Excel基础教程(函数应用).docVIP

目录 目的 2 报表两大主要元素（文本、数值）解说 2 文本（字符串） 2 数值 3 常用功能 3 『转置粘贴』 3 『数据透视』 5 『定位填充』 9 常用公式函数 14 14 len 14 Trim 14 left 14 right 15 mid 15 value 15 min 15 max 16 sum 16 average 16 vlookup 16 功能扩展 22 『与Access的报表衔接』 22 『宏编译』 22 一些使用方法与技巧 23 将数值金额转换为大写金额 23 后语 23 目的 在Excel报表大量存在的情况下，通过培训，使员工更加了解Excel表格的使用，同时了解Excel的某些特殊扩展功能，使得员工能发现自身操作过程中的“可优化环节”，为优化提出良好建议，提高工作效率。并为发现工作流中的真正瓶颈打下基础。 信不信由你，在工作中，能灵活使用以下函数，你就会被认为是Excel高手。 报表两大主要元素（文本、数值）解说 在日常报表操作中，通常涉及到对以下两种元素的操作： 文本（字符串） 如表格抬头、产品型号、备注等其它一些内容，主要是一些中英文字符。 对文本的操作主要是“标准化”，即通过各种手段，如连接（加长）、截断（提取部分字符）等，使得文本以统一的格式、特征存在于表格当中，以便于对报表中相关的数据进行其它的查找、透视、汇总等操作。（这段话写得有点牵强，写完后我都看不大懂了。在此可先不管它，在以后的操作当中会很有体会得。呵呵） 文本通常是不能做加减等运算的。 特例一：有些看上去像数值的也可能是文本。 当使用求和【sum】等一些公式对某部分数值进行加减，得到错误的结果时，那些“数’”一起输入，如要输入“013023”，则在单元格中输入“’013023”，此时Excel便会自动将该单元格设置成文本格式，并且不显示“’”字符。 常用功能 『显示/隐藏零值』 功 能：将表格中的所有零值一次性显示或隐藏。 主要用途：方便阅读与打印。 『转置粘贴』 功 能：复制区域的顶行数据将显示于粘贴区域的最左列，而复制区域的最左列将显示于粘贴区域的顶行。 『数据透视』 功 能：按一定格式将数据进行加总。 主要用途：对数据进行汇总统计分析。 使用方法： 『定位填充』 功 能：批量选定有相同特征的单元格，并按要求对这些单元格填充相应的内容。 主要用途：通常用于对表格中存在的大量空格进行填充。 使用方法： 1、对空格填“0” 2、将某单元格的内容填充到紧接其下的空格当中去，如下面这种情况： 其前5个步骤和填充“0”值完全一致。第6步如下： 常用公式函数 这是一个连接符，相当于加号一样，不过其所加的不是数值，而是字符串。即将该符号两端的字符串给连接起来。 使用方法：＝”tring1” “string2” 结果为：string1string2 len 该函数用于提取文本的长度。 使用方法：＝len（“学好Excel”） 结果：7 Trim 除了单词之间的单个空格外，清除文本中所有的空格。基于所指定的字符数文本字符串中的第一个或前几个字符right 与【left】函数相对，该函数基于所指定的字符数返回文本字符串中最后一个或多个字符mid 返回文本字符串中从指定位置开始的特定数目的字符将代表数字的文本字符串转换成数字。“09”) 结果：9 min 返回中的最小值。max 与【min】函数相对，返回值中的最值。单元格区域中所有数字之和。平均值（算术平均值）。 在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。扩展公式批量查找 显然，使用这个函数有个前提条件，即涉及到的填充表和数据源表中的型号必须是一致的才能实现查找，否则，结果会显示为“＃N/A”。所以，在使用函数前先要对一些表示不一致的型号进行统一，通常就要应用到以上的几个函数【】、【left】、【mid】和【right】等。 功能扩展 『与Access的报表衔接』 由于Excel表格的易用性，所以对于数据的处理通常都通过Excel表格来处理，但在很多情况下，要根据Excel表格中记录的数据填写单据作为其它的用途。填写费用申领单就是一个很好的例子。由于费用的笔数很多，通常要填写大量的单据，这样，会很浪费人力物力。在这种情况下，如果将Excel与Access中的报表连接起来，通过报表的自由设计和打印功能直接批量的打印出来，则能省下大量的时间。这里只对此做简单介绍，有兴趣的朋友可以去详细了解一下。 『宏编译』 Excel中提供了大量的函数，使得在利用Excel做数据分析时能够很方便的达到目的，但当要对数据进行比较复杂的分析时，通常就涉及到很多很多个步骤，即使