5.1文件和资料控制.docVIP

 日期 修改状态 页码 更改说明 修改人 0 新拟制 编写 陈朝梅 部门 技术管理部 日期 2000年10月18日 审核 部门 日期 年 月 日 批准 部门 日期 年 月 日 1.0目的 规范本公司质量体系文件和与产品质量有关的文件的编制、审批、归档、标识、发放、保管、更改、回收及处理的方法，确保所有工作岗位使用的文件均为最新有效版本。 2.0范围 质量体系文件 包括质量手册、程序文件、作业指导书及质量记录。 技术文件 设计文件，包括可行性研究报告、预研报告、总体方案书、概要设计说明书、详细设计说明书、测试方案及测试报告等在开发设计中产生的正式文件。 产品移交文件，包括生产移交说明书，产品的样品样机，产品生产、开发及维护工具样品（产品的源程序和目标程序），产品的技术手册、开发手册、安装手册、用户手册、使用维护手册及培训手册等。 生产文件，包括生产工艺文件、质量检验文件等。 外来文件 包括国家/国际标准、行业标准、北京兆日科技有限责任公司及有关单位提供的技术文件及需求文件等。 其他文件 包括投标书、技术协议、销售合同、公司VIS标准、采购合同、合格供应商清单及合格外协加工厂商清单等。 3.0定义 3.1正本文件：经审批并有审批人签名、加盖红色正本文件印章的文件。 3.2受控文件：加盖红色受控文件印章、不允许复制的文件。 3.3非受控文件：不作更新及回收处理的文件。 3.4失效文件：不能在现场使用且加盖蓝色失效文件印章的文件。 4.0职责 4.1文件拟制部门 4.1.1负责文件的拟制,并按文件归档程序进行审批和标识； 4.1.2负责将已批准的文件归档及保存管理。 4.2技术管理部文控中心 负责归档文件的验收、登记、备份及保管； 负责编制并更新相应的文件一览表； 负责文件的发放并保存文件发放记录； 负责对修改过的文件进行版本更新、回收失效文件并保存文件回收记录； 负责对失效文件进行处理。 4.3文件接收部门 (1)负责文件的签收； (2)负责保管及执行相关文件； (3)负责保证失效文件归回文控中心。 5.0程序 5.1文件的编写、审批及归档 (1)质量体系文件 质量手册由技术管理部编写，管理者代表审核，总经理批准。 程序文件、作业指导书及质量记录表由技术管理部组织相关部门编写，部门经理审核，管理者代表批准。 文控中心保存全套质量体系文件正本。 (2)技术文件 设计文件及产品移交文件由开发部门负责编写，按《项目立项管理程序》、《项目开发程序》、《顾客系统设计程序》及《设计文档归档管理流程》所规定进行审批及归档。 开发设计及产品移交的成套技术文件在项目内部验收时由项目负责人组织归整，经部门经理批准后按《内部验收流程》归档技术管理部，内部验收通过后由文控中心保存项目的成套文件正本及样品样机。 生产工艺文件及生产过程质量检验文件由生产部门编写，成品质量检验文件由技术管理部编写，归档部门填写《文件归档申请表》，经部门经理审核、总工程师批准后归档文控中心,文控中心保存文件正本。 (3)外来文件 国家/国际标准、行业标准、北京兆日科技有限责任公司及有关单位提供的技术文件由技术管理部经理审核，总工程师批准后文控中心保存文件正本，其它的外来文件由各相关部门负责验证其可用性，由部门经理审批后自行保管。 (4)其它 －编制人 编制日期 -文件名称 －审核人 审核日期 -文件编号 －批准人 批准日期 -文件版本号/修改状态 -页数,以“共M页”为格式 文件标识方法分为通用文件标识和专用文件标识，凡通用文件标识方法不能满足文件标识要求的，各部门可在相关的工作指导书中规定专用文件标识方法。 通用文件版本采用“A、、、 质量记录表的标识 作业指导书的标识 程序文件的标识 质量手册的代码为QM01，并按标准要素条款号进行相应章节号标识。 专用文件标识 技术文件标识方法按照《开发文档管理规范》执行，销售合同的标识方法按《合同编写规范》执行,采购合同按《采购合同签订要求》执行。 5.3归档文件的验收、登记、备份及保管 文控中心管理员按《文控工作细则》对归档文件进行验收、登记、备份、分类分区保管。 5.4文件的发放 文控中心管理员依据有关的程序文件规定填写《文件发放审批表》并制作文件副本，经综合组项目经理审核、技术管理部经理批准后按发放编号发放给有关部门。文件发放签收表如附录1所示。 发放文件根据内容分为“普通”、“紧急”两种状态，“紧