香港交易及结算所有限公司有关股东大会的指引.pdfVIP

[中文譯本，祗供參考] 香港交易及結算所有限公司 有關股東大會的指引 2010 年9 月24 日(於2016 年7 月25 日修訂) 1. 引言 1.1 本指引旨在協助發行人了解在召開股東大會時須作出的披露及安排。 1.2 股東大會是一項重要的企業活動 。股東、公司管理人員及董事藉此場合 審核並決定公司重要事項。股東大會的種類包括：股東周年大會和股東 特別大會。 1.3 本指引並不構成《上市規則》的一部分 。本指引亦沒有以任何方式修訂 或更改發行人根據《上市規則》須履行的責任 。發行人及其董事仍須自 行判斷應就股東大會披露哪些資料 。發行人及其董事有責任透過公告及 通函披露資料及遵守《上市規則》。發行人如有疑問，請與上市部人員 聯絡。 1.4 除《上市規則》及其他適用於發行人的指引外，股東大會的組織及資料 披露亦須受公司本身的組織章程及其註冊成立所在司法管轄區的公司法 及其他法例及規則所規限。 2. 一般原則 2.1 與股東的溝通 ：發行人董事會應負責與股東持續保持對話，尤其是藉股 《企業管治常規守 則》第E.1 及E.1.4 東周年大會或其他全體會議與股東溝通及鼓勵他們參與 。董事會亦應制 條 定股東通訊政策，並定期檢討以確保其成效。 2.2 年度帳目 ：發行人須於會計年度或年度財務報表有關的會計參考期間結 《主板上市規則》 第 13.46 條／ 束後六個月內，於股東周年大會提交年度財務報表 。 《創業板上市規 則》第 18.03 條 2.3 會議的地點及時間 ：股東大會應選擇在方便大多數股東能夠出席的地點 上市部發出的 「常 和時間舉行。發行人應考慮採用相關資訊科技 （例如網上廣播、視像會 問問題」系列26 「股東大會」部份 議）來盡量提高股東參與股東大會的機會。發行人應清楚說明在遠方地 點透過網上廣播參與股東大會的股東是否可以 （及如何）投票。發行人 不應在未給予股東充分事前通知情況下 ，更改舉行股東大會場地或時 間。 2.4 颱風或黑色暴雨警告 ：股東大會有時可能會受惡劣天氣影響 。在颱風或 1 有關股東大會的指引 大雨季節舉行會議，發行人應在股東大會的通告或通函內，提供颱風或 黑色暴雨情況下的安排，例如設立電話熱線，並在預期會議會受颱風或 黑色暴雨影響時，應注意到需要刊發有關颱風或暴雨安排的公告 。 2.5 應請求書召開的股東大會及股東權利 ：法律賦予持有若干股權份額的人 1 士 （如以香港註冊的公司而言，佔全體有權在股東大會上表決的成員 的總表決權最少 5%的股東），有權請求公司召開股東特別大會。董事 須在指定期限內召開會議 （如香港註冊的公司 ，必須在受到該要求的日 期後的 21 天內召開股東大會，而會議必須在召開會議通知書發出日期 後 28 天內舉行）。假如董事沒有履行其責任 ，請求人或佔該等請求人 的總表決權過半數的人士可自行召開 。公司須向因董事沒有召開會議而 自行召開會議的請求人付還因召開會議而付出的任何合理費用 。 此外，發行人必須在其網站公布股東提名候選董