行政部各部门岗位职责、工作流程.doc

PAGE PAGE 1 行政部工作流程 一、 办公物品的采购及领用流程 1、个人在每月20日前向本部门内勤提出办公用品申请，内勤根据实际需要，汇总填写《办公用品申请单》报给部门经理和总经理签字审批。22日前将审批单报给行政部库房管理负责人，库房管理责任人点库、派发。同时库房负责人制定次月的采购计划，交由采购负责人进行采买。 2、原则上在本月末次月初办公用品派发完毕，由各部门内勤统一签字领取。 　　3、办公用品采购原则上由各部门向行政部提出申请后统一采购，特殊物品及临时急用物品采购由部门领导及总经理签字同意后另行购买。 　　4、员工离职时，应认真清点办公用品，到行政部填写交接清单并签字。 　　二、 复印流程 　　1、公司所有复印文档原则上统一到综合办公室内复印，各部门不得私自拿到公司外复印。 　　2、如需复印数量较多的材料时，需提前通知，合理安排时间。 　　3、任何人未经允许不得私自复印公司内部资料或利用公司机器复印与工作无关文件，行政部一经发现，有权根据公司有关规章制度,通知人事部进行处罚。 　　三、传真收发流程 　　1、公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政部及时分发。 　　2、行政部收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。 　　四、信件收发流程 　　1、公司所有收发管理工作均由行政部统一负责。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及特殊文件资料的递送。 　　2、收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。 　　3、收到信件资料由行政部负责通知收件人及时领取。 　　4、对贵重物品、汇款、邮包，要进行专门登记，并及时通知个人签字领取。 　　5、对投递错误的邮件，应及时退回或设法转移。 　　五、名片管理流程 　　1、公司名片格式统一化，由公司行政部依据企业形象规划并联系印刷业务。 　　2、印制名片申请者填写名片印刷申请单，经部门领导签字后交由行政部负责印制。 　　3、名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。 　　4、公务、客户名片须在公司内作为共享资源。 　　5、自确认名片内容起，一周内到行政部领取。 　　六、公司设备申请流程 　　 为加强我公司固定资产管理，规范管理工作程序，提高资产的使用效率，杜绝浪费，结合我公司实际情况，特制定我公司设备申请流程： 　　（一）原则： 　　 讲究计划性和成本效益，以物质资源供给的有序性，保证公司职能的按计划完成： 　　 1、 配发过程中，是否供应，供应多少，要以客观需要为依据，而不是单纯的级别； 　　 2.、要考虑实际可能的收益（对工作的推动），而不是不计工本，不问效果，一定要保证重点，分清缓急，把有限的资源用在“刀刃”上； 　　 3、要使库存保持合理的限度（基本上无闲置的资产），注意提高资金的有效利用率。 　　（二）、具体流程: 　　 1、各部门根据各自工作的实际情况和预算计划，提出切实可行的申请要求（内容具体翔实、理由充分），经部门经理和总经理签字同意后，递交给行政部。 　　 2、行政部根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并对各部门要求从真正的客观需求出发，遵循设备申请原则，提出解决建议和意见（调拨或购买）。 　　 3、如果采取“ 调拨 ”程序，行政部将调拨计划上报总经理签字确认后实施； 　　 4、如果采取“ 购买 ”程序，行政部将参照本公司财务相关规章制度的有关规定具体执行。 　　 5、采购由行政部统一询价、申请费用、组织购买、费用摊销，过程遵循“价廉物美”的原则，在满足各部门需求的基础上，注意设备的性能价格比，多压价比价、厉行节约。设备采购结束后由库房责任人做入出库登记，由各部门登记领用，责任到人。 　　 6、 所有资产在使用者离开公司或调离本部门时应收归行政部仓库，并在部门设备管理员处登记。 　　 七、会议管理流程（公司内部会议） 　　1、公司行政部统一管理会议制度，所有会议均须及时通知行政部,便于安排时间和场所，做好会议准备。如有必要由行政部发出会议通知确认。 　　2、会议承办人需提交会议时间、会议地点、所需准备等（见附表3），便于行政部配合工作。会前由行政部设备负责人和会议承办人共同做好会场布置及设备调试。 　 3、部门主办的会议资料各自存档，并自行做好会议记录等工作。　 、 　　 八、车辆管理流程 　 公司现有车辆主要供公司办公活动及主要业务活动使用，公司人员如要用车，请遵循以下管理条例： 1、公司车辆由行政部门专人负责管理，分别按车号设册登记管理。 2、公司车辆的使用实行《车辆申领记录表》随车走制度。用车员工应提前告知车辆管理责任人，做好出车计