主管如何组织、召开会议.ppt

组织、召开会议的技巧 有效沟通系列课程（三） 如何组织会议 成功地组织并召开一次会议， 要做好三部分工作：会议准 备工作、会议期间控制和会 后工作。 会议准备工作 一、明确会议目标 二、确定会议召开时间、地点及参加人员 三、拟定并发放会议通知 四、准备所需物品 五、布置会场 六、会前确认 七、会后工作 一、明确会议目标 1、会议目标必须用书面形式列明 2、会议目标必须切合实际 3、会议目标必须具体且可以衡量 4、会议目标数量要适当 二、确定会议召开时间、地点及参加人员 1、时间： （1）绝大多数与会人员方便的时间 （不会因为参加会议而影响自己的 正常工作） （2）大家易集中精力的时间 （3）必须确定会议起止时间 （4）满足会议目标的要求 2、地点： （1）场地有空档（提前预订） （2）方便与会者到场 （3）场地位置、面积及设施满足会议要求 3、参加人员 （1）对实现会议目标有潜在贡献的人 （2）培养目的为“列席”的人 三、拟定并发放会议通知 1、拟定会议通知 （1）会议时间、地点及参加人员（必要时附上会议地点的位置图及路线） （2）会议性质、目标（让与会者心中有数） （3）议事日程 （4）与会者会前需准备事项 （5）会议组织部门及联系方式 （如有不明，随时联系） （6）回执（收到通知后，反馈） 2、发放会议通知 发放的形式：口头、电话、传真、Email 四、准备所需物品 1、突出会议主题所需装饰品（会场标语、台幕等） 2、足够数量的桌椅 3、视听器材、音像设备 4、会议所需材料 5、其他必要物品 五、布置会场 1、会场座席及主席台布置 2、突出会议主题的装饰 3、设备的安装、调试 4、必要物品的摆放 5、创造良好视听环境 六、会前确认 1、关键与会人员是否到达 2、视听器材状态是否最佳 3、物品摆放是否齐全 4、整体环境是否舒适 5、 到会者按需签到 七、会后工作 1、整理并发放会议纪要 2、对会议结果的执行情况进行监督和检查 3、存档 1、会议目标必须用书面形式列明 （1）目标的内容要一目了然，容易被理解 （2）目标不容易被遗忘 注：不要以为是经常召开的例会而不列出会议目标，目标是衡量会议是否有效的依据。 2、会议目标必须切合实际 （1）经过努力，目标有被实现的可能 （2）目标要有一定的挑战性 （3）会议目标也可为事宜通报等 3、会议目标必须具体且可以衡量 1.要检讨哪些内容 2要达成哪些共识 3会议的责任最终落实 4什么时候一定要完成会议任务 5谁负责下一步的跟踪 4、会议目标数量要适当 （1）会议目标的数量不要太多，否则容易导致思维混乱。 （2）保证当前需要解决的问题都能得到解决。 （2）大家易集中精力的时间 A、精力充沛的阶段：上午9时-11时，下 午4 时-6时，是人们精力比较充沛的两个时间段 B、尽可能使与会者感到比较高兴的时间下班 后开会时间不要太长，最好在1小时左右， 大家身心疲倦，无法集中精力。 C、午餐前开会，这时大家都想早点结束会 议，不会谈论无关话题。 （3）必须确定会议起止时间 不确定起止时间，有两个缺陷 A、与会者无法对会后的工作做安排 B、会议效率降低，本来一个小时可以结束的会可能拖 到三个小时 另外，最好不要超过一个半小时 （4）满足会议目标的要求 各种会议的召开时间必须根据会议目标的不同而改变。 比如：现场会必须在问题发生后两小时之内召开，否则失去意义； 某种培训必须在开展某种工作之前展开，当这项工作已经完成后，就失去指导意义。 （2）方便与会者到场 A、即使是不熟悉的人，也应该 能够较容易找到会场位置。 B、可以设定临时指示牌 （3）场地位置、面积及设施满足会议要求 位置： Ａ、使大多数与会者感到方便 Ｂ、能够免于外界噪音、电话、访客等 干扰 Ｃ、没有安全隐患 面积：必须足够容纳与会者和视听器材 设施： Ａ、桌椅 Ｂ、有充足的照明、暖气及通风设备 Ｃ、具备投放幻灯的条件：窗帘等 1、对实现会议目标有潜在贡献的人 （1）是实现会议目标的直接负责人 （２）能协助直接负责人完成会议目标 （３）对会议目标的实现能提出建设性意见 ２、培养目的为“列席”的人 （１）通过参加会议能够获得某些知识 （２）为了完成某种任务而参加会议 （３）议事日程 A、按照议案的轻重缓急编排处