发票管理办法(征集意见稿).doc

发票管理办法 实施时间 2011-06- 文件编号 MS-CW- 编 制 曹定邦 修改次数 B 审 核 郜发忠 总 页 数 审 批 卢立新 版 本 号 2011 文件管理部门 财务部 文件使用部门 各单位 应知人员 营销人员、客户经理、所有（结算、财务）经理级及以上人员 应会人员 所有营销人员、客户经理、平台主任与财务主管及以上人员 1 目的：加强和规范发票管理，加快资金收回，降低税务风险。 2 定义及适用范围 2.1 发票指我司为客户提供物流服务后，按税法规定，由我司开具的运输、配送、装卸及仓储发票； 2.2 适用范围：公司所有客户经理和结算人员。 3 管理体系 3.1 客户经理： 3.1.1 负责销售发票（即指运输发票、仓储发票等收取款项的纳税凭证）移交客户方代表，同时索取其有效签收证明文件，上传回ALIS系统，原件移交财务部； 3.1.2 负责发票差错、丢失、过期等原因形成的发票退回、挂失、公告等事项的办理与报告，协助财务部发票管理员进行相关处理（包括ALIS的处理）； 3.1.3 负责扣款、赔偿等事项形成的收款差异（或者称为“扣款事项”）申报与证明文件管理（包括客户方向我司开具相应的销售发票等、扫描上传系统、原件作为原始会计凭证移交财务部），协助财务部进行相关处理； 3.1.4 负责客户方相关纳税人开票资料收集，并对系统（ALIS）资料录入与维护（客户方纳税人代码、机构代码、税款开户行和开户银行等）. 3.1.5 负责与客户方代表沟通发票开具的方法（汇总开票还是分线路开票、建议汇总开票以提高开票效率）与频度（每月多次开票或者按周开票，以利早日办理请款手续等），确保公司款项早日回收。 3.1.6 其他公司安排的其他工作。 3.2 区域公司（含冷链物流公司，下同）： 3.2.1 督促与检查客户经理是否履行岗位职责，并对其检查结果进行通报与处置； 3.2.2 复查与稽核客户经理所移交证明文件（指往来函件、运输回单和发票等移交给客户和移交给公司）的扫描和上传、移交总部是否可靠，保障公司债权； 3.2.3 督促、检查和跟进已满足营业收入确认条件的订单相关系统处理（及时处理（或录入）“确认收入”、提前开票办理请款申请、销售发票接收处理与移交户处理等），不定期发布检查报告。 3.3 财务部 3.3.1 负责根据客户经理的业务收款需要而形成的销售发票的开具、邮寄、移交客户经理、跟进到达确认及发票丢失、过期等日常管理工作； 3.3.2 负责公司的发票管理事项（发票的领、用、存等）。 3.3.3 负责发票管理办法的制订、修订、培训、执行考核和处理通报。 3.3.4 负责发票移交签收单原件及资料的保管与存档管理。 4 开票必备资料和条件： 4.1 公司的客户； 4.2 内容、金额等符合合同条款要求。 4.3 客户经理需提供客户方以下信息： 收货人及纳税识别号； 发货人及纳税识别号； 抵扣方（付款方）； 数量、单价、里程等基础信息； 客户有特殊要求的需在备注栏备注清楚。 4.4 其他要求（如：允许汇总开票、必须分线路开票和抵扣联盖章等）。 5 开票流程： 5.1 收入核对： 5.1.1 客户经理与客户方代表根据合同要求，复核营业收入证明文件（合同、运输回单等）； 5.2 申请开票： 5.2.1 客户经理和客户核对开票相关信息； 5.2.2 在开发票模块提交开票资料； 5.2.3 备注系统开票申请单号。 5.3 开具发票： 5.3.1 财务部发票管理员根据系统开票资料及时开出，并在当天寄给客户经理，同时登记公司发票台帐。 5.3.2 开票要求，需事先沟通好，避免重复劳动。 5.4 预开发票流程： 5.4.1 预开票是指物流服务已经提供，但客户经理尚未明确到某张订单的特别流程； 5.4.2 公司为加快结算与回收资金，鼓励客户经理根据公司已确认的营业收入开票与收款； 5.4.3 预开票客户需在系统提交开票资料，并备注XX客户X月份X费用。 5.4.4 发票是客户方付款的重要凭证，但不是确定营业收入和应收账款的凭证依据，客户经理尽早向客户提交请款凭证（其中发票是重要凭证）是加速收款的主要途径。 5.5 重开票（发票错误、丢失、过期等）管理： 5.5.1 发票重开必须执行区域和财务部销售财务经理审批制度。 5.5.2 为避免发票中转丢失风险，需要重开的原始发票必须邮寄回财务部。 5.5.3 特殊情况（如遗失等）需经区域和财务部销售财务经理核实审批后方可重新开具。 6 发票传递及管理： 6.1 原则上当天15：30之前开出发票当天寄出； 6.2 公司寄出的发票，其