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精品论文 参考文献 试论中等专业学校档案管理工作的创新 刘世芳（山西省吕梁市卫生学校　山西　吕梁　033000） 　　摘 要：本文阐述了中等专业学校档案管理工作的创新，从中等专业学校档案管理的重要性入手，以基建档案管理为例对档案的内容、作用及其特点进行了分析，并提出了实施的建议。 　　关键词：基建档案　档案管理　问题分析　实施对策 　　随着中等专业学校教育的快速发展，招生规模不断扩大，基本建设进入了高速发展时期，而现在的档案管理工作制度还不能适应新形势发展的需要，尚存在一些不容忽视的问题，如档案移交工作被动、管理滞后、归档制度不够健全、权责不明、档案意识不强、档案资料残缺不齐等等。因此，必须加强建设档案管理，建立完善的档案管理组织体系和制度制约机制。 　　一、中等专业学校档案的主要内容和特点 　　档案是学校各项工作中形成的第一手材料，如学校基本建设图纸、文字记录、工程价款结算书、审计结论以及后期使用过程中的维修、翻修改造等有关技术资料。尤其是基建档案，是指在基建管理和基建工程项目建设活动过程中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料等，是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设从立项准备到工程竣工验收全过程直接形成的文件材料。一套完整的基本建设项目档案资料包括了工程项目每一个环节的文字或图纸记录，其主要特点是： 　　1.专业性，是指基建档案的形成领域和内容性质具有鲜明的、不同于其他行业的专业特征。 　　2.成套性，是指每一套完整的档案资料是以一个独立的工程项目为对象进行收集和归档。 　　3.现实性，是指档案有很强的现实使用价值，不同于其他档案资料归档后是用来做历史查找，而基建档案在学校将来发展规划中发挥着重要的使用价值。 　　4.周期长，主要是档案要收集从项目的立项、设计、招投标、施工、竣工验收、结算等多个阶段形成的第一手资料。 　　二、中等专业学校档案管理的意义 　　1.记录学校的历史。 　　如基建档案承载了基本建设大量的信息，它真实地记载了学校内各类建筑物、构筑物及地上、地下各种管线等基本建设的规划、设计、招投标、施工以及使用过程中的维护等实际经过的详细资料，是从征地、地质勘察、图纸设计、施工合同、监理合同、施工组织、竣工验收到各类来往文件、变更签证、图表、数据等的第一手资料。 　　2.对学校的发展具有参考作用。 　　学校完整系统的档案会给后来的建设者提供翔实的基础资料。如基建档案中技术人员可通过查阅历史资料，在新建、扩建、改建等工程图纸的设计工作中汲取精华、去其糟粕，建设过程不走弯路，节省时间，提高效率。如某学校拟在原教学大楼上加层，该楼的基础设计承载7层的荷载，当时由于资金不足仅建了4层，那么可以直接查阅原始图纸资料，根据设计图纸直接施工。 　　3.在学校的发展过程中可以重复利用。 　　档案的信息价值不仅是各项目建设历史的真实记录，而且是各项工作使用过程中维护、改造和将来学校发展的重要依据。如工程建设档案具备这样的特征，可以重复利用或参考。工程设计档案已经过实践的考验，通用性很强的设计标准图整理归档后，重复利用不仅可以缩短建设时间，而且还能节省劳动耗费，同时也能提高工作效益及建设项目的经济效益。 　　三、中等专业学校档案管理存在的问题 　　1.档案资料收集不齐全。 　　如基建档案涉及建设方、招投标、监理、施工等多个部门，施工程序复杂，时间跨度大，直接导致基建档案成为工程项目管理工作中的滞后点和难点。参与工程建设的各个主体单位只重视工程进度、工程质量等硬性指标的效果，对表示工程形象进度的阶段性资料不收集、不整理，而是在项目竣工接近验收时采取补救措施，按照以往工作惯例编制资料，交到建设单位的资料不能真实反映施工现场实际数据。 　　2.档案资料编制质量不高。 　　大多数学校对档案的管理没有严格的标准、规范或制度可以执行，普遍存在管理意识较差的现象。如基建参建的施工单位技术水平、管理水平不高，工程资料归档意识薄弱，对于要归档的资料纯属应付竣工资料的要求。竣工图是工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样，它是真实、准确、完整反映和记录各种地下和地上建筑物、构筑物等的技术文件。许多施工单位不配备专职资料员，整理资料时也不严格按照相关规范执行，导致归档资料质量不高。多数竣工图没有按实际施工程序进行修改，造成竣工图与实际竣工项目不相符，存在数据误差是一定的；竣工图纸上相关责任人审核没有签字，竣工图纸漏缺竣工图章，或者有竣工图章没有签名，竣工图编制不规范、标识不统一。有的施工单位在工程竣工交付使用后，资料还不能及时归档，严重影响了后期档案的完整性。 　　3.档案资料的数据内容缺乏准确性。 　　就基建施工过程中临时发生的变更，没有将这些变更的数据及时反映到竣工资