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·396· 齐鲁档案论坛 谈谈如何写好全宗说明 济南军区档案馆王希章 全宗说明，又称“立档单位历史和全宗情况说明”，是记述立档 单位历史概况和全宗情况的检索工具。可以使档案利用者了解一个 立档单位的历史，全宗内档案材料的产生、分类、整理情况，为科学研 究、编史修志和工作查考提供所需档案的线索。编写质量水平较高 的全宗说明，不仅是档案整理过程中一种必要的参考材料，而且对日 后考证档案形成、研究档案价值、进行档案鉴定、编制检索工具都有 一定的参考作用，在档案的保管和利用工作中可以起到一本工具书 的作用。 一、目前全宗说明编写存在的主要问题 编写全宗说明是档案整理工作的一部分，但在过去相当长的一 段时间内，这一工作环节被忽视了，不少立档单位的全宗说明是在 10到15年以后、档案准备移交进馆时才临时补写的，时间一长，难 免粗疏，有的甚至没有充分掌握全宗档案的真实内容，而去参考军史 志等资料，造成结果不翔实，显而易见，这样的全宗说明，其质量是很 低的。近几年，随着档案目标管理工作的开展和信息化建设的不断 深入，档案工作得到了日新月异的发展，各项规章制度逐步完善，特 别是2000年颁布实施的《中国人民解放军文书档案整理技术规 范》，对全宗说明的编写作了较大的改革，编写方式由文字叙述改成 统一的图表形式，方法简单，易于掌握。但是，从检查验收立档单位 待移交档案的情况来看，全宗说明编写的质量亟待提高，编写中的问 题仍然不少，归纳起来，主要有以下几个方面： (一)不会编写全宗说明。表现在编写的全宗说明离要求相差 太远，一些立档单位多年未编写，近几年仍未编写全宗说明；有的是 请上级机关或他人代为编写的；有的虽然动手补写了，但不符合编写 要求，不是简单无物，就是杂乱无章，还有的将组织部门编写的组织 发展史或大事记搬过来当作全宗说明。 科学管理篇 ·397· (二)编写过于简单。有的全宗说明只有一、二百字，寥寥数语， 根本不能称为全宗说明。有的虽然写了一些内容，但写的内容遗漏 较多，就是写进去的这些内容也是残缺不全。 (三)结构混乱，层次不清。立档单位历史沿革与全宗情况混在 一起，各种问题交叉在一起，没有分开叙述。 (四)错漏过多。在一些关键词句上，如人名、地名、时间等，出 现错字、漏字，极易给人造成误解或产生歧义。这是普遍存在的问 题。 (五)文字不精练，语言不规范。文字叙述过程中出现了不少自 己臆造、让读者难懂的不规范的词语，语法不通、逻辑性不强、表述不 清。 二、全宗说明的编写方法 全宗说明一般由整理档案的人员起草，请有关部门协助审核，最 后经本单位主管档案工作的领导审查定稿。编写全宗说明必须依据 立档单位的组织机构、职能、工作活动形成的文电等内容，重点反映 全宗内档案的内容、种类和完整程度。 编写时，一般有两种情况：一是多年的档案没有编写全宗说明 时，可以多年联系起来写一个。立档单位编写第一个全宗说明时，应 写清立档单位的组建情况，续写时只写变动情况。立档单位的历史 概况和主管首长的变化情况一般要按时间的先后顺序编写，特殊情 况下也可灵活处理，比如立档单位的历史沿革比较复杂且时间较长， 主管首长变动比较频繁，则可以采用历史沿革与主管首长变动分开 编写的方法；若立档单位的历史沿革比较清楚且不复杂，时间又较 短，主管首长变动不大，则可以将历史沿革与主管首长变动综合在一 起编写的方法。总之，要根据每个立档单位的具体情况和全宗档案 的状况，决定采用何种方法编写，不要生搬硬套。写立档单位主要工 作任务、重大活动和重要事件时，以大事记形式为好。二是实行逐年 归档立卷的立档单位，应每年编写一个全宗说明，方法可参照多年度 集中编写全宗说明的写法。 以上是组织机构比较稳定、历史沿革关系及主管首长均比较清 楚、文件数量较多的立档单位全宗说明的基本写法。但有的立档单 ·398· 齐鲁档案论坛 位组织机构变化大，历史沿革关系也不太清楚，且文件数量也比较 少，按以上方法编写就比较困难，只能根据现有文件及有关的资料， 向有关人员了解必要的情况，能写多少就写多少，不强求按以上方法 编写。 三、全宗说