浅析企业档案管理信息化工作.docVIP

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浅析企业档案管理信息化工作

精品论文 参考文献 浅析企业档案管理信息化工作 深圳市深水龙华水务有限公司 摘要:随着信息技术的不断发展,企业档案管理的信息化将逐步成为市场主流,对企业自身的发展有着重大作用。本文主要对业档案管理信息化工作进行了分析。 关键词:企业档案 信息化 管理 必要性 措施 一、企业档案管理信息化的必要性 档案属于一种重要的信息资源,是企业、组织、机关在社会活动中直接形成的不同形式与载体的关键性历史记录,比如,音像、文字。在社会市场经济体制不断完善的浪潮中,社会信息化脚步日益加快,现代企业必须意识到开发、利用档案信息资源的重要性,要以社会市场为导向,优化利用各种先进技术,注重档案管理信息化建设,提升自身的核心竞争力。 就企业档案管理信息化建设而言,以计算机、网络硬软件为基点,优化档案管理模式,具有鲜明的“无纸化、规范化”特点。在企业日常工作中,档案管理信息化建设是非常必要的。第一、档案管理信息化能够提高日常工作效率。在实现微机处理后,企业档案信息不需要集中立卷,不用受到时空限制,随时整理各类档案文件,及时做好归档工作。在分散工作量的基础上,能够随时更新、完善档案信息,为检索利用档案信息资源提供便利。在微机网络管理过程中,大大缩短了档案文件插入时间,简化了工作流程,减少了档案管理人员的工作量,极大地提高了档案信息的准确率,还提高了档案管理工作效率与质量。第二、保持了企业档案信息的原貌,实现了分级管理。在档案管理过程中,各种先进设备被应用其中,比如,扫描仪,在原文扫描作用下,整个档案文件瞬间变进入到对应的软件系统中,成为一种电子格式文档,能够更加直观地再现档案原文。同时,在实现分级管理之后,只需要结合实际情况,合理设置权限,明确使用者调阅档案信息级别,便能有效保护档案信息,具有其保密性。还能全面而真实地记录下所有档案调阅具体情况,为实现责任倒查在做好了铺垫。 二、企业档案管理信息化的内容形式 档案信息是企业经营管理主体获取各层面信息的重要依据之一。在新的社会发展形势下,档案信息管理工作的重要价值越来越明显,电子和互联网的飞速发展和广泛应用,信息的获取和传播也发生了惊人的变化。在互联网的时代下,档案管理工作部门应当以网络系统为依托,面向企业相关业务部门与机构提供数字化信息文件,从根本意义上实现对档案管理工作企业的经济效益最大化。 (一)企业档案管理信息化的实现,前提是全面系统采集有效信息。为推动并促进企业档案信息化进程的加速与实现,必须结合企业自身情况建设一个系统且完整的档案管理工作系统,体现具有现代化特点的档案信息资源的高层次,在生产环节、研发环节、以及营销环节中促进信息应用系统功能的完善。具体到信息采集环节来说,企业档案管理信息化系统应当实现信息采集工作的自动化、全面性、以及动态性。档案挂历工作人员应当以档案信息的适应性、精确性为基本原则,及时筛查并对系统所采集各类信息数据进行鉴定,将有永久保存价值的文件信息筛选出来,由档案著录标准档案信息系统自动批量提取导致的分类法和主题,并保存在相应的文件档案信息数据库,使电子公文形式。 (二)准确处理信息是实现企业档案管理信息化的基础。档案信息若是没有进行处理,极其有限的发挥作用,或数据库的文件常年不用,文件中几乎是未知的,在真正意义上实现,档案信息化建设,最大限度地提高企业的经济利益是不可能的。因此,只有从某些话题,企业档案信息化工作的全部意义,无序的信息处理分散、订货系统,实现档案管理的企业信息化建设的终极目标。 三、企业档案管理信息化建设措施 (一)制定档案信息化标准规范 在企业档案信息建设过程中,标准规范、规章制度都是不可或缺的重要元素,是提升企业档案信息资源价值的首要前提。在运营过程中,企业需要结合自身实际情况,构建完善的档案信息化管理机构,在强化档案管理人员档案信息化管理意识的同时,规范他们的日常操作,确保档案管理工作顺利进行。要不断健全已有的档案信息化管理制度,逐渐提高制度体系的执行力,为实现档案信息化管理提供重要的法律保障,使档案信息化管理更加规范化、科学化。 (二)注重档案管理信息化人才的培养 想要促使企业档案管理更好地走上信息化发展道路,必须注重内部人员的系统化培训,培养档案信息化管理方面的专业人才。在日常工作中,企业要以社会市场为导向,适当提高企业档案管理信息化人才招聘要求,进行必要的岗前测试,合格者才能被录用,优化调整内部档案管理人员结构,提高档案管理队伍的整体质量。在此基础上,企业要定期对内部档案人员进行系统化地培训,对他们进行再教育学习,学习

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