竣工资料归档要求(房建).ppt

五、归档文件编制与要求 五、归档文件编制与要求 六、制作填写卷内目录、备考表、案卷封面（细则第三十八条） （1）制作填写卷内目录，卷内目录需制作出两类版本，一类为word版，一类为excel版，word版用于打印，excel版用于数据导入系统用。其中excel版目录分为航程案卷、城建案卷及卷内三种模板，具体录入内容详见航程档案整理用模板。 五、归档文件编制与要求 卷内目录录入要求 1、卷内文件目录格式为7列13行，每张目录上能打印12条目录。 2、 表格项中卷内文件目录字体为宋体22号，档案字体为宋体12号，序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页次、备注字体为宋体14号。录入内容字体为宋体12号。 五、归档文件编制与要求 3、 序号：用阿拉伯数字从001起依次标注卷内文件材料件数的顺序。 4、文件编号：填写文件材料的文号或图样的图号，项目代码。 5、责任者:填写文件材料的形成部门或主要责任者。只填写一个，如名称太长，可简写。如是合同协议，原则上要填写合同双方。 五、归档文件编制与要求 6、文件题名：抄录文件材料的标题，原则上是直录。如没有标题或标题不能揭示实际内容的，根据内容拟写标题，但要用括号“（）”括起。 7、日期：卷内文件材料形成的时间。年份的四位数字要全写，月、日都必须填写两位数，不足两位数的，前面添加“0”以补足两位数。如2014年3月5日写 五、归档文件编制与要求 8、页次：填写每份文件材料首页上标注的页号。最后一份要加填首尾页标注的页号。如35-38. 9、备注：如无需要说明可不填写。 10、档号：与档案封面的档号保持一致。 五、归档文件编制与要求 Word版卷内目录样式 五、归档文件编制与要求 EXCEL目录样式（案卷） 五、归档文件编制与要求 EXCEL目录样式（卷内） 五、归档文件编制与要求 （2）制作填写案卷备考表，写明卷内文件材料页数和不同特征文件材料（文、图、照片）的数量；案卷质量情况、记录组卷过程中需要说明的情况；立卷人、审核人签名，注明日期并对卷内文件的完整性作确认。备考表放在卷内文件材料之后。 五、归档文件编制与要求 卷内备考表填写要求 1、卷内备考表字体为加粗宋体24号，工程名称、档号字体为宋体12号，备考表内的文字为加粗宋体14号。 2、卷内备考表的内容需用不易褪色的黑色水笔或签字笔填写。 3、文件材料页数指本卷中文字说明、图纸、照片的总页数，本卷无图纸、照片需写“0”。例如：本案卷共有文件材料100页，其中：文字材料100页，图样材料0页，照片0张。 五、归档文件编制与要求 卷内备考表样式 五、归档文件编制与要求 （3）制作填写案卷封面，案卷封面由档号、案卷题名、编制日期、保管期限、密级等组成。案卷题名应包括工程名称、专业名称、结构名称、阶段名称等内容。同类文件页数过多分开组卷时，案卷题名不能同名，应以时间段、部位或图纸编号等特征做区分标注。外文题名应译成中文。一个项目中不允许出现相同的案卷题名。案卷封面分为两类样式，一类为航程案卷样式，一类为城建案卷样式。 五、归档文件编制与要求 案卷封面填写要求 1、档 号：根据档案室给出的档号填写。 2、案卷题名：应简明准确地揭示卷内文件材料的内容。主要包含：项目名称、卷内文件内容概括，原则上不超过50个字。 3、编制单位：填写单位的全称。（需注意，移交航程的两套编制单位写施工单位全称，移交城建档案馆的一套编制档案写航程的全称（郑州航空港区航程置业有限公司） 五、归档文件编制与要求 4、编制日期：档案立卷日期。实例为2015年9月25日。 5、保管期限：根据有关规定填写组卷时划定的保管期限。 6、密 级：依据保密规定填写卷内文件材料的最高密级。 7、字体要求：填写内容为宋体三号字。 五、归档文件编制与要求 航程案卷封面样式 五、归档文件编制与要求 城建案卷封面样式 五、归档文件编制与要求 七、扫描 档案归档时需提供与纸质版档案内容相一致的电子文件，需把纸质档案扫描成PDF双层电子版文件，移交档案时纸质档案与电子档案同时移交，电子档案用光盘存储，光盘上需注明单位名称、项目名称。 电子文件一卷一个文件夹，文件夹命名成案卷号，扫描时除封皮目录备考表外每份文件都需扫描。 五、归档文件编制与要求 一卷文件所扫描的件数需与本卷条目数相一致，一卷中每份文件电子版以序号命名。 案卷号命名样式 卷内文件扫描样式 五、归档文件编制与要求 八、案卷装订及装盒 文字材料及既有文字又有图纸的案卷必须装订。每卷文字材料加具卷皮后，以白色棉纱线在卷面左边1厘米处上下打三孔装订，结头在后，要求整齐、美观、结实。文件材料装订后，要装入档案盒中（城建馆一套用7公分城建盒装，1盒可装多卷，最多装4