培训五：科技档案整理.pptVIP

二、科技档案的整理 二、科技档案的整理 科技档案采取以案卷为单位整理的方法。 （一）分类与组合 1、分类的基本方法： 根据科技档案形成和查找利用的特点，不同的科技档案应采用不同的分类方法： 基本建设材料按工程项目或结合工程性质分类；设备仪器材料按设备仪器种类或型号分类；科学研究材料按科研项目或课题分类；产品材料按产品种类或部件分类。 2、分类中要注意的问题 （1）针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。 （2）引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。 （3）一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些图纸的项目，其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注相应的图号，不必将这些材料再晒制一份来组卷，以免重复。 （4）底图以张为单位单独保存和管理。 （5）基建工程维修、设备仪器保养维修、产品更新换代或更换零部件时，新形成的科技文件材料，应单独组卷，排列在相应项目的原有案卷之后。 3、案卷和案卷内科技文件材料的排列 产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。 科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。 基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。 设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。 案卷内管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。 案卷内科技文件材料排列应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。 （二）编目 1、卷内科技文件材料页号的编写 2、编制卷内目录和备考表 图13：卷内目录格式 卷内目录 序号 文件编号 责任者 文件材料题名 日 期 页号 备注 图14：卷内备考表格式 卷 内 备 考 表 互见号： 说明： 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 3、案卷封面的编制 图15：案卷封面格式 档 号________ 档案馆号________ 案 卷 题 名 立卷单位————————— 起止日期————————— 保管期限————————— 密 级————————— 图16：案卷脊背格式 保管期限 档 号 案卷题名 4、案卷的装订与盖档号章 文字材料一般以件为单位装订，图样文件一般不装订，并在每份材料首页的右上角加盖档号章。 图17：科技档案档号章格式 5、案卷编号和编制目录 根据案卷排列顺序，按类别分别编案卷号并编制分类目录，必要时还要编制总目录。 档 号 序 号 图18：科技档案分类目录格式 科技档案分类目录 档号 题 名 编制单位 编制日期 保管期限 页数 备注 图19：科技档案总目录格式 科技档案总目录 总序号 档 号 题 名 编制单位 编制日期 保管期限 页数 备注