河北华纺印染有限公司体系文件程序文件.docVIP

HFYR CX01～21－2005 河北华纺印染有限公司体系文件 程 序 文 件 修订状态：A/0 受控状态： 2005-08-25发布 　　　　　　　　　　　　　　　　　2005－09－01实施 河北华纺印染有限公司 发布 文件控制程序 1目的 通过对与质量和环境管理体系有关的文件进行控制，确保各部门使用的文件为有效版本，防止使用作废文件。 2范围 适用于质量体系文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收和作废全过程的控制。 3 职责 3.1总经理负责质量方针、目标的制定和质量管理手册的批准，并确保分质量目标的制定； 3.2管理者代表负责程序文件的批准和质量管理手册的审核； 3.3办公室负责文件的发放、标识、回收、作废等及外来文件的识别和分发； 3.4各部门负责相关文件的编制、评审及所用文件的保护。 4工作程序 4.1文件的分类 4.1.1本公司文件按层次分为以下几类： a)质量管理手册； b)程序文件； c)作业指导书及外来文件； d)质量记录。 4.1.2本公司文件按受控状态分为： a）受控文本，主要指发放在本公司内部的或提供给认证机构的所有与质量和环境管理体系有关的文件，受控文本应在第一页或封面加盖“受控”印章。 b）非受控文本，指发放对象为本公司以外组织的所有文件，发放时加盖“不受控”印章。 4.2文件的编写与审批 办公室组织各部门根据GB/T19001标准要求及本公司实际的要求编写《质量管理手册》及《程序文件》经相关部门会签，管理者代表审核，总经理批准后实施。 各作业指导书需由各部门负责编制，部门负责人审核，管理者代表批准。 文件的审批应在文件编制完成以后，要由授权人员进行审批并在原文件上签名确认，确保文件的准确性和适宜性（内容正确、清晰、完整、与其它文件协调一致，且易于理解）。 各外来文件经管理者代表审批其适用性后，在《受控文件清单》上登记，做为本公司质量和环境管理体系文件的一部分，其编号仍沿用原编号。 办公室在所有的文件都修订完以后，制定《受控文件清单》，用“ＡＢＣＤ……”表示文件的版本号，用“1 2 3 4……”表示文件的修改次数，如换版可重新登记，以对文件的现行修改状态进行识别。长期使用的文件都附有《文件修改控制页》，以识别文件的现行修订状态。 4.3文件的编号 本公司文件的编号规则为：编号的前四位字母即“HFYR”是本公司的名称代码；第五和六位字母是文件类别代码（“SC”表示质量管理手册；“CX”表示程序文件；“ZY”表示作业文件；“JL”表示质量记录）；第七和第八位数字表示文件在该类文件的顺序号，最后为编写的年号。 4.4文件的收发 公司内的各受控文件应发放到所有使用该文件的场所，应确保在对质量和环境管理体系有效运行起重要作用的各场所都能得到相关文件的有效版本。 文件领用人在《文件收、发登记表》上签名，领取注有发放号的文件，每份文件都印有不同的发放号，便于追溯。 当文件使用人的文件破损严重、影响使用时，由使用人填写《文件领用审批表》，经管理者代表批准后，交回破损文件，补发新文件，新文件的发放号仍沿用原文件的发放号，文件管理员将破损文件销毁。 当文件使用人将文件丢失后，由文件使用人填写《文件领用审批表》，经管理者代表批准后，在《文件收、发登记表》上签名，补发新文件，文件管理员在补发新文件时，应给予新的发放号，并注明丢失文件的发放号作废，必要时将作废文件的发放号通知各部门或有关人员防止误用。 当文件作废或由于其它原因需收回时，可按《文件收、发登记表》进行收回，并在收发登记表上注明。 4.5文件的评审与更改 每年内审前需对所有质量体系文件（包括外来文件）进行适用性、有效性评审，对不适用处可实施更改。 文件需更改时，应由文件原编制部门填写《文件更改申请表》，要说明更改的原因，对重要的更改还应附有充分的证据。 文件更改的审批应由原审批人员进行，当指定其它部门/组织时，该部门/组织应获得该文件审批所依据的有关背景资料。 文件更改经批准后，由文件管理员按《文件收、发登记表》到各文件使用处在原文件上书写修改或抽出旧文件换新文件，并交回作废旧文件，同时要填写“更改栏”。 4.6文件的换版与作废 文件经多次更改或标准换版时，应进行换版。原版文件作废，换发新版本，使有关人员能得到有效的新版本。 作废的旧文件由文件管理员按《文件收、发登记表》发放范围收回，并加盖“作废”印章，最后填写《文件作废登记表》将作废文件隔离存放。 对于需销毁的文件，由文件管理员填写《文件销毁申请表》，经管理者代表批准后，实施销毁。 4.7文件的日常管理 文件应有序、分类的加以保存，以便识别、检索和查阅,贮存环境应防火、防潮、防虫，文件管理人员