档案考核管理机制探索研究.pdfVIP

资源建设篇 ·161· 档案考核管理机制探索 山东中烟工业公司青岛卷烟厂 孙竹琴 一、档案考核管理制度的含义及其作用 众所周知，一个单位的档案是否能全面真实地反映该单位工作 活动状况，是否能广泛开展利用工作，在很大程度上取决于该单位的 归档文件材料是否齐全完整。所以说，保证归档文件材料齐全完整， 是档案基础工作的基础，是衡量档案工作好坏的一个重要标尺。及 时收集档案资料，是档案人的基本规范，是《档案法》赋予的权利；按 时把该人档的材料交给档案管理者，是材料临时持有者和使用者应 尽责任。《档案法》第十条明确规定：“对国家规定的应当立卷归档 的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移 交，集中管理，任何个人不得据为已有。”但在实际工作中，经常有人 把该人档的材料留在办公室，仅为日后自己工作方便；有的随手一 扔，不管保密不保密，档案工作者急不急。凡是档案工作者，谁没有 跟着别人后面索要档案材料的窘迫经历?可怕的是：有的人对此不 以为然，不理解档案的工作，从来没有认识到自己的行为是违反了 《档案法》，甚至从不认为自己有什么错。 企业文件材料归档难一直是企业档案工作长期存在的问题，深 深影响着档案工作的顺利开展，造成了档案工作滑坡，甚至出现不应 有的损失。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交， 档案收集考核不明确，因此，健全并执行有效的档案制度是保障档案 完整与安全、促进档案事业稳定健康发展的关键。如何解决档案制 度执行不力的问题，更有效地保护和促进档案工作的稳定发展，已成 为企业面对的现实问题。档案考核管理制度就是制度执行的考核机 制，是将落实档案管理制度执行情况纳人绩效考核的一种创新管理 手段。是加强执行力一种有力举措，通过考核其目的提升企业档案 人员的档案意识和整体素质，督促其在熟悉档案管理业务的同时主 动了解企业整体情况，抓住工作中的重点，从源头上对企、世各项活动 ·162· 齐鲁档案论坛 过程中产生大挺的文件资料进行有效控制．避免有存档价值的文件 资料流失，保证档案的完整，准确。从晡提升档案管理水平。 二、青岛卷烟厂实施档案管理考核的实例分析 档案工作作为企业的一项重要基础性工作，是衡量管理水平的 重砭标志之一。1995年，青岛卷烟厂在档案管理中引人“IS09000” 管理丁．段，旨在加强档案基础业务、开发利用、库房安全、档案保密等 工作的有效管理。多年的IS09000管理实践，为档案管理工作的提 升积累了许多有益的经验，发挥了十分重要的作用。然而，长期主要 依赖一种管理措施，既显得单一，又逐渐暴露一些漏洞和不足，制度 执行力逐渐弱化，文件资料移交不及时、移交不全、甚至不移交时有 发生，档案资料收集齐全、完整难以实现。于是，“创新管理机制，提 升管理水平”成为青岛卷烟厂档案工作发展的迫切需要。为此在将 《企业档案管理规定》引入企业标准化工作的同时，也引入了《档案 考核管理规定》。是对档案管理手段的一次重要刨新，为加强档案 资源建设提供了新思路。 这一创新举措，由档案主管部门作为监督执行者，对企业各部门 资料收集、管理、移交情况进行考核。采取“四个结合”：第一，归档 范围与本部门上年度的工作目标的有机结合。前者执行《企业档案 管理规定》，保证应归尽归；后者则将本部门工作创新过程中产生的 有价值的文件资料及时归档，不断完善归档范围。第二：部门兼职档 案员与部门负责人的有机结合，责任到人。前者从微观自查所收集 的文件材料是否反映了本部门的主要工作活动历史面貌，后者从宏 观进行审核、把关。第三：各部门与档案部门有机结合。档案部门依 据《企业档案管理规定》的要求，依据企业归档范围并结合对各部门 自查情况进行检查，发现问题砚时整改。第四：考核结果与部门绩效 工资有机结合。依据《档案考核管理规定》，档案部门将考核结果汇 总后报企业管理部门，纳入各部门的绩效工资中，通过客观、公平、公 正的考核和考核结果的运用，让执行制度不力的人暴露出来并得到 相应的处罚，让坚决执行制度的人得到肯定、奖励。 青岛卷烟厂将《档案考核管理规定》应用于档案管理工作工作 中，对于加强对档案工作的依法监管促使档案管理标准化、规范化、 资源建设篇