新编秘书实训课件第2版模块3日常事务训练.pptVIP

故事-启迪 故事：　　　　　　 　　　第15块纱布 　　　　　　　　　　　　　细节决定成败 手术室里，一台手术正在紧张地进行。主刀的是一位著名的外科医生。一位年轻的护士第一次有幸与他合作，并且担任责任护士。 手术进行了很长一段时间，在即将对伤口进行缝合时，女护士严肃认真地对主刀医生说:“手术中我们总共用了15块纱布，可您只取出了14块。” 医生看都没看她一眼，就摇着头说：“纱布一块也没漏下，别耽搁时间了。” “不！”女护士执拗地说：“肯定是用了15块纱布，还有一块没有取出来，我们不能缝合伤口。” 医生没有理睬她，对其他人说：“手术一切正常，现在听我的，缝合伤口。” “您不能这样”女护士叫了起来：“我们得为病人负责。” 医生脸上露出了一丝笑容，他摊开了他的手心，现出了那第15块纱布。 医生高声对年轻的护士说：“从今天以后，你就是我的正式助手了。” 启迪： 细节是一种精神，一种用专业去敬业的精神! 不注重细节的人大致上有两种原因：一是没有用行动来体现；二是根本就没有意识到注重细节的重要性，就是所谓的不敬业的态度。所以，注重细节是一种态度，一种在工作中责任心和积极性的态度。 有人说：“态度决定一切!”是的，一个技术很专业的人一定是非常的注重细节的人，否则他就不可能称为专业。靠精工细活而闻名于世并经久不衰的瑞士表，每一部件的尺寸及重量都是要经过严格的测验与考核；建造复杂而神秘的古埃及金字塔，每块巨石与巨石之间绝妙的吻合，叫现代人叹为观止；这无一不体现着制造者的专业与敬业。 因此，一个不注重细节的人，一定是一个专业不合格，敬业精神不足的人。那些急功近利的做法是失败的罪魁祸首，正如西方的一句谚语“魔鬼在细节中”。有专业技能的人凭借他的敬业精神就会把这些细节中的魔鬼各个歼灭，从而使整体完美。 “千里之行，始于足下；千里之堤，毁于蚁穴”，细节决定成败给以我们启迪。 秘书人员能够在琐碎的工作中，尤其在日常事务的工作中，必须有专业的技术与敬业的态度，才有可能不因“细节”而影响工作质量。 第一部分　知识点介绍 安排领导日程需注意的事项如下： 1．注重实效，不搞形式主义； 2．按事情的轻重缓急，将事情科学合理排序； 3．要留有充分的机动时间； 4．要充分尊重领导本人的意见； 5．要注意保守机密。 （一）接打电话 1．拔打电话的流程 （一）接打电话 2．接听电话的流程 （二）处理邮件 1．代领导拆信的注意事项 （1）机要邮件和私人邮件秘书不应拆封，除非领导特别授权。 （2）写明领导亲启的信件应直接交给领导处理。 （3）如果秘书无意拆开了，在信封上要写上“误拆”，并签上自己的名字，封上信口，将信件交给领导时要致歉。 （二）处理邮件 2．邮件拆封的注意要点 （1）拿到信件后应在桌子上磕几下，使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边，以免在拆封时遭到损坏。 （2）用剪刀从信封的右侧剪下一个小边，注意不要损坏信封上的文字、邮戳或其他标志。 （3）信拆开后，信封不能丢掉，应该用回形针把它与信纸或附件等夹在一起，以供查阅、回复之需。 （一）印信的管理与使用 1．印章的管理 （1）保管印章，必须指定政治上绝对可靠的专职或兼职秘书人员保管。 （2） 印章的保管必须安全可靠，所有的印章都应加锁。 （3）保持印章清晰，保管人员对所保管的印章应定期清洗。 2．印章的使用 （1）审批检查制度健全 （2）用印都要进行详细的登记 （3）盖印要求端正、清楚，盖在落款的单位和日期之上（所谓“骑年压月”） 3．介绍信或证明信的管理和使用 （1）介绍信的保管。介绍和公章一般由同一人保管并使用，须与公章同等重视。 （2）介绍信的使用。 开介绍信须经主管领导批准，应注意填写有效期。 介绍信的存根要妥善保管，并加以归档。 填写错的介绍信或证明信，应在其上划一斜线或打“ / ”号，并注明“废“字，保留在原处，不得随意撕下丢弃。 （二）保密工作 1．做好口头信息的安全 2．做好纸面信息的安全 3．做好电子信息的安全 4．保密工作的措施 （1）健全保密制度 （2）开展保密教育 （3）进行保密检查 （4）处理失密事件 第二部分　实践训练 一、实训指导 （一）实训目的 本实训通过案例和情景模拟、现场演示、个案分析等不同的训练方法，强化秘书人员的办公环境管理、领导日程安排、电话与邮件处理、印信与保密工作等日常事务处理知识，切实将理论知识转化为实际技能，使学生切实掌握基本的办事技能，熟练不同日常事务性工作基本程序与处理方法，根据情况确定、安排各项日常事务工作。 （二）实训内容 1．办公环境管理。通过现场操作、情景训练，使学生能够做好各种办公环境的安全工作。 2．安排领导工作日程。通过设计不同的场景，训