秘书工作机构的职能与工作要求·培训课件.ppt

第四节 秘书部门和人员的管理 一、秘书部门和秘书人员管理的内容和要求（P60-62） 二、秘书人员的自我管理 1、工作管理 2、行为管理 3、时间管理 4、办公环境管理 * 第三章 秘书工作机构的职能与工作要求 第一节 秘书机构的设置 一、秘书部门概述 秘书部门是辅助领导部门进行决策、管理， 推进领导工作，并协助领导协调各职能部门进 行有效工作的综合部门。秘书部门又称秘书机 构，是现代秘书工作的组织形式，也是秘书人 员在其中从事秘书工作的机关。 　　广义： 它是具有参谋助手、沟通协调、督促检查 等作用，为领导工作和机关服务的办事机构， 它不仅指各级负责综合性工作的办公厅（室）， 而且包括其下属的行政、秘书、档案、机要、 调研、信访、总务、保卫等部门。 　　狭义： 它仅指直接为领导工作服务的办事机构， 即各级办公厅（室）中的秘书、文书、机要等 部门。 一、秘书部门概述 　　 秘书部门作为党政机关，企事业单位的机构， 其地位和功能与职能部门有所不同。如表所示。　　　　 秘书部门与职能部门的区别 承担某项业务职责 局部性 分工专管某项业务 某一项具体职能部门的业务工作 职能部门 承上启下，联系左右，沟通各方的枢纽 全局性 全局范围内提供辅助服务、人事沟通、综合协调 无法分解到具体业务部门的工作 秘书部门 　地 位 工作性质 职 能 工作范围 部门名称 一、秘书部门概述 秘书机构的规模、机构内的层次结构、人 员分工等，由其所在组织需要决定。 　　秘书工作机构的设置一般遵循以下原则。　　　　 一、秘书部门概述 精简 通过对人员组织内部层次的精简和对部门的合理设置，保证组织能够高效的运作。 纵向层次尽量少: 两层,不超过三层 横向幅度可适当加大 二、秘书工作机构的名称、种类与组织形式 名称： 广义：机关、单位或首长名称加秘书机构名称 狭义：以“秘书”命名的局、处、科、室、股 分类： 行政机关的秘书部门 行政机关主要指党政机关、部分事业单位、企业 以及以采取行政管理方式的职能机构。行政机关的秘 书部门就分别设置在各级机关之下，下图为各级政府 机构设置。 　　在我国，行政机关的秘书部门的级别就是 机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部 门绝大多数称“办公厅”，地级以下（包括地级） 一般称“办公室”。秘书部门的负责人称办公厅 （室）主任。省级以上机关还设秘书长。 行政机关的秘书部门 公司企业的秘书部门 是公司企业内部的行政管理机构，是在经理、厂长领导之下设置的履行辅助管理和综合服务职责的综合机构。由于公司、企业不同，秘书部门的设置也多种多样，大体有四种形式。 担负单位内部行政事务和其他事务性、临时性的工作任务，协调各个职能部门之间的关系 公司企业作为行政办公室 经理办公室或厂长办公室 职能性的秘书部门 负责单位文书信函的撰写制发，管理文件档案，接打电话、接待来客以及单位领导临时交办的各种工作 人员规模比较小的公司企业中 文秘室或值班室 专业性的秘书部门 全时在岗，负责电话接听、文电处理、文稿制作、来客接待等 公司企业规模小不设秘书部门的单位 前台 由一两名秘书承担的秘书办公室 全面掌管单位内部的行政管理事务，负责对外宣传、联络、开展公共关系事务，甚至涉及辅助业务领导的工作 国有大中型企业、国有公司等带有行政机关管理特色的公司、工矿企业和商业企业 公司办公室或集团办公室 综合性的秘书部门 职 能 所在企业类型 称 谓 部门种类 公司企业的秘书部门 临时性秘书机构 指各级各类领导机关在实际工作需要时所设置的非常设性秘书班子，主要是为解决临时发生的重要事件、临时组织重要的活动或会议等成立的一段时期内的秘书机构。如设立的 “第十八届大连国际服装节筹备组”。 总体办公型模式——综理制 职能分工型模式——分理制 组织形式 第二节 秘书工作机构的地位与性质 一、地位 领导决策层 ---秘书机构---执行层；发挥桥梁和纽带作用 　 秘书部门在工作中处于领导中枢和职能部门之间， 是上情下达，下情上呈的枢