第5章_报表的应用《《《.pptVIP

5-6预览及打印报表 报表在打印之前首先要进行页面设置，设置报表的边距、报表的打印方向、纸张大小、列的尺寸、列的布局等；然后通过打印预览来观看要打印输出的结果，经过设置预览后才执行打印操作。 5-6-1页面设置 在Access中常用的页面设置有“边距”、“页”和“列”三项。页面设置的操作方法是： 在数据库窗口“报表”对象下，单击要进行页面设置的报表； 选择“文件”菜单上的“页面设置”命令，在“页面设置”对话框中有3个选项卡，分别是“边距”、“页”和“列”选项卡，在表5-1中列出页面设置选项卡的设置说明。 在页面设置进行“边距”、“页”、“列”的设置后，单击“确定”按钮，完成对当前选定报表的页面设置。 5-6-2预览及打印 1.预览报表 预览报表可以使用“打印预览”和“版面预览”，两者十分相似，但前者是显示打印的全部数据，而后者是只显示部分数据，其目的是查看报表设计的结构，例如字体样式、颜色、字号、是否排序、分组等。 一般在打印报表之前通过选择“打印预览”视图方式，浏览打印的效果，然后才执行打印功能，打印报表。 打印预览输出显示报表的操作方法如下： 在数据库窗口“报表”对象下，单击要进行打印预览的报表； 在数据库窗口单击“预览”按钮，屏幕以“打印预览”视图形式显示报表； 可以单击“设计”按钮，进行进一步修改和调整报表布局，再通过“打印预览”来查看，直到预览效果满意为止。 2.打印 “打印”是指将报表送往打印机输出。 打印报表的操作方法如下： 在数据库窗口“报表”对象下，单击要进行打印预览的报表，或者在“设计视图”、“打印预览”、“版面预览”中打开报表； 单击“文件”菜单上“打印”命令，屏幕显示“打印”对话框，如图5-46所示； 在“打印”对话框中主要有4项要进行设置，分别是“打印机”、“打印范围”、“打印份数”和“打印到文件”等，在表5-2中列出打印选项的设置说明。 选项名称 说明 打印机 用于确定打印机处于能够打印的状态。 打印范围 通过选择“全部内容”、“页数”、“选定的记录”中相应的选项，指定打印的范围。 份数 用于指定打印报表的份数，默认值是1。 打印到文件 表示将报表输出到文件。 “打印”选项说明 5-7 小结 在本章介绍了报表3种视图方式，报表的组成，报表的类型；介绍了使用“自动创建报表”创建报表、使用“报表向导”创建报表、使用“标签向导”创建标签报表、使用“设计视图”创建报表的操作方法；介绍了添加或删除报表页眉、页脚和页面页眉、页脚的操作方法，以及在报表中添加当前日期和时间、添加页码、添加分页符、添加背景图片等方法；介绍了排序数据、对记录进行分组以及数据汇总的操作方法；介绍了在已有报表中创建子报表、在已有报表中添加其他已有报表来创建子报表的操作方法，介绍了创建多列报表的方法；预览及打印报表的方法。 第5章 报表的应用 5-1 了解报表 5-2 创建报表 5-3 编辑报表 5-4 报表中的数据排序与分组 5-5 创建子报表 5-6 预览与打印报表 内容提要 5-1了解报表 报表是Access数据库中的一个对象，是以打印的格式显示数据的一种有效方式，报表可以将大量数据进行排序和汇总，可以嵌入图片和图像来丰富数据显示，并最终生成数据的打印报表。报表主要用于对数据库中的数据进行分组、计算、汇总和打印输出。 报表同窗体一样，本身不存储数据，它的数据来源于表、查询和SQL语句，只是在运行的时候将信息收集起来。 5-1-1报表的视图 报表有设计视图、打印预览和版面预览三种视图方式。 使用“设计视图”可以创建报表或更改已有报表的布局；使用“打印预览”可以用于查看报表的页面数据输出形式，显示报表打印时的样式，同时运行所基于的查询，并在报表中显示出全部数据；使用“版面预览”查看报表的版面设置，在“版面预览”窗口上将显示全部报表节以及主体节中的数据分组和排序，但仅使用示范数据。 5-1-2报表的组成 Access报表一般由报表页眉、页面页眉、报表主体、页面页脚和报表页脚5部分组成，如图5-1所示，每个部分称为一个“节”。所有报表都必须有主体节。根据需要报表可以随时添加“报表页眉”、“报表页脚”、“页面页眉”和“页面页脚”节。 报表页眉：在报表的开始处，用来显示报表的标题、图形或说明文字，报表的每一页只有一个报表页眉。 页面页眉：用来显示报表中的字段名称或记录的分组名称，报表的每一页有一个页面页眉。 主体：打印表或查询中的记录数据，是报表显示数据的主要区域。 页面页脚：打印在每页的底部，用来显示本页的汇总说明，报表的每一页有一个页面页脚。 报表页脚：用来显示整份报表的汇总说明，在所有记录都被处理后，只打印在报表的结束处。 5-1-3报表的类型 Access 提供