电子文件的出现与来源原则的关系.docVIP

精品论文 参考文献 电子文件的出现与来源原则的关系 海南科技职业学院 海南省海口市 571126 摘要：本文笔者简单介绍了来源原则的发展历程，并阐述了电子文件的出现对于来源原则的关系。 关键词：电子文件；来源原则 来源原则是国际档案界公认的档案专业的基本原则。20世纪六七十年代它一度遭受冲击。但从 90 年代中期以来，北美档案界逐步扭转了质疑和批评的态度。到90年代伴随“电子文件”概念的普遍采用，国际档案界重新承认了它对电子文件的适用性及在档案专业中的核心地位。本文笔者就电子文件的出现对于来源原则的意义谈一下粗浅的看法。 一、来源原则的发展历程 1898年，3位荷兰档案学者的《档案的整理与编目手册》问世，它是第一部系统论证来源原则的理论著作，先后有9种文字出版。1910年在布鲁塞尔召开的国际档案图书大会上，与会的档案学者研讨了该书的法文译本，首先肯定来源原则是档案专业的基本原则。而后，在不同国度、不同传统和不同载体的档案管理中得到运用和发展。国际档案理事会1984年出版的《档案术语词典》中分别以专项条目给“来源”和“来源原则”来下定义。词典第380条指出：“来源是指在向文件中心/档案馆移交文件之前，在处理事务过程中形成、积累、保存文件/档案的机关、团体、组织和个人。”在第367条中指出：“来源原则是指同一来源的文件/档案不应与其他任何来源的文件/档案相混淆的基本原则。” 但到了20世纪计算机技术的发展推动西方国家进入了信息时代。档案载体最明显的变化就是产生了机体保管转向信息利用，从来源整理转向信息检索。档案人员的角色从保管员向计算机专业人员或信息管理人员发展。档案人员的首要职责是提供档案的信息利用而非实体保管。因此，来源原则不宜继续充当档案专业的基本原则，甚至已经过时。 二、电子文件对来源原则的影响 （一）主观方面的影响。 来源原则在其诞生以来的一个半世纪中，对档案工作的健康发展产生了全方位的深刻影响。电子档案的出现使它再次成为档案学界关注的理论热点。有人感到忧虑，认为“计算机的智能管理和自动分类与组合功能，使得档案工作可以放弃文件的来源和全宗不可分散等原则。”也有人十分乐观，认为“只有坚持我们专业和理论的传统核心———来源、尊重全宗、因果联系、发展、相互关系和次序，档案人员才能把信息转化为一种知识范例，才能更好地适应电子文件和通讯时代。”（1）不同的认识引发了各国档案学者对来源原则的重新思考，如果它能够在目前面临的重大改革中得到再确认，或许可以为电子时代档案工作模式的建立提供重要的思路。20世纪80年代美国的《来源原则的力量》的呼吁和档案界人士的觉醒，重新唤起了人们认可来源原则在当代，特别是在电子档案管理中的重要价值和主导地位。人们坚信：在当今的电子时代决不能抛弃来源原则，相反应该更多地依赖它，这就是来源原则的重新发现。 （二）客观方面的影响 传统来源原则包括两个方面：从外部来看是尊重全宗，从内部来看是尊重原始顺序。目前，随着大量电子档案的产生，后者愈益受到普遍关注。在信息社会，来源原则面临挑战的因素很多，排除社会结构变化、档案种类和数量及其关系复杂化的因素，单从电子文件的形成主体方面来看，电子文件的形成方式与传统文件不同，以往那种以一个实体机关作为一个文件群体形成者的传统模式逐步有所突破。电子文件在形成过程中，不再严格对应于现存的机关、组织、机构这一现象而产生，人们可以根据需要随时对文件信息复制、修改和重新组合，打乱或破坏文件的本来顺序。因此，传统的来源观念并不能解释现今以至未来电子时代的档案实践。 要确定档案的来源，必须正确说明档案的原始联系，了解在整个生命周期中文件组合的变化，并随着客观实际的变化，有必要从新的视角赋予它新的含义，形成一个新来源观，丰富和发展来源原则。（2） 三、电子文件与来源原则的融合 （一）电子文件的出现对来源原则发展的促进 来源原则在新形势下的重新阐释并不是对传统理论的背弃，而恰恰是对它的肯定。加拿大档案学家特里bull;库克认为：“电子时代档案来源的概念需要重新考虑、酝酿和定义，它不仅指文件的形成机关，更包括其形成目的、形成活动、过程、处理程序和职能范围等”，因此档案人员的关注焦点应该“从以等级结构中原始文件产生部门为中心的实体来源转变为变动、临时、甚至lsquo;虚拟rsquo;的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源。”（3）简单地说，这个“来源”就是指文件的形成过程及背景，即文件是由谁，在什么条件下，运用哪些数据，为了什么目的，采用了何种结构形成的等方面的情况。因此，可以说电子文件的出现促