枸杞食品公司文件和资料控制程序.docVIP

文件和资料控制程序 1目的 1.1保证质量管理体系有效运行的所有场所都使用适用文件的有效版本。 1.2使文件标准化，并得到持续改进。 2范围 适用于公司所有文件，包括生产经营所需的内部文件和外来文件。 2.1公司质量方针和质量目标。 2.2标准：管理标准。 2.3规范：安全操作规范、行为规范。 2.4外来文件：适用的各类国家法律、法规、标准，来自上级部门、供方或顾客等同级单位的文件。 2.5对外文件：红头文件、商函等对外报送的所有文字资料。 3定义 3.1规范：阐明要求的文件。 3.2技术标准：包括采购产品标准、过程制品标准、成品标准。 3.3操作规范：工艺/安全/设备操作规程、检化验操作规程、各种质量控制计划、各种检化验计划等。 3.4行为规范：考勤管理、上岗证管理等员工行为管理规定。 3.5管理标准：第一个PDCA（P策划、D实施、C检查、A处置）过程的详细描述。 3.6外来文件：非本公司内部编制的，来自于公司以外组织的适用的文件。 3.7文件评审：为确定文件主题事项达到规定目标的适宜性、充分性和有效性所进行的活动。 3.8字（word）：标识文件中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。 3.9行（line）：标识文件中纵向距离的长度单位。 4职责 4.1办公室负责文件的标准化。 4.2各职能部门负责本部门职责范围内管理文件的编制。 4.3办公室负责程序文件、管理文件的编制。 5管理内容和方法 公司内部各类文件无特殊要求一律双面打印。 5.1文件格式 5.1.1纸型：文件用纸统一采用A4型，其幅面尺寸为：210mm×297mm。 5.1.2页面设置： 5.1.2.1装订时的页边距：上2.0cm，下2.0cm，左3.0cm，右2.0cm；如设有页眉和页脚时，其高度分别为1.5cm，并将天头改设为0.5cm。 5.1.2.2非装订时的页边距：上、下、左、右均设为2.5cm。 5.1.3图文颜色：未作特殊说明，文件中图文颜色均为黑色。 5.1.4排版规格：正文用小四号宋体字（红头文件用4号字），标准字符间距，行距为26磅固定值（红头文件为标准单倍行距），排版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心（页边距内的部分）不斜，误差不超过1mm。 5.1.5页眉 5.1.5.1对内行政文件：左边顶格为大小合适的“正源”标识，接着是“宁夏正源吴忠清真食品有限公司”，排列方式为左对齐。下面为一条1磅粗的黑色反线，线随字走，字无则线止，具体样式见版式1。 5.1.5.2对外行政文件：左边顶格为2cm×2cm“正源”标识。第一行居中为公司中文全称，采用小二号加粗黑体，标准字符间距；第二、三行居中为公司英文大写全称，采用四号加粗倾斜宋体标准字符间距；第四行为公司英文网址，采用四号加粗倾斜宋体标准字符间距。下面为一条1磅粗的黑色反线，线长与版心同宽，具体样式见版式2。 5.1.6文件标题：页眉下空一行，用小二号黑体标准字符间距，一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整、排列对称，间距恰当。 5.1.7红头文件的发文字号及标题：其红头部分由办公室统一设计。红头下空一行，用小四号体字，居中排布发文字号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，写在六角括号“[ ]”内，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。对于以情况简报形式下发的红头文件，其发文号以“第XXX期”代之，并在发文件号同行左侧标主办部门。发文号下面为一红色反线（随红头设计），反线与版心同宽。红色反线下空一行，标文件的标题。 5.1.8正文：无条款标题号（如×.×.×）的文件，每自然段首行缩进2个字，数字、年份不能回行，具体按5.1.4排版规格的要求排布；带条款标题的文件，标题号及标题用标准字符间距小四号（红头文件用4号）黑体字排布，标题后加冒号，标题号与标题间空一个字符。 5.1.9附件：文件如有附件，在正文下空一行、左空2个字用小四号（红头文件用4号）宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）：附件名称后不加标点符号，附件应与文件正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与文件正文不能一起装订，行政文件应在附件左上角第1行顶格标识文件的发文字号并在其后标识附件（或带序号），其他文件应在附件左上角第1行顶格标识文件的名称并在其后标识附件（或带序号）。 5.1.10文件的成文时间：正文右下方用汉字标注年、月、日，“零”写为字母“O”，成文时间的标识位置为右空四个字。 5.1.11文件生效标识（印章） 5.1.11.1单一行文：单一部门制发的文件在落款处不置发文机关名称，只标识成文时间。加盖印章应上距正文2～4mm，端正、居中下压成文时间