宜成制罐ERP规范指导-业务部.docVIP

宜成制罐ERP系统规范指导 -业务部 (版本号:V1.0) 制定人/日期: 徐前顺/2006.12.08 审核人/日期: 核准人/日期: 职责概要 【主要工作】1)业务部根据公司实际业务需要向客人提供报价，在客人接受报价的情况下，在系统中下达正式的出口订单，并打印出相应的P/I提供需要P/I的客户。2) 根据系统进行对产品交期的跟进，并要求及时将出口订单下达在系统中。3) 根据实际的交货状况在系统中将销货单输入系统。4）及时打印PACKING LIST和INVOICE。5）对客人的退货进行跟踪处理。 【职责要求】1) 每天的出口报价和出口订单及销货单必须通过系统下达，并必须严格按照本作业规范进行作业。2) 及时处理每天的业务单据流程，确保系统中的单据是最新的更新数据。3) 需及时完善好系统的基本资料。4）协同仓库严格按照我司的制度和客人的要求进行送货。 【关联部门】1) PMC部：PMC部需严格按照客人订单的要求进行生产计划及物料计划的下达，确保所有生产及物料计划在系统中执行。2) 仓库：严格按照业务部的出货通知进行备货，对于有客人退货状况发生时在退货到达时需及时通知品管部进行检验确认并知会业务部。3) 生产部：严格按照PMC的生产计划进行生产确保出货期。4）品管部：及时将产成品进行完工检验以保证出货的质量，在有客户退货的情况下需在退货到达时第一时间安排人员检验确认。 主要流程 基础设置 2.1.1 【作业流程】 1）贸易术语、贸易方式、国家档案，港口档案新增的时候，需进入“业务\出口管理\基础档案\中进行维护。 2.1.2 【作业规范】1）贸易术语新增 2）贸易方式新增 3）国家档案新增 4）港口档案新增 5）唛头资料维护 2.1.2 【注意事项】1）贸易方式及港口档案资料需及时录入进去，否则生成相应的报表时无法带出数据。 2.2出口管理作业2.2.1 【作业流程】 步骤 作业流程图 对应程序 流程说明 操作岗位 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 标准出口报价 标准报价审批 宜成出口报价 打印报价单 出口订单 出口订单审批 宜成P/I 打印宜成P/I及宜成购货契约书 销货单录入 销货单审批 宜成送货单 开销售发票 打印INVOICE 打印PACKING LIST 【报价】 【报价审批】 【宜成出口报价单】 【宜成出口报价单】 【订货】 【订单审批】 【宜成P/I】 【宜成P/I】 【销货单录入】 【销货单审批】 【宜成送货单】 【开票】 【宜成INVOICE】 【宜成PACKLIST】 1．【菜单路径】 出口管理 报价管理 报价 【作业要点】1)出口报价原则上价格需严格按公司规定进行报价，操作文员不可随意在系统中书写价格。 2．【菜单路径】 出口管理 报价管理 报价审批 【作业要点】1)出口报价需由业务部相关负责人审批后方生效。 3．【菜单路径】 出口管理 单证管 制作单证宜成报价单 【作业要点】1)宜成报价单是通过系统的自带的开发功能根据宜成报价的特性在标准报价单的基础上生成的适用于宜成的报价。2)宜成报价单中输入一些宜成目前所使用的报价单格式中必带的项目。 4．【菜单路径】出口管理 我的报表 宜成报价单 【作业要点】1)直接在我的报表中选择宜成报价单，先预览后再打印。 5．【菜单路径】出口管理 订单管理 订货 【作业要点】 1)直接参照出口报价单生成出口订单或手工添加出口订单，对于结算方式，发运方式，货柜尺寸，货柜数量必须输入。 6．【菜单路径】出口管理订单管理订单审批【作业要点】 1)点击订单审批，在跳出来的查询界面，操作类型选为审核则筛选出未审批的订单；如果查询界面 ，操作类型选为弃审，则筛选出已审批的订单。 7．【菜单路径】出口管理单证管理制作单证宜成P/I【作业要点】 1)此单证宜成P/I是在已审核出口订单的基础上参照生成，在录入界面输入P/I相关资料保存即可。  8．【菜单路径】出口管理我的报表宜成P/I【作业要点】 1)点击我的报表，再选择宜成P/I，进行预览打印即可。 9．【菜单路径】出口管理订单执行销货单销货单录入【作业要点】 1)所有销货单必须参照出口订单生成，一个出口订单可以生成多张销货单，即可多次出货，以满足实际业务需求。 10．【菜单路径】出口管理订单执行销货单销货单审批【作业要点】 1)点击销货单审批，在跳出来的查询界面注意将操作类型的条件值选为审核。 11．【菜单路径】出口管理