北仑区公务卡单位出纳（财务联络员）操作手册.docVIP

北仑区公务卡单位出纳（财务联络员）操作手册 一、软件安装 双击桌面上Internet Explorer，打开IE，在地址栏里输入46:8000/gsoftserver，输入回车，按系统提示进行安装。 二、单位财务联络员公务用卡软件流程操作手册 公务卡操作流程 1、个人在使用个人卡进行公务购买前应事先征询相关领导同意； 2、在领导同意后，用个人公务卡采购商品和服务； 3、凭购买的发票和购物小票或购物清单进行审批； 4、凭审批后的发票和pos小票至单位出纳（财务联络员）处申请报销； 5、单位出纳（财务联络员）登录核算中心公务卡报销系统后，输入个人卡号、消费时间、消费金额进行查询； 6、单位出纳（财务联络员）根据返回的信息，对发票和pos小票进行核对，核对无误后保存，同时打印报销回单，并交与报销人确认；确认后的信息保存在核算中心服务器内作为单位公务卡支出台帐； 7、单位出纳（财务联络员）根据本单位的实际情况及时对消费记录的支出科目、资金来源等会计信息进行补充，并按本单位的规定定期进行分类汇总后，生成结报单和《公务卡还款信息汇总表》（此表须提交代理银行），并在表上签字确认，连同报销单据提交单位财务负责人(会计核算中心会计)。单位财务负责人(会计核算中心会计)在收到公务卡还款的申请后，应根据结报单的还款金额、《公务卡还款信息汇总表》的金额及有关单据进行核对，核对无误后签发，并在汇总表上签字确认。 8、区核算中心在收到预算单位的拨款申请(资金结报单)后，通过网上结算系统将资金划入预算单位在代理银行开设的公务卡还款账户。 9、代理银行在收到还款资金及汇总清单后，根据汇总清单的还款明细将资金打入个人公务卡内，完成报销流程。 另：个人在以现金购买商品和服务后，根据文件要求需要划到个人卡的，也可按上述流程操作。现金报销的消费记录，必须在“刷卡地点及理由”一栏填写用款理由，并递交核算中心或区财政审核备案，审核完成后才能生成资金结报单。 （一）、单位出纳（财务联络员）录入 1、单位出纳在进行报销操作时，除了对发票进行审核外，公务刷卡方式的报销还要求报销人提供pos机小票，如图1： 需要审核的地方： ⑴处是报销人卡号 ⑵处是消费刷卡的日期和时间 ⑶处是消费的金额 ⑷处是消费的地点或对方单位名称 图1 1、点击“公务卡管理”，选择“消费记录管理”，如图2： 图2 2、出现“个人公务卡报销”页面后，双击“单位”后的空白处，弹出单位选择画面，选择单位，然后点击“确认”，如图3： 图3 3、双击“持卡人”后的空白处，选择报销人，然后点击“确认”，如图4： 图4 4、在类型处选择“刷卡”（现金报销选择“现金”），输入交易日期和时间（即图1pos小票中的⑵处，在同一天报销同一金额时，还要输入时间），交易金额（指图1pos小票⑶处的金额），然后点击“查询”，如图5 图5 5、如果出现“无明细交易”说明银行尚无此交易信息（一般会迟延1-2天），请暂停报销，等有交易信息后再报销，如果时间已超过两天，请及时联系区核算中心或区财政局或代理银行进行询问； 如果有交易信息，会出现一条消费信息，对持卡人、消费地点及交易金额进行核对后，输入报销金额（报销金额不得大于交易金额和发票金额）；如图6： 图6 6、如果还有公务卡报销的，请变更持卡人、交易日期和交易金额后，继续点击“查询”后输入报销金额，出现如图7 图7 7、如果是现金报销形式，请在选择持卡人后，在“类型”选项中选择“现金”，“交易日期”系统默认实际报销日期（即当前日期），“交易金额”输入实际报销金额，然后点击“查询”，如图8 图8 8、可以看到第4条记录，类型为“现金”，在“地点及支付申请理由”一栏输入使用现金的理由（必须输入，否则审核不会通过）和“报销金额”后完成查询，对合计数进行核对无误后，选择“存入”，如图9，即完成了所有公务卡报销的查询核对工作，系统出现如图10，打印报销回单让报销人签字： 注：如果有某一条记录错误，可以选中后，点击“删除”以删除该记录。 图9 图10 9、在对单位卡进行回补之前，需要对上述记录进行信息补充。先退出上述窗口，点击“公务卡管理”，选择“还款记录管理”，如图11 图11 10、在弹出的“公务卡条件选择”中，先点击“实体单位”旁的选择按钮，选择单位，如图12： 图12 11、在弹出的窗口中选择单位，一般情况下只有一家单位可以选择，选择后点击“确认”，如图13： 图13 12、点击“交易时间”旁的按钮，选择交易时间（交易时间是指刷卡的时间，建议选择的时间跨度大一点），同样的方法选择“确认日期”