8秘书实务第八章会展.pptVIP

第八章 会展服务 学习目的 通过本章学习，了解会展经济的性质、内涵和内容，熟悉秘书会展服务的工作要点，掌握秘书在会展工作中的职能和原则。 8.1 会展经济概述 8.1.1会展的概念 会展是会议和展览的统称，两者有时合并举办，有时分开举行。从广义角度说不仅包括会议（Meeting）和展览(Exhibition），还包括奖励旅游（Incentive）和大型活动（Convention）以及与之相关的运输、广告、交通等行业活动，是会议、旅游、大型活动和展览的概称（MICE）。 8.1.2 会展经济的概念 会展经济是一个涵盖范围更广的概念，它是因会展活动的存在和会展产品的交易以及为促进会展和促进会展产品的交易而引发的经济活动。 ■ 会展活动自身带来的经济现象。 ■会展活动衍生出来的经济现象。 ■会展促成的经贸交易活动。 ■为促进会展业的发展而引发的经济活动。 8.1.3 会展类型 1、按展会性质，可分为贸易、消费和宣传三种 贸易性的展览会是为产业举办的展览，主要目的是交流信息、洽谈贸易。 消费性展览是为公众举办的展览，基本上都是展出消费品，目的是直接销售。 宣传类展会主要是成就展、精神文明展、教育展等。 8.2 会展的服务工作 8.2.1 具体内容 1、会展人力资源调配 秘书人员要积极配合领导通过制定会展人力资源配备和人才工作计划，为实现会展活动的目标提供智力和人力保障。 2、会展的广告宣传 （1）会展活动本身的广告宣传。 （2）参展商、客商和赞助商的广告管理。 3、会展物流管理 以满足参展商的需求为目标，向参展商提供包装、运输、通关、搬运、仓储、布展、撤展等一系列的物流服务 。 4、会展综合服务。 会展服务的对象是与会者、参展商和观众，还包括媒体记者，服务的内容为与会者、参展商、观众和记者提供旅游、文书、通信、采访、接待、礼仪、交通、后勤、金融、展台设计与展具制作等各方面。 5、会展信息服务。 一切会展活动无不是围绕特定的信息而展开的交往活动，信息既是会展活动的起点，又是会展活动的终点。 6、会展场馆工作 会场布置、报到与签到，每天开闭馆，安排参展单位工作人员的作息时间，布展、撤展以及办理展品进、出馆手续，负责场馆的安全、卫生和噪声等方面的管理。 7、会展保密工作 按秘密性质分：国家、商业、组织内部； 按秘密等级分：绝密、机密、秘密、内部. 按秘密存在的方式分：口头类、文献类、物体类、声像类、电子类、技术类等。 8.2.2 会展管理的原则 1、依法规范原则 会展业是市场经济发展到一定阶段的产物，作为一种经济活动，会展必须纳入法制化、规范化管理的轨道。 2、准备充分原则 任何一次成功的会展活动，都是建立在充分准备基础上。 3、分工协调原则 会展管理是一项系统工程，既是要有明确的分工，又要做到相互之间的配合与协调。 4、服务周到原则 会展业属于服务性行业，会展活动是一种服务性活动，会展竞争从某种意义上说，是一种服务竞争，服务取胜是会展成功的法宝之一。 5、确保安全原则 安全是会展活动成功的必要条件，这里包括：人身安全、信息安全 、财产安全。 8.3 会展秘书的主要职责 8.3.1 会展组织委员会 1、组委会的职责 （1）制定会展活动的目标、任务、主题、 规划、规则、程序和各项具体实施方案， 对有关重大问题做出决策。 （2）确定会展的举办时间和地点。 （3）组建会务和展务工作班子，做好各项筹备工作。 （4）负责新闻宣传和公关，扩大国内外的联络。 （5）开发会展资源，筹措活动经费。 （6）提供会展服务。 （7）做好善后工作 。 （8）处理相关的法律事务。 2、组委会的人员组成 （1）、主办单位人员。 （2）、相关单位人员。 （3）、专家和知名人士。 3、 组委会的组织架构 （1）、决策层。 （2）、名誉层。 （3）、顾问层。（4）委员层 （5）、执行层。 8.3.2 会展秘书的职责 1、主要职责 （1）提供信息和建议。 （2）提出会议的议程、日程以及程序的草案. （3）拟写会议报告、讲话、最后文件的（4）安排会议的场地并布置会场。 （5）做好会议活动的接待工作。 (6）做好会议的各项记录。 （7）做好会议对内和对外的宣传工作。 （8）做好会议精神的传达和反馈工作。 （9）处理好代表的提案、议案和各项书面建议。 （10