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让工作变简单的10种方法 前言：您的忙乱不是因为工作太多，而是因为没有重点、目标不清楚，所以才让工作愈来愈复杂，时间愈来愈不够用。 目前担任沟通管理顾问公司集团总裁兼执行长得比尔。詹森， 自1992年开始至今，持续进行一项名为“追求简单”的调查研究，长期观察企业员工的工作模式， 探讨造成工作过量、效率低落的原因。 近日，詹森再度推出最新著作《简单工作，成就无限》，更得到了《出版人周刊》的推荐。 在书中，有提到10种最实用的简单工作的方法， 提供参考。 1. 问清楚工作的目标与要求，可避免重复作业与减少错误的机会： A.?????? 我现在的工作必须做出哪些改变？ B.?????? 可否建议我，要从哪个地方开始？ C.????? 我应该注意哪些事情，避免影响目标的达成？ D.????? 有哪些可用的工具与资源？ 2. 懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度： 首先，需要说明为何无法答应的原因，并表示你的歉意； 然后，最重要的是帮助对方找到另外一个更好的解决方法，有没有可能找到其他人帮忙 让对方觉得你不是在推卸责任，而是真的想帮助他解决问题。 这时候的回答不再是“是”与“否”的问题，而是沟通与对话的过程。你不是拒绝对方，而是与对方沟通解决的方法。 沟通的过程也同样让对方了解你实际的工作情况，而不会无缘无故的请求你的帮忙。 我们需要考虑的问题是：要如何响应才能维持更好的关系，建立未来合作的基础？！ 5. 演示文稿时增加互动的机会，可缩短演示文稿的内容与报告的时间。 一份好的演示文稿，必须能产生影响力，改变对方的决定。在制作演示文稿时，我们时常忘了听众的存在。 真正成功地演示文稿在于清楚而正确的传达讯息，创造沟通与对话的机会，进而让对方因为你的演示文稿内容而改变思维、决策、或是行动。 因此，重点不在于演示文稿，而是沟通的品质。你不只是“报告”，而是要引发双向的对话，试图影响对方。 6. 有效过滤邮件，让自己的注意力集中在最重要的讯息上。 正确的过滤流程，第一步先看信件主旨和寄件人，如果没有让你觉得今天非看不可的理由，就可以先行跳过。这样至少可以减少50%的邮件； 第二步开始迅速浏览其余的每一封信件内容，除非信件内容是有关近期内（如2周内）必须完成的工作，否则也可直接跳过。这样又可在减少25%的信件； 第三步必须判断剩下信件内容：是否与现在的工作内容有关？是否有提到必须完成哪些事？是否有说明应达成什么样的目标等等。 7. 邮件内容尽量精简，节省写信的时间并增加对方响应的机会。 “最容易阅读、理解、与回复的信件，最吸引我的注意。”这是詹森在进行“追求简单”的研究计划时，一位资深主管对电子邮件使用习惯的回答。 信件的文字必须限制在大约是一张普通照片的大小，这样可以让他们在2到3秒钟的时间迅速浏览全部的内容，不需卷动画面。 我们可以让每一封电子邮件的内容大约在8到12句的范围内，超过20个字就应该换行；如超过3行必须空行。