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《电子档案移交与接收办法》解读发布时间： 2015-02-28信息来源： 业务处点击率：近日，经过国家电子文件管理部际联席会议第二次会议和国家档案局局务会议审议通过，国家档案局印发了《电子档案移交与接收办法》（以下简称《办法》）。《办法》对电子档案移交与接收工作中涉及的单位职责、移交范围、移交时间、移交的基本要求、移交与接收的方式、移交与接收的流程、接收及其保存管理的基本要求等做出了明确规定。该《办法》是2009年两办发布《电子文件管理暂行办法》后，国家行政管理部门就电子文件、电子档案规范化管理制定发布的又一个重要规章，标志着在信息化发展较快的地区，已经产生一定数量电子档案的部门和地区，各级国家综合档案馆应当立刻启动电子档案移交与接收工作程序。《办法》对于规范电子档案移交与接收流程，推进电子档案及时完整移交进馆，实现电子档案来源可靠、管理可信、长期可用的工作目标，具有重要意义。作为一个具有开创性、实践基础较为薄弱的规范性文件，《办法》中的一些要求和条款有多个首次和关键点，需要在贯彻落实中准确理解和重点把握。电子档案概念的启用信息技术在各行各业的普遍应用在我国只有十多年时间，作为信息化发展的重要产物，对电子文件、电子档案管理重要性的认识及其有效实践，时间更短，我国相关部门对电子文件管理的研究和制订一些规章标准，大多借鉴欧美信息化发展较早国家的经验和成果。基于电子文件、电子档案产生时间短，强调电子文件前端控制、全程管理的要求，中外文件档案管理体制的差异等方面原因，多年来，我国在学术研究、规章标准制订中一直使用全程电子文件、大电子文件的概念，而较少使用电子档案的概念。对于为什么要明确区分电子文件和电子档案，确立电子档案的地位有什么作用，许多专家和学者已经发表了各自的看法，笔者在《档案学研究》2011年第1期发表的《档案工作中使用“电子档案”概念的基础和作用》一文中也作了初步阐述，这里不再赘述。《办法》首次在国家行政行政管理部门发布的规章或标准中使用电子档案的概念，并给出了定义，“本办法所称电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件”。从定义中可以看出，电子档案是由电子文件经过归档环节转化而来，其相关要求和基本属性跟纸质档案等传统载体档案没有根本区别，只不过具有电子属性，因此，电子档案的管理一方面要遵从电子环境下相关管理的规律和要求，另一方面，更要遵从档案管理的一般规律和基本要求。档案移交的时间档案移交时间的确定一直是比较敏感和纠结的问题。过去，传统载体档案由于利用不方便等方面的问题，立档单位一直希望将其产生的档案保留在本单位时间长一些，但是，如果在立档单位保留时间过长，随着实体档案数量的不断增长，加上有些单位档案部门保管条件较差，就带来了库房紧张、安全隐患凸显等问题。现在，随着信息化手段的普遍应用，各单位机读目录的建立和档案数字化工作的推进，档案利用已经不是障碍档案及时接收进馆的主要问题了。对于电子档案而言，如果沿用过去对纸质档案等传统载体档案规定，15－20年再移交进馆，显然是不合适的，对电子档案的安全保管和长期可用都是极大的隐患。这是因为，电子档案的保存和可用特别依赖于计算机等软硬件环境，而信息技术到现在为止，仍处于高速发展期，3－5年后，其操作系统、格式软件、读取设备、存储载体等就会发生较大的技术变化，如果管理措施不能改进、技术手段不能更新，就很可能出现综合档案馆的管理系统不能读取各立档单位形成的电子档案的情况。也有些专家建议电子档案形成之后，即经过归档流程后，直接向综合档案馆移交，也就是一年移交一次，我们认为这样也不合适，这是因为，一方面，为了保证电子档案来源可靠，电子档案在移交时必须履行严格的移交接收手续，如果每个立档单位每年办理一次移交手续，对于一个综合档案馆来说，面对上百甚至将近二百个立档单位，每年都履行这样的手续，时间和精力都是较大的浪费；另一方面，因为电子档案的接收和管理都要依赖于综合档案馆的档案信息系统，综合档案馆信息系统所要面对的是不同数据类型、不同系统产生的各式各样的电子档案，要能达到有效管理各立档单位产生的电子档案的目标，综合档案馆必须要对各立档单位产生的电子档案的情况进行调研，做好接收电子档案的设备和技术准备，才能启动电子档案接收工作，综合档案馆就需要有一定的准备时间。综合以上考虑，《办法》规定，“档案移交单位一般自电子档案形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当延长移交时间。涉密电子档案移交时间另行规定。”移交与接收的流程档案的移交与接收，不仅仅是档案实体和信息的转移，更重要的是档案管理的责任主体的变更，即从档案的生成单位—立档单位，变成档案的永久保管单位—国家综合档案馆。对于电子档案而言，因为其内