苏州大学党群、行政类档案工作规范、归档范围、保管期限表.docVIP

苏州大学党群、行政类档案工作规范、归档范围、保管期限表 工作规范 第一条 为了加强学校党群、行政类档案（以下简称党、政档案）工作的业务建设，逐步实现我校党、政档案工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校工作和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，特制定本规范。 本规范依据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《机关档案工作业务建设规范》及教育部《高等学校档案管理办法》等有关法律、法规、规章。 第二条 党、政档案工作的基本原则 1、凡是学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像、电子载体材料，均属党、政档案。 2、党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。 3、党、政文件材料应严格实行文书处理部门立卷归档制度。 4、党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学校各部门、院（部）的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理：布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。 5、学校各部门、院（部）要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案人员，协同学校档案馆认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。 6、要采用现代化的管理技术和手段，大力开发档案信息资源，最大限度地发挥党、政档案的作用。 第三条 归档范围的确定 1、确定的原则 （1）归档的党、政文件材料必须对学校、社会和个人当前与长远具有参考作用、研究价值和凭证作用。 （2）归档的党、政文件材料必须反映学校党政部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统。 （3）归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系，照顾不同部门的不同特点。 2、归档的主要内容和重点 （1）归档的主要内容包括党务、行政（教学、科研、基建、产品生产、仪器设备、出版、外事、财会管理文件除外）、工会、团委四个系统的内容。 （2）归档的重点以本校形成的不同载体、形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次才是上级和其他单位发来的文、电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。 3、不归档的文件材料 （1）上级机关普发供参阅、不办的文件材料； （2）上级机关发来供工作参考的抄件； （3）上级机关征求意见未定稿的文件； （4）重份文件； （5）无查考利用价值的事务性、临时性文件； （6）未经会议讨论，未经学校领导审阅、签发的未生效文件，电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学校主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； （7）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； （8）无特殊保存价值的的信封，一般性表态、询阅一般性问题、提出的一般建设性意见的人民来信； （9）学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等； （10）本校负责人兼任外机关职务形成的与本校无关的文件材料； （11）为参考目的从各方面收集的文件材料； （12）非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料； （13）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。 （以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存。） 第四条 党、政文件材料的部门立卷和归档流程 1、形成积累 （1）学校各部门、学院（部）均为归档单位，分工归口。 （2）各归档单位根据本单位历年文件材料形成规律，预计新的一年可能产生新的内容，编制预立卷类目。 （3）每一个归档单位的专职文书处理人员或兼职档案人员，在平时应严格按文书处理制度做好文件材料的收集工作，根据预立卷类目分别存放。 2、部门立卷分工 （1）原则 文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，以能准确、全面反映学校真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。 （2）部门立卷分工 ①中共中央、国务院、省、市党委、人民政府、教育部及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、校办归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位归档。 ②以党委、学校名义的发文，由党办、校办分别归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门归档，重要的也应存两份以上。 ③党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会所形成的材料，由党办、校办分别归档。职能部门以党委和学校名义召开的全校性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位归档。 ④校内各单位向党委、学校的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党办或校办归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，由报文单位立归档。 ⑤两个以上单位共同办理的文件，由主办单位归档，非主办单位只保存复制本。 ⑥各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学校档案部门保存，任何人不得带入其他单位