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下载 下载 第2学时 操作数据库 N o t e s 的应用程序是由数据库组成的。邮件、个人通讯录、公司目录（也叫做企业目录， 指公司名称及通讯录）、待办事宜列表及日历等都是数据库或数据库的一部分。将一个或多个 数据库结合来执行某种任务，如像电子邮件或客户销售跟踪数据库，就叫做应用程序。 N o t e s 的数据库与 Lotus Approach 或Microsoft Access 等关系型数据库程序不同。虽然 N o t e s 数据库也存储数据和用户域，但 N o t e s 是把信息呈现在文档中，而不是像其他数据库那 样把数据库存放在表中。 在这个学时中，将研究N o t e s 数据库和访问N o t e s信息、附加信息及获得数据库方面的帮助。 这个学时讲述下列主题： • 了解在所有Notes 数据库中能找到的“关于数据库”和“使用数据库”文档的目的和 使用。 • 利用视图访问数据库中的文档。 • 阅读状态栏上的信息。 • 在如何使用N o t e s方面获得帮助。 • 把数据库添加到书签中。 • 查看数据库属性。 2.1 阅读和使用文档 每个N o t e s 数据库都具有或者能够具有叫做“关于这个数据库”文档和“使用这个数据库” 文档。这是两个很重要的文档，其中的“这个数据库”一词将用该数据库的名称代替。虽然 这些文档的标题有些奇怪，每个文档都是设计来向用户提供所使用的每个数据库的专用信息。 “关于这个数据库”文档说明了数据库的目的和使用，并且可能还包含（如果它是自定义的数 据库）用户公司内部与数据库管理员、设计者或支持人员的联系信息。“使用这个数据库”是 设计来向用户提供如何使用特定数据库的说明，例如，在个人通讯录中如何使用不同的文档 类型。这两个特殊的文档在与 Lotus Notes 一道带来的每个数据库中，并且通常是由客户数据 库的设计人员创建的，用以帮助用户了解和操作客户数据库。 要查看这些文档，必须首先选取或打开数据库。要打开数据库，可单击书签栏上的“数 据库”文件夹，并双击代表想要打开的数据库的书签。如果有一个正在打开的数据库的“关 于这个数据库”文档，则在初次打开数据库时就会显示该文档。邮件、帮助和个人通讯录数 据库对于全体N o t e s 用户都是共同的。而且，“关于这个数据库”文档对所有N o t e s 用户（如图 2 - 1所示）都是一样的。 要关闭“关于这个数据库”文档，可按 E s c键。当需要再次调用这个文档时，要先把该数 据库打开，或者选取数据库文件夹，选择“帮助”菜单中的“关于这个数据库”命令。 “关于这个数据库”提供了关于数据库的更详细的信息，并且通常包含有关于数据库的 “如何”类型的信息。“使用这个数据库”文档不能够自动打开。要访问该文档，打开数据库 第2学时 操作数据库 1 5 下载 并在“数据库”文件夹中选取它，并选择“帮助”菜单中的“使用这个数据库”命令。若要 关闭这个文档，可按E s c键。图2 - 2所示是个人通讯录数据库的“使用这个数据库”文档。 图2-1 个人通讯录的 “关于 这个数据库 ”文档提 供了数据库目的的主 要说明。要关闭这个 文档可按 E s c键 图2-2 “使用这个数据库 ” 文档提供了如何使用 数据库的帮助信息 2.2 操作视图 当打开数据库时，大多数 Notes 数据库在导航窗格中包含有视图及文件夹列表，如图 2 - 3 所示。在视图窗格窗口的右边，单击选取视图或文件夹， N o t e s将显示包含在所选取的视图或 文件夹中的文档列表。就像目录一样，视图中的每一排代表一个文档。 视图起着数据库目录的作用。但是，并非每个视图都必然列出数据库中文档的列表。视 图是为了便于找到在数据库中的文档而设计的。并且，在数据库中通常都包含有一个以上的 视图。例如，某一个视图可能是按产品的字母顺序显示文档来设计的，而另外一个视图可能 设计为按文档的创建日期显示文档，另外一个视图可能设计为按作者来排序文档。 1 6 中