建筑工程竣工档案应坚持原件进馆研究.pdfVIP

科学管理篇 ·461· 档案范围、数量的情况下，结合库房、装具容量，把所有全宗的档案分 时期存放，使整个馆藏档案形成一个个相对稳定的、集中的以所有全 宗为组成单位的不同时期档案构成的管理体系，也就是说，把所有全 宗中相同时期的档案仍以全宗为单位集中存放。比如，可以将全部 现行档案以某一年为一个时间界限，对这以前的档案，进行科学规 划，为这一时期待进馆档案预留出位置，并且这一时期全宗的排放尽 可能在预留的范围内变动，这样做的好处就是使全宗排放在现阶段 是相对稳定的，而且在这一年以前的待进馆档案全部接收完毕后，这 一时期的档案则形成了一个稳定的管理个体。对这一年以后至某一 个年限的档案，则可以按原来的全宗顺序号重新进行集中存放，对待 进馆档案重新做好规划，形成一个良性循环的工作系统。此外，在实 际工作中，所有全宗的排放可不必强求按由小到大的全宗号顺序排 列，因为随着计算机技术在管理工作中的应用，可使排列无序状态而 不利于管理的问题迎刃而解。 此外，加强业务指导与收集两个工作环节的联系，对于做好全宗 科学排放也是至关重要的。收集与指导部门应共同制定相应的规定 与标准，在统一的原则下，对立档单位的档案工作进行指导，借以提 高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进馆的各项准备工作。同时， 把现行单位的档案形成数量、内容等情况，提供给档案馆的保管部 门，为做好全宗排放提供利学准确的数据，从而提高工作效率，实现 社会效益、经济效益。 ：总之，随着科学技术的进步，社会生活的各个方面都在发生着深 刻的变化，档案工作领域也面临许多新的问题，对此我们档案工作者 应积极探索，为档案工作及理论的发展开辟一片新天地。 建筑工程竣工档案应坚持原件进馆 德州市城建档案馆 李 颖 一项工程档案一般包括可行性研究任务书、设计基础材料、设计 文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件等部分。不同部分的档案 ·462· 齐鲁档案论坛 在工程项目上往往涉及到几个单位或部门的课题，如主管机关、建没 单位、施工单位、设计单位、城建档案馆等部门，它们各自根据本部门 的工作需要，保存某一部分档案或整个工程的竣工档案。也就是说， 城建档案必须实行多套制，以适应各单位或部门的需要。 档案的多套制同然能满足应用单位或部门的需求，各单位要分 别保存档案只需要进行复制即可，但一项工程档案的原件往往仅是 一套，这样就出现了由谁来保存档案原件的问题。一般有的单位为 了本单位的利益大都自己保存档案原件，向市城建档案馆报送的档 案大多数则是复印件。 针对这一现象，我认为无论是从复印件的特性还是从城建档案 的性质、任务上看，建筑工程竣工档案的原件应由城建档案馆保存， 而不应接收复印件进馆。 因为复印件与原件相比较，无论是它的保存价值还是它所发挥 的作用，仍存在许多的弊端。首先，从保存价值的角度看，有些复印 件虽然与原件一样具有档案的凭证作用，但由于复印机存在性能上 的差异、个人操作水平的差异，以及纸张、感光材料、墨粉等质量的差 异，使复印的档案在质量上差别较大，很难保证档案能长期或永久保 存，有的甚至会在短时期内出现字迹模糊不清，图纸变样，以至难以 辨认，如果城建档案馆接收这样的档案复印件，不仅毫无保存价值， 甚至妨碍了利用档案为城市建设服务。 其次，作为复印件形成的档案难以辨别其真伪，其凭证作用是不 可靠的。因为原件在进行复制时，利用者可以根据自己的意图随意 改动、涂抹、稍做手脚就可以达到以假乱真的程度，这样的复印件已 破坏了档案的原始记录性和可靠性，根本不能反映历史的真实面貌， 致使城建档案失去其凭证作用，即起不到参考作用，更谈不上具备法 律效力了。 城建档案馆作为全市重要城建档案的保存基地，它肩负着维护 城市的历史面貌、城市规划、建设管理、维修改建和扩建服务的重大 使命。如果城建档案馆大批接收复印件，就会大大降低城建档案的 质量，使城建档案不能发挥其应有的作用。那么城建档案馆也就失 去其存在的价值了。 科学管理篇 ·463· 城建档案馆作为科学技术事业单位，无论是在保存和保护条件 上，还是科学管理水平上都比基层档案室优越得