隧道机电、消防内业资料管理制度.doc

 PAGE \* MERGEFORMAT - 7 -  PAGE \* MERGEFORMAT - 8 - XX省交通建设集团公司 XX分公司隧道机电、消防内业资料 管理制度（试行） 第一章 总则 第一条 为切实做好XX省交通建设集团公司XX分公司（以下简称“分公司”）隧道内业资料的管理工作，制订本制度。 第二条 本制度所称内业资料规范化管理，主要是指从内业资料的收集、整理、归档三个环节上，均要按照档案管理的统一规定执行。 第三条 内业资料整理的原则：时效性、完整性、真实性。 第四条 内业资料收集、整理由机电、消防专业工程师来收集；归档由各级管理机构的内勤完成。 第五条 本制度适用于分公司所辖隧道机电、消防内业资料管理工作。 第二章 内业资料的收集 第六条 隧道内业资料收集内容： （一）政策类资料 1.组织机构批文：隧道管理机构、人员编制批复文件。 2.政策及规范性文件：与隧道管理相关的法律、法规、行业规范，如《中华人民共和国公路法》、《中华人民共和国消防法》、《中华人民共和国消防法条例》、《公路隧道养护技术规范》等。 3.指导性管理文件：省交通运输厅、集团公司下发的隧道管理方面的指导性文件、办法。 4.制度、细则实施性文件：XX分公司印发的隧道管理制度、细则等实施性文件。 （二）业务类资料 1.巡查记录：包括监控巡查与现场巡查记录。 2.维护记录及运行报告：满足维护手册规定的频率和内容的维护记录和季度系统运行报告。 3.维修记录：包括申请报修—批准维修—合格报告等过程资料。 4.机电、消防改造资料：包括项目立项—费用申请—费用批复—设计/招标—施工—缺陷维护—验收等过程资料。 5.备品备件资料：包括立项—费用申请—费用批复—招标—采购验收（合同）—入库—出库—调拨—更换（消耗）—盘库等过程资料。 （三）管理类资料 1.设备档案：分为电子档案和文本档案两种。 2.报表：各类统计报表和支付报表。 3.报告总结：各系统季度/年度运行报告，工作总结。 4.检查考核：检查资料、通报。月度、半年、年度考核资料。 5.调研创新：调研报告、“四新”技术应用、课题研究。 6.会议资料：会议通知、签到、记录、纪要等。 第七条 隧道内业资料收集要求： （一）政策类资料 1.除非政策发生变化，政策类资料为固定资料，每年留存以便随时查阅。 2.当政策发生变化时，应及时更新。 （二）业务类资料 1.巡查记录在巡查过程中现场完成。 2.维护、维修资料在维护、维修结束当日完成。 3.机电改造工序资料在工序结束当天完成，工程管理资料在项目结束后一个月内完成。 4.备品备件资料在每一工序结束后3日内完成。 （三）管理类资料 1.各级管理机构应分类建立隧道机电、消防设施档案，档案分为电子档案和文本档案两种。设备卡片档案为电子档案，系统竣工图、巡查记录、维护资料、设备运行报告等为文本档案。设备电子档案应如实反映设备的运行状态和维护、维修、改造等动态情况。 2.报表：统计报表的统计周期为上月25号至本月25号，报表报送时间最迟不超过28号。 3.报告、总结：在每一报告/总结周期结束月的25号前上报。 4.检查、考核：在检查、考核周期结束月的25号前完成。 5.调研创新：在专题活动结束后15天内形成资料。 6.会议：会议通知、签到、记录随会议完成，纪要在会议结束后一周内完成。 第三章 内业资料的整理 第八条 整理原则：内业资料整理应遵循“分块分类，分级分层，归并装盒（成册），按时间顺序排列”的原则进行。 第九条 资料分类： （一）一级目录：分别为政策类、业务类、管理类，目录标签贴于档案柜上，各类资料分区存放。 （二）二级及以下目录： 1.政策类下分3个二级目录：法律法规、管理制度、往来文件，该二级目录为资料盒侧签。 2.业务类下分6个二级目录：隧道监控、巡查记录、系统维护、设备维修、专项工程、备品备件。 （1）隧道监控：下分5个三级目录，分别为监控记录、信息发布、设备巡检、系统维护、应急处置，该三级目录为资料盒侧签，每个盒内按照时间顺序分册归类，按月整理。 （2）巡查记录：该二级目录为资料盒侧签，内分机电巡查和消防设施巡查二个分册，均按月整理。 （3）系统维护：下分5个三级目录，分别为通风系统维护、照明系统维护、供配电系统维护、监控系统维护、消防系统维护，该三级目录为资料盒侧签，每个盒内按照系统维护频率分册归类。 （4）设备维修：该二级目录为资料盒侧签，按照5个系统分册归类，按月整理。 （5）专项工程：该二级目录为资料盒侧签，每个专项工程单独组盒，按时间顺序整理各个过程资料。 （6）备品备件：该二级目录为资料盒侧签，按时间顺序整理各个过程资料。 3.管理类下分5个二级目录：设备档案、统计报表、运行报告、调研创新、检查考核，该