插入小计後的清单.ppt

著作權所有 ? 旗標出版股份有限公司 第 15 章 資料清單的管理 本章提要 什麼是清單 建立清單與取得外部資料 維護清單資料 搜尋記錄 排序資料 自動篩選 自動小計功能 群組及大綱 什麼是清單 清單就是一組相關資料的列表： 什麼是清單 Excel 的清單必須是由連續的欄和列所組成, 其中每一欄的第一列為標題欄, 說明該欄資料的性質, 例如上面兩組清單的物品名稱欄、數量欄、姓名欄、身份證字號欄... 等。 清單常用來處理大量的資料, 你可將它視為資料庫來使用。以資料庫常用的術語來說明清單的結構, 則每一欄稱為一個欄位, 每一列稱為一筆記錄, 第一列的名稱就稱為欄位名稱。 什麼是清單 清單資料與一般工作表資料 的差別 只要工作表的資料符合下列的原則, 就可視為清單資料： 由工作表儲存格所形成的矩形範圍。 範圍的第一列為各欄位的名稱, 例如：物品名稱、單位、數量；其餘為資料列, 每一列即代表一筆記錄。 同一欄的資料都須具有相同的性質, 例如物品名稱欄位內的每一項資料都代表一項物品。 清單資料與一般工作表資料 的差別 一組清單範圍內不可以有空白列或空白欄。 如果工作表內除了清單之外還有其他資料, 則清單和其他資料之間, 至少要隔一空白欄或空白列。 以上不僅是清單的組織結構, 同時也是建立清單的原則 清單資料與一般工作表資料 的差別 建立清單與取得外部資料 從工作表建立清單 執行『資料 / 清單 / 建立清單』命令 建立清單 修改清單範圍 插入合計列 取消清單 匯入文字檔 步驟 3 之 1 步驟 3 之 2 指定欄寬 步驟 3 之 3 指定位置 匯入資料庫檔案 我的資料來源 從工作表建立清單 範例檔案 Ch15-01 Sheet1 中的清單, 即是採用這種方式建立的： 建立清單 假設我們只需要前 10 筆的資料做為清單範圍： 請先選定要建立成清單的範圍, 為 A1：E11： 建立清單 請執行『資料 / 清單 / 建立清單』命令, 此時會出現一交談窗確定清單的範圍： 建立清單 修改清單範圍 將指標移到清單範圍的右下方, 滑鼠指標變成雙箭頭時拉曳即可： 修改清單範圍 插入合計列 請執行『資料 / 清單 / 合計列』命令, 合計列就已經建立完成, 且會顯示清單中最後一欄的加總值： 插入合計列 只要選取合計列上的儲存格, 就會出現下拉箭頭讓我們選擇所要計算的函數： 取消清單 若想把清單取消, 只要選取清單範圍中的任一儲存格, 執行『資料 / 清單 / 轉換成範圍』命令, 此時會出現一交談窗詢問您是否要將清單轉換成一般範圍, 按下是鈕即可。 匯入文字檔 本書範例光碟的 Ch15 資料夾下準備了一個清單資料 .txt 的純文字檔, 當初輸入這個文字檔的內容時, 是利用 鍵來分隔每個欄位的： 匯入文字檔 請執行『資料 / 匯入外部資料 / 匯入資料』命令： 步驟 3 之 1 首先選擇文字檔資料分欄的方式以及要匯入的資料範圍： 步驟 3 之 2 上一步選擇分隔符號分欄方式, 這一步便要指定分欄所用的符號 字元： 指定欄寬 若步驟 3 之 1 選擇固定寬度方式, 則步驟3 之 2 便會出現如下的畫面, 讓您指定每欄的寬度： 步驟 3 之 3 設定欲匯入的欄位以及欄位的資料格式。假設我們不想匯入第 1 欄的資料, 請如下設定： 指定位置 按下完成鈕後, 再來會出現如右的交談窗讓您指定清單匯入的位置。之前曾建議將每一份清單單獨存放在一張工作表中, 所以這裏我們選取新工作表項目： 指定位置 按下確定鈕後, 活頁簿便會插入一張新工作表, 存放匯入的文字檔資料： 匯入資料庫檔案 請切換到一張空白的工作表中, 然後執行『資料 / 匯入外部資料 / 匯入資料』命令： 匯入資料庫檔案 我的資料來源 我的資料來源是 Office 在我的文件資料夾下新增的一個資料夾, 用來保存您存取過的資料來源連線記錄, 例如剛才匯入資料庫 .mdb 的訂單資料後, 該資料夾中便自動建立了一個資料庫訂單 .odc 檔案 ( odc 表示 Office Data Connection)： 我的資料來源 有了這個檔案, 以後只要在選取資料來源交談窗中執行該檔, 便可直接匯入資料庫 .mdb 的訂單資料。 維護清單資料 從工作表維護清單 使用表單來維護清單 自動選取清單 瀏覽記錄 新增記錄 修改記錄 刪除記錄 從工作表維護清單 請開啟範例檔案 Ch15-02, 並切換到 Sheet1工作表： 從工作表維護清單