机电系Word文档规范与操作说明20100729.docVIP

机电系Word文档规范与操作说明 前 言 为了便于教学时学生提交作业文档的规范化，也便于学生进行规范的文章编辑练习，特编写此说明。 本系学生在校过程中的所有文档应基于此规范提交，如：课程设计、毕业设计，实验报告，课程学习汇报，科技制作说明，实习报告……。 该文基于Word2003编辑而成，所述操作可能与其它Word版本略有出入。但操作结果应符合此规范要求。 建议：格式编辑可在文章完成之后进行统一设置。 本文按照此文档规范与操作说明写成，也可作为编辑范文，供使用参考。 目 录 1 文档基本要求 1 2 文章名称（或篇名）格式 1 3 目录格式与生成 1 3.1目录制作 1 3.1.1 目录标题生成 1 3.1.2 目录自动生成 1 3.2 目录修改 3 4 标题格式与生成 3 5 插图格式与生成 4 6 表格格式与生成 6 7 公式格式与生成 6 8 页码格式与生成 8 9 页眉格式与生成 9 9 文档格式编辑建议 9 1 文档基本要求 所有文字文档都必须用Word办公软件编辑。 所有标题与正文段落首行都必须空两格。 所有公式都必须使用公式编辑器编辑。 所有正文必须字体为宋体；字号为小四；行距1.5。正文段落首行空两格，其余行必须顶格。 2 文章名称（或篇名）格式 文章名称一般应在文档的第一行，2号字，居中，加粗。 副标题应小一号字，居中，不加粗。 假若文章有单独封面的要求，则文章名称不应再在内页出现。封面则按相关规定处理。 3 目录格式与生成 目录为单独页，目录一般为三级目录（本节说明为三级目录格式示例）。 3.1目录制作 3.1.1 目录标题生成 当文章存在目录时，“目录”二字居中；二号；宋体；加粗。“目录”二字间应加两个空格。 3.1.2 目录自动生成 目录条目从标题中自动转出（标题的设置，参考“4 标题格式与生成”），不要用手工写入。其操作如下： 一、目录制作时选择菜单“插入\引用\索引和目录”。 目录制作选择菜单如图3.1所示。 图3.1 目录制作选择菜单 二、在弹出的对话框中选择“目录”选项卡。通常“目录”选项卡上显示三级目录。若没有特殊的需要，一般不要在此改动格式。选择“目录” 选项卡后如图3.2所示。 图3.2 选择“目录” 选项卡 三、点击“确定” 生成目录。然后再修改成所需格式，目录的条目格式应遵从正文格式。 3.2 目录修改 当文章修改后有可能产生条目名称不对或页码不对时，应刷新目录域。具体操作如下： 一、选中目录域，右击鼠标，在快捷菜单中选“更新域”。 弹出的 “更新目录”对话框如图3.3所示。 图3.3 “更新目录”对话框 二、若文章中标题进行了了修改应选择“更新整个目录”。若只因为正文的修改只变动了页码，可以选择“只更新页码”。 4 标题格式与生成 一般文章设三级标题，标题序号与文字间应有一空格（如：“4 标题格式与生成”）。 标题的格式一般不用手工设置，直接调用Word中的现成标题格式，如本文中“4 标题格式与生成”就调用了Word默认格式“标题1”。标题的设置操作如表4.1所示。 表4.1 标题的设置操作表 级 标题序号形式 设置操作 一级标题 1 （或“第1章”） 在工具栏的样式下拉框中选择“标题1”，如图4.1所示。居中。 二级标题 1.1 在工具栏的样式下拉框中选择“标题2”。空两格。 三级标题 1.1.1 在工具栏的样式下拉框中选择“标题3”。 空两格 级 标题序号形式 设置操作 其余次级标题次序 一、 （一） （1） 1） …… 格式同“正文”。 空两格。 标题序号形式为建议形式，也可简略。但不得用1、2……，以免造成标题序号混乱。 图4.1 一级标题设置操作 标题应与正文同在一页，不能孤立成为页面的最后一行。出现这种情况时应加空行，应将标题移入下一页。 5 插图格式与生成 Word文档中可插入各种格式的图片。一般建议为*.jpg或*.bmp图片。这些可在“画图” 工具中修改成合适大小后粘贴到Word文档中。在Word文档中进行缩放时，图形不能变形、模糊。 对于工程图形，建议用AutoCAD绘制图形，为便于修改，一般图形建议保存为2004版本的*.dwg图形。粘贴到Word文档中时要注意图线的表达，不能全是细线。 插图位置一般应“居中”，设置为“上下型”（位置如插图4.1所示）。具体操作是右击插图，在快捷菜单中选择“设置图片格式”， 快捷菜单如图5.1所示。 在“设置图片格式”对话框中选择“版式”选项卡，水平对齐方式选择“居中”。 “版式”选项卡如图5.2所示。 点击“高级”按钮。在弹出的“高级版式”对话框中选择“文字环绕”选项卡，选择“上下型”，“确定”退出。“高级版式”对话框如图5.3所示。 注意图形的大小与位置应适当，不得进入页边