进出口部管理制度.docVIP

PAGE 1 PAGE 1 合同管理实施细则 进口合同 自营进出口业务，在资金、用户、市场调研、进口批件或许可证落实的前提下，认真填报《进口商品销售、成本、利润测算表》（以下简称《进口测算表》），经公司总经理批准后，才能对外签订合同。 代理进口业务，必须同委托方签订《代理进口协议书》，明确双方的责任、权利和义务，填写《订货 卡片》并填报《进口测算单》，经公司总经理批准后，在收到委托方不低于进口总金额30%的开证保证金后才能对外签订合同。保证金低于30%的、远期对外付款的则还须委托方提供我公司认可的第三方出具的不可撤消担保书方可。 进口合同编号统一向单证部领取并登记，不得擅自编制。 进口合同签约后，业务部须交进口合同、销售合同或代理进口协议书副本各一份给经理办公室，交合同副本、《订货卡片》、《进口测算表》第二联各一份给单证部，交进口合同、销售合同或代理进口协议书副本、《进口测算表》第一联各一份给财务部。 如果违反上述第一条第1款和第2款的规定，擅自对外签订合同，由此产生的一切后果均由业务部承担并追究当事人和部门负责人的责任。 出口合同 自营出口业务，事先须填报《出口商品销售、换汇成本、利润测算表》（以下简称《出口测算表》），由财务部提出审核意见，报公司分管经理批准，才能对外签订合同。 代理出口业务，事先应同委托方签订代理出口协议书，必须明确收汇后支付货款，退税后支付国家规定的退税率的退税款；公司不垫付资金也不承担任何风险。并填报《出口测算表》，经公司分管经理批准后才能对外签订合同。 参加国内各类交易会、国外展销会及出国推销期间，签订出口合同事先须经领队或团组长同意，回国后补填《出口测算表》。 出口合同的编号，应按公司经理办公室统一规定的编号方法办理，各业务部不得自行乱编。 出口合同签订后，业务部须交出口合同、购货合同或代理出口协议书、《出口测算表》第二联各一份给经理办公室，交出口合同、购货合同或代理出口协议书，《出口测算表》第一联各一份给财务部。 出口合同上的我方签字人应是各业务部负责人、或具有外销员资格证书的业务员、或部门负责人授权的业务员。 如果违反上述第一条第1款和第2款的规定，擅自对外签订合同，由此产生的一切后果均由业务部承担，并追究当事人和部门负责人的责任。 国内销售合同 在对外签订自营进口合同的同时，必须与国内用户签订销售合同。销售合同上的商品品名、规格、数量、包装、质量指标和交货时间应与进口合同一致；销售价格、付款方式和期限必须与《进口测算表》一致。 在对外签订代理进口合同之前，必须先与国内委托方签订代理进口协议书，填写《订货卡片》，其商品品名、规格、数量、价格、质量指标、交货时间等应与进口合同一致；付款办法和期限、外汇作价、代理手续费等必须与《进口测算表》一致。 销售合同或代理进口协议书、《订货卡片》签订后，凭经总经理批准的《进口测算表》到经理办公室加盖公司合同专用章，不得用部门章代替。 国内购货合同 对外出口合同签订后，必须在收到国外货款或信用证后才能同出口商品生产厂签订购货合同（经公司批准的其他收汇方式除外）。购货合同中的商品品名、规格、质量指标、包装、数量、交货期应与出口合同一致；出口商品的带包装、指定交货地点的价格应与《出口测算表》一致；购货合同还必须明确结算方式、适用质量标准以及因质量等原因造成经济损失的责任。 购货合同原则上应直接与出口商品生产厂签订，尽量减少或避免与流通企业签订。 购货合同上的我方签字人必须是各业务部的负责人或其授权的业务员。 购货合同签订后，凭经分管总经理批准的《出口测算表》第二联到经理办公室加盖公司合同专用章，不得用部门章代替。 如果违反上述第四条第1款的规定，擅自同生产厂签订购货合同，由此产生的一切后果均由业务部承担，并追究当事人和部门负责人的责任。 国内贸易的合同管理参照进口业务有关规定办理。 合同的归档 公司各业务部必须指定一名专职或兼职内勤人员，对各类合同进行登记、分类、归档、造册，公司将不定期对各业务部的合同管理工作进行督促检查。 进口业务以进口合同为中心，将《进口测算表》、进口合同、销售合同或委托代理进口协议书、《订货卡片》、进口批件或许可证、信用证、进口单证、报关单及税单、进出仓单、货款的收支、各类费用帐单、国内外来往函电等资料，逐票逐一进行登记、归档。当每笔业务全部结束后，将上述资料装订成册。 出口业务以出口合同为中心，将《出口测算表》、出口合同、购货合同或代理出口协议书、出口配额或许可证、信用证、出口单证、报关单、进出仓单、收汇付款、各类费用帐单、国内外来往函电等资料，逐票逐一进行登记、归档。当每票业务全部结束后，将上述资料装订成册。 各业务部在合同管理过程中，逐步建立起客户档案。 公司财务管理制度 为规范本公司的财务行为，完善财务管理，加强会计核算，有效地