓮紅、社工系郭文蘭、宗教系劉嘉琪、宗教系宋淑華、經濟系羅惠珠、經濟系鄭延蓮等十三人。 附件： 原法管請款作業流程 步驟 負責人 作業內容 時間 一 系所秘書 填寫請款單，附上發票或收據 二 系主任 請款單核章 三 院長 請款單核章 四 會計 總務處設有「請款單」的投遞箱，系所隨時可投，會計每天上、下午定時取件一次，隨之整理，審核品項、科目、單據、預算、合法性 第一天下午 五 總務處副主任 檢漏（覆核合法性，如單據、代扣稅等） 第一天下午 六 會計 開傳票 第二天早上 七 總務處副主任 檢誤傳票與請款單內容是否一致 第二天早上 八 出納 規劃、備款－支票、現金 第二天早上 九 總務處副主任、主任與副校長 支票及取款單覆核、用印 第二天早上 十 出納 通知系所秘書領現金或支票（郵局）（註） 第二天下午 註：若工作量大，出納最遲延至第三天上午通知領款。 原法管請購流程 步驟 負責人 作業內容 時間 一 需求單位／系所秘書 依採購法填寫請購（修）單 二 系主任 核章 三 院長 核章 四 會計人員 審核是否為預算內項目 五 總務處主任 簽准自行採購，或依採購法由總務處進行採購 六 需求單位／系所秘書 自行採購 總務處／採購人員 統一採購，通訊招標、公開招標 七 需求單位／系所秘書 品質驗收 八 總務處／保管人員 數量驗收 九 總務處／採購人員 會同驗收 十 需求單位／系所秘書 請款（流程如上） 　　另，文具請領另有一套文具請領之電子化系統。耗材、資本門設備，學期初由總務處統一調查、彙整、審核是否為預算內物品後採購之。 胡總務長澤民說明： 採購請款流程在整合後有七個相關單位負責，也請各位相關承辦人於處理或簽辦時務必註明簽辦日期及時間，以利於控制流程。 去年七月八日第十四屆第一次董事會通過輔仁大學預算執行辦法第十二條分層權限表規定，經常門十萬元以上及資本門五十萬元以上應經由校長核准，請務必使用新式表格。 周行政副校長善行說明： 整合前後因總務部門各層級主管差異，如整合前多為專職主管簽核，整合後改為兼職主管，再受董事會訂有某些規定，故請款流程不如以往方便迅速。 已在去年11月18日曾請各系秘開會，針對作業流程規定予以協調溝通，確立授權機制，另外請總務處研究自行採購辦法所規定五千元以下可由一級主管決定之限制金額提高之可能性，教育部獎補助款執行流程部分亦請會計室及研發處儘速協商，希望把窒礙難行的情形早日獲得解決。 1月13日召開財務核准流程相關會議，針對核准授權部分有所討論。 舊的請款請購單請不要使用。 視情形再召開相關協調會議。 決議：請周副校長指導深入瞭解，再繼續做細