采购与付款制度.doc

第一节 总则 2 第二节 采购基本流程 4 第三节 询价、比价、议价作业 8 第四节 采购作业 10 第五节 交货、验收、退货作业 11 第六节 委外加工作业 14 第七节 对账、请款作业 16 第八节 付款、账务处理作业 18 第九节 供应商管理 20 第十节 流程图 24 第一节总则一、制定目的 1、采购职责权限，既保证采购工作的效率，又能使采购作业符合公司的稽核要求。 2、保证采购业务按公司需求进行，采购计划，避免资金积压。 3、保证采购业务。 4、加强供应商的，保证应付款项的真实性和正确性。 5、加强财务对采购付款的审核，避免提前和重复付款以及其他不合理付款等现象的发生。二、适用范围1、生产性原料包括各种材质的、2、生产性料包括各种包材、等模具、刀具、量具、工具等。 5、委外加工、维修、劳务的采购与付款。 6、固定资产的采购与付款。 7、办公用品的采购与付款。三、四、管理原则 1、基本遵循“谁需求、谁请购”的原则。 2、、请购、采购与审批相分离原则。 、询价与确定供货商相分离原则。 、采购与验收相分离原则。 请款与付款相分离原则。 原料采购 原料包括的范围： 主要指构成产品结构的主要材料，包括但不限于： （1）管材、90天以内交货的订单）开始模拟订单（系统自动抵减已有库存），经生管组主管确认后，从《物料需求系统—物料需求确认结转物料需求转单》转入《采购应付管理系统—请购管理—已审请购单结转未审采购单》。 （3）采购人员根据《请购管理—已审请购单结转未审采购单》中所需产品的规格、数量、交期等，在《采购原则—询价单输入》中输入询价相关的信息：包括但不限制所询产品的主要性能指标等。 （4）采购人员打印或电邮询价单向供应商进行询价， （5）供应商回复后，采购人员在《采购原则—未审采购原则输入》中录入询价结果。 （6）采购人员把供应商的询价单整理好交审核部门，审核人员要关注前次采购时的单价，并结合自身了解的材料价格变动情况，总体上复核。 （7）审核人员视金额的大小至少要抽查一家供应商打电话再次询价，以确定询、比、议价的真实性。在《采购原则—未审采购原则输入》中作审核后。系统结转至《请购管理—已审请购单结转未审采购单》。 （8）采购人员在《请购管理—已审请购单结转未审采购单》中输入最终选择的供应商，系统结转至《采购管理—未审采购单输入》。 （9）总经理室指定人员在《采购管理—未审采购单输入》中作审核，系统结转至《采购管理—已审采购单输入》。 （10）采购人员在《采购管理—已审采购单输入》中生成采购单，传真或电邮给供应商。 3、保税原物料的采购流程： （1）对于我公司无法生产而台湾新莱可以生产的原料，我公司通过保税进口的方式购买。 （2）业务人员接到台湾客户的订单后，经业务主管审核后，录入客户订购单，对于保税原物料，采购人员在《采购管理—已审采购单》的工具栏中点击“闪电”标识做转单作业。 （3）经部门主管对料品编号、数量、规格、交期等审核无误后，由采购人员在《采购管理—已审采购单》的工具栏中点击“星星”标识结转至台湾采购， （4）结转后将需求单以EXCEL报表形式告知台湾，以便及时生产。 生产物料及其他办公用品的请购 1、生产物料及其他办公用品包括的范围： （1）五金杂项、包材、等模具、刀具、量具、工具等。 办公用品。 刀具、量具、工具包材、 （3）审核人员至少要抽查一家供应商打电话再次询价，以确定询、比、议价的真实性。 劳务的采购 1、劳务包括的范围： （1）委外加工 2、采购流程 （1）委外加工的采购见本制度第七节 （2）固定资产等资产维修劳务 ①资产的维修分：自行修理、外部修理。外部修理又可分为维修人员进厂维修（大型设备）及发往厂外维修（小型设备）两种。 ②固定资产等资产维修流程见资产管理办法相关规定。 ③对于外部维修的，采购选择维修厂家，修理完并经使用部门、资产验收部门验收且能正常使用的，采购人员填写《其他应付》单，连同发票、资产验收单交财务入账。 （3）财税、工程、咨询服务等劳务三、相关表单 1、请购单第节询价、比价、议价作业一、作业程序 采购向不同的供应商询价， （6）采购接到供应商的报价单或相关报价资料后，应先核对报价的内容是否符合请购条件，若有不符或不详者，应请供应商重新报价。采购经办人对于供应商的报价资料进行整理和深入分析后，以电话、传真、EMAIL等联络方式向供应商议价。 样品测试或小批量试用，部对样品进行验证并出具，反馈给采购，由采购询价。对于专业性物料，在询、比、议价过程中可以由相关部门参予。 （6）采购人员把全部询、议价单交审核部门审核，审核人员对于采购金额大于1万元的或单价波动超过5%的采购项目，至少要抽查一家供应商打电话再次询价，以确定询、比、议价的