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电子文件管理 主讲教师：毕牧 山东大学网络教育学院 第一章　　电子文件概述 第一节：电子文件的概念和种类 一、电子文件（Electronic　Records）的概念 《电子文件归档与管理规范》（GB/T1—8894—2002）： 电子文件指：在计算机及网络中生成的社会活动记录，即以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 1.电子文件是文件的一种类型，具有文件的各种属性。 文件三要素：内容、背景、结构 2.电子文件是由计算机生成，其信息以二进制数字代码记录和表示。 3.电子文件依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送。 二、电子文件的种类： 1.按电子文件的信息存在形式分类： ⑴文本文件：是指以字、词、数字或符号为内容的文件，包括纯文本文件和带格式的文本文件。 ⑵数据文件：种类数据库文件 ⑶图形文件：根据一定算法绘制的图表、曲线等图形 ⑷图像文件：使用数字设备采集或制作的画面。 图形文件是用计算机直接生成的 图像文件是利用计算机外设将已经存在的图像输入计算机中保存。 ⑸影像文件：使用视频捕获设备录入的数字影像或使用动画软件生成的各种动态画面。 ⑹声音文件：用音频设备录入或用编曲软件生成的文件。 ⑺命令文件：计算机程序。 2.按文件的功能分类： ⑴主文件：表达作者意图、行使职能的文件。 ⑵支持性文件、辅助性文件、工具性文件。 3.按文件的生成方式分类： ⑴原始文件:计算机直接生成 ⑵转换文件：对传统纸质文件用扫描仪或数码相机等输入设备重新录入生成 4.按文件的载体划分： ⑴以磁性材料为载体的电子文件 ⑵以光盘为载体的电子文件 5.按电子文件的组成方式分类： ⑴简单文件：仅一种格式所组成 ⑵复杂文件：包含两种以上信息形式的文件 三、电子文件的生命周期 （一）文件的生命在于运动 1.文件的运动形成了社会的信息流 2.描述文件运动的理论——文件生命周期理论 ⑴文件运动具有整体性和特点 ⑵文件运动具有阶段性的特点 ⑶文件运动过程中各种因素之间存在着特定的内在联系 （二）电子文件生命周期的划分 （一）三分法（ICA电子文件委员会）： 概念阶段、形成阶段、维护阶段 （二）四分法 1.文件的孕育形成阶段 ⑴孕育期 ①文件自身在人们筹划行将办理的事务过程中得到孕育 ②对人们的文件管理行为或文件管理系统的设计 ⑵形成期 2.文件的现实使用阶段（现行阶段） 3.文件的暂时保存阶段（休眠阶段） 4.文件的永久保存阶段（历史阶段） （三）五分法 孕育、形成、现行、暂存、历史 说明： ⑴并非所有文件都能依次走完四个阶段的历程 ⑵在特殊情况下，某些种类的文件还会作逆向运动　 ⑶在更特殊情况下，某些种类的文件还会作跳跃式运动。 第二节　电子文件的特点和作用 一、电子文件的特点 1.信息的非人工识读性 2.系统依赖性 ⑴从文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现 ⑵不兼容的计算机系统和应用软件生成的文件在转换使用时会遇到很大的困难 3.信息与特定载体之间的可分离性 4.信息的易变性 ⑴电子文件载体失去了对信息的束缚作用 ⑵电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变 ⑶新技术的迅速发展造成电子文件信息的不稳定 5.信息存储的高密度性 6.多种信息媒体的集成性 7.信息的可操作性 ⑴由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态 ⑵可以利用已存在折文件信息做其他事情 二、电子文件的作用 1.使用电子文件可改变办公方式和提高办公效率 2.使用电子文件有利于文档一体化管理的实现 3.电子文件使快速检索、全文检索和过程检索成为现实 4.电子文件可实现高度的信息共享 5.有助于组建国家综合信息系统 第二章　电子文件管理概述 第一节　电子文件管理原则 一、全程管理原则 1.全程管理是一种全面系统的管理 2.全程管理通过过程控制实现结果控制 3.全程管理是对电子文件整个生命周期进行管理 二、前端控制原则 前端控制：是以文件生命周期理论为基础，把文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段看作一个完整的过程。在这个过程中，文件的形成是前端，处理、鉴定、整理、编目等具体管理活动是中端，永久保存或销毁是末端。 1.前端控制是电子时代对文件、档案管理的必然要求 ⑴系统原理的要求 ⑵背景信息保留的要求 ⑶即时归档的要求 ⑷长期利用的需要 ⑸信息安全的需要 2.前端控制是确保电子文件真实可靠、完整安全、长期可读的有效策略。 3.前端控制是优化管理功能，提高管理效率的科学理念 三、真实性保障原则 电子文件真实性是指：文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移等处理后依然保持不变，与形成时的原始状态一致。 1.电子文件真实性的维护是档案界面临的难题 ⑴电子文件信息的易更改性 ⑵电子文件信息的软硬件依赖性 2.