行政部具体岗位职责.doc

行政部岗位职责 行政部职责 部门目标： 1.做好行政部管理及后勤保障工作，提高员工满意度，增强公司同心力和凝聚力； 2.完善公司相关管理制度及管理体系，并使其得到较好的执行效果； 3.培养、开发和提供公司所需要的具有潜力的优秀人才，达到事得其人、人适其事、人尽其才、事竟其功的目的，建立学习型、创就型的企业文化，激发员工的积极性和归属感。 1.主管 1.1管理权限：对公司行政后勤、总务、保卫\秘书等工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力。 1.2 管理职责：规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。 1.3 主要职责：（1）组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案； （2）组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行； （3）组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照； （4）起草及归档公司相关文件； （5）搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记； （6）管理公司重要资质证件； （7）组织好来客接待和相关的外联工作； （8）主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络； （9）协调公司内部行政人事等工作； （10）对控制成本的方法提出建议。 （11）主管人员应以身作则遵守安全须知，负防止意外事故的责任。 出入厂管理制度 2. 门卫 2.1 人员进出管理 （1）本公司人员进出： ①本公司员工必须佩带《员工识别证》，才准进入。 ②上班时间因公务离开公司者，一律须征得主管的同意。 ③上班下班迟到、早退或请假者，须打卡才能进出。请假者须凭请假条通行。 ④员工出入公司限在上班时间内，节假日或下班后，除值班、加班或其他特殊事故，经核准外，一律禁止员工进入公司。 （2）非本公司人员进出： ①凡是来宾、访客（包括委外协作厂商、重要客户、政府机关人员、员工家属亲友等） 须经主管核准，方可进入。 ②员工亲友私事来访时，除特殊紧急事故外，员工不得在上班时间内会客。 2.2 车辆进出管理 （1）车辆出厂规定： ①公务需用车者凭部门主管核准，行政部填写统一调度的《派车单》方可放行。 ②载有物品的货车凭物品所属部门主管核准的《物品放行单》方可放行。 （2）外公司车辆规定 ①拜访公司人员，应经被访人统一后，外来车辆方可停在公司指定位置。 ②厂商货车送物品时，门卫通知资材部，由采购人员陪同，货车进入厂区卸货。卸货后 空车驶出，若有公司物品随车，应有物品所属部门主管核准《物品放行单》方可放行。 2.3 物品进出管理 （1）公司物品管理： ①公司物品进厂，门卫须详细检查，如有危险品、易燃易爆品、凶器等，禁止进厂并须报告上级处理。 ②公司物品出厂，须凭有关单位填写、部门主管核准后的《物品放行单》。门卫应对实物与《物品放行单》记载的物品进行核对，不符物不予放行。 （2） 非公司物品管理： ①工程承包商、协作厂商及其他业务往来的厂商或个人携带的工具、机器、物品等，应于进厂时先到门卫室登记《携带物品单》。出厂时凭登记单核对无误放行。 ②员工携带的私人物品放在公司制定的地方，不得带进工作区。 2.4 门卫管理职责：维护公司安全、将本公司的门卫管理予以明确化、细分化，促使本公司安全警卫工作推行顺畅，并填写《守卫日志》。 2.5 出勤管理：门卫人员须于上下班适时打卡。要是要特殊情况需要处理的应立即找到相关部门主管请示并加以处理。 2.6 厂区的安全与维护： ①紧急与意外事故的处理：门卫人员如遇天灾、火警、人为破坏等紧急或意外事故时，应依下列程序为之：立即采取适当措施处理，向相关主管机关报告（110或119），尽快将实际情况报告给相关部门，紧急处理。 ②在晚值期间，对外来电话的处理还有对员工宿舍的门禁管制的处理。 2.7 注意事项： ①值勤时间严禁睡觉、打瞌睡、处理私务。 ②巡逻时间外，不得擅自离开门卫室。 ③不得在门卫室与任何不相干人员闲聊。 ④注意查核访客进出所携带物品，严禁携带危险物品进入公司。 ⑤原则上严禁外界保险、推销人员或小商贩进入厂内。 文书管理制度 3.文员 3.1文件编号管理 3.1.1 文件类别：外来文件，内创文件。 ①外来文件：公文、商务信函、传真资料、E-mail等。 ②内创文件：内部联络文件、内部业务文件等。 3.1.2 编号原则：本公司文件的分类编号管理分为五码，前两码为大写英文字母，后三码为流水阿拉伯数字。 第一码：代表文件类别 W代表外来文件 N代表内创文件 第二码：代表文件部门 C代表有关财务部门的文件 S代表有关生产部门的文件 G代表有关研发工程部的文