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2012档案员培训 2012年3月 党政管理类文件材料 归档流程 归档流程： 收集 → 剔除无保存价值的材料 → 分类→ 排列→ 档案室审核→ 修整→ 装订→ 编档号→录入→校对→交档案室核对、打印文件目录→填写备考表、装盒→办理移交手续 一、文件材料的收集 二、文件材料的整理三、归档移交  一、文件材料的收集 1、每年初从档案室签收的与本单位工作职责相关的国家、省、市文件。 2、与本部门工作职责相关的学校发文（含拟文稿）。 3、本部门人员外出开会、交流带回的文件和会议材料（甄别是否有保存价值）。 4、本部门工作中产生的有保存价值的文件材料（具体内容详见各单位归档范围）。 注意： 收集的过程也是甄别、剔除无保存价值的材料的过程 二、文件材料的整理 1、件的确定 件是档案保管的最小个体，一般以每份文件为一件。但是实际工作中文件的形式多种多样，要用以下材料来确定件： 件的确定 文件正本与定稿为一件。 正文与附件为一件。 原件与复制件为一件。 转发文与被转发文为一件 。 会议记录、介绍信存根等一本为一件。 成套的会议材料各为一件。 重要文件的正文与历次修改稿可各为一件。 正文与文件处理单为一件。 正文与拟文稿为一件。 来文与复文为一件 （指请示与批复、报告与批示、函与复函）。 报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件 。 未装订的式样相同的表格，以一定的单位结合，可装订在一起作为一件。 原件与复制件为一件。 对制成材料（热敏传真纸）或字迹材料（圆珠笔、铅笔书写）不利于长期保管的，以及破损的文件，要复制后与原件一起归档 会议记录、介绍信存根等一本为一件 不便拆开的整本会议记录可作为一件，但须在档案管理系统中输入每次会议的主要议题。如果会议记录不是一本，可以每次会议记录分别作为一件。 成套的会议材料各为一件。 一次会议的材料不能简单作一件处理，而要分别以件归档，如会议决议、会议报告、会议通知、代表名册……等等 来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件。 但在以后的编目（请示、报告、函）中文件题名应写批复的题名，在题名后面要注明（附请示、报告、函）。 2、文件的分类 归档文件采用年度——机构（类目）——保管期限进行分类、排序。 归档文件应在同一保管期限内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，如一套会议文件材料属同一个事由，其应按时间顺序排列在一起。 分类排列的步骤 第一步：分年度。按文件生成年度为单位进行分类整理。 第二步：分组织机构。 第三：分保管期限 按永久、长期、短期区分开 步 对照徐工职院发[2011]73号文件“文件材料归档范围和保管期限表”。 注意：不同保管期限应分开保存，不能归在一起。 3、文件排列 在同一个保管期限内排列 按事由结合时间、重要程度排列 会议文件、统计报表等成套性文件应集中排列 “组件”以装订时排在最前面的文件时间为排序依据 不能考证出确切时间的文件，应排在最后 注意：文件排列完成由档案室审核后，然后再修整、装订、编号、录入。 4、文件的修整 整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 保管期为永久、长期的文件要进行修整，短期保管的文件保持原状就行了。 文件修整 ·修裱：对破损纸张进行修补或托裱。 ·复制：对字迹模糊或易褪变的文件进行复制。 ·去除易锈金属物：最主要的工作是除去普通的订书钉、回形针、大头针等，防止时间长了生锈。 ·大纸张折叠：档案盒尺寸是按照A4规格设计的，所以大纸张要进行折叠后才能装入，折叠时尽量减少折数，文件页数多的要单张折叠。 5、装订 不锈钢订书钉在文件左侧，一般订两只钉，较厚的文件采用三孔一线的装订方式。 已成册不易拆钉的，可保持原貌不变。短期保管的文件材料可保持原装订方式不变。 装订组件时注意件内文件的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。 6、编制档号 档号是将归档文件在全宗中的位置予