电子档案安全管理与开发利用分析.docVIP

精品论文 参考文献 电子档案安全管理与开发利用分析 林强 　　（福建省疾病预防控制中心 福建福州 350001） 　　【摘要】办公自动化向无纸化发展，由纸质向机读文件转变，给档案管理带挑战，电子档案的大量生成，给档案管理工作带来新课题，如何安全、科学和规范地管理电子档案，最终达到有效地开发、利用，实现信息共享，本文进行了分析。 　　【关键词】电子档案 管理 利用 　　【中图分类号】R197.32 【文献标识码】A 【文章编号】1672-5085（2014）12-0056-02 　　随着社会信息化进程的加快，电子档案作为一种原生的信息资源，其重要性日益凸显出来。近年来，福建省疾病预防控制中心自主研发了一套电子办公自动化系统，办公开始迈向无纸化，大量的电子档案也随之产生，档案工作在管理和利用方面面临着新的挑战，本文从如何安全、科学、规范管理并开发利用电子档案进行了分析。 　　1 把好收集“五关”是电子档案安全管理的前题 　　无纸化办公的出现给档案生成方式带来了巨大变化，由原来纸质为载体的档案向机读文件转变，相关文件的写、发、传、归档等一系列通过计算机和通讯线路来完成，因此要求中心档案员在收集档案时要把握好“五关”。 　　1.1把好归档关。中心档案管理员制定电子档案的归档范围、程序、审核等制度，严格归类和审核，规范档案运作和流转，保证档案的收集准确、完全。 　　1.2把好存储载体关。避免存储载体损坏、数据丢失、软硬件无法兼容等问题，中心档案管理员应明确电子档案的存储载体，统一储存规范，保证电子档案的质量、安全和使用、建库工作。 　　1.3把好鉴定关。一是入口关，检验各个文件内容能否正常运行读出，是否被病毒感染，内容与纸质是否相符和完整；二是检查关，制定定期检查制度，对转储后的载体进行编号保存，对新检查、维护、拷贝的载体建立使用登记制度；三是利用关，发现载体内存储文件损坏或感染病毒，及时采取修复措施，经检验合格后再交付有关部门使用。 　　1.4把好编制关。对各类电子文件给予编制，在本单位内实现资源共享。 　　1.5把好安全关。 为防止文件遭到破坏、篡改和泄密，应定期检查电子文件运行情况和更替存储载体，采用“公用密钥数字签名技术”进行数据加密，保证网络运行安全，部门查询文件时需凭身份验证和查询权限，严控电子文件的复制、拷贝。 　　2 做好标准规范化地管理是电子档案工作的航标 　　2.1数据共享标准规范。建立数据中心，统一标准，把已生成的档案上传到数据中心，建立统一的档案号，编制统一的数据格式，达到档案统一共享的目的。 　　2.2数据交换服务标准规范。数据交换服务是一个基础功能，在中心电子档案信息平台中，从各部门获取的各类电子档案，通过这个平台向外提供服务，实现电子档案信息资源共享。数据交换服务应具备下列功能：适配器管理、封装、传输、转换、路由、推送、订阅发布和传输监控等等[1]。 　　2.3数据存储格式标准规范。档案信息平台承担数据中心角色，分为两个层次，一是“电子档案综合数据管理中心”，负责集中存储和服务管理相对静态和结果性的电子档案记录信息；二是“区域业务数据中心”，存放业务应用系统之间需要交换共享以及各电子档案需要的数据，在“业务管理平台”直接控制下，从连接的各业务应用系统中进行数据动态抽取和整合[2]。 　　3 安全有效地管理是做好电子档案工作的保证 　　电子档案存在不稳定性，档案管理人员运用有效手段保证电子档案完整、真实、安全，除了利用人防、技防保护外,还要做好维护和保管工作。 　　3.1注重存放环境，电子档案载体应保存在良好的环境中，做到防磁、防湿、防尘、防火、防有害气体，保持适宜的室内温度。 　　3.2重视载体备份工作，根据电子文件可变性特点和不稳定性，做好备份工作。一是多套备份分开保管，预防意外损坏。二是根据载体寿命长短特点，每隔３年进行一次保护性复制。 　　3.3提高安全密级，防止“黑客”攻击，要严防计算机病毒感染，除设置磁卡身份证外，还要加设个人活动电子密钥。使用网络逆流跟踪功能，一旦发现黑客行踪及时寻求法律给予制裁。 　　3.4探索电子文件的保存新课题。档案工作者可根据电子文件具有非实物贮存和形成的时间短的特点，进行深入研究和探讨，解决如何长期保存电子文档中原始信息等问题。 　　4 做好档案资源开发利用，实现电子档案共享 　　中心电子档案管理如何达到资源共享，更好地为各项工作提供服务是档案工作者责任和义务。档案信息资源合理开发并利用，是电子档案实现价值的具体体现，也是电子档案“利用”的最终归宿。 　　4.1以利用为目的。以利用促管理积极开发利用档案的信息资源，使电子档案充分发挥