ExceL操作指南.ppt

Microsoft Excel2000操 作 基 础 主讲：黄茗汌 电话E-mail: hmc_1999@163.net 培 训 目 的 使用Excel快速灵活制作电子表格 掌握数据表的计算方法 使用Excel制作简单的图表 课程安排 数据的输入、编辑及格式化技巧 公式、常用函数应用及编辑技巧 图表的基本编辑操作 一、 数据输入、编辑及格式化表格技巧 (一)数据录入技巧 快速录入分数：通常输入分数8/9会显示为8月9日，如何避免？除了将单元格格式设置为分数外。输入时在分数前加一个0和一个空格即可，但分母不能超过99。 录入文本格式数字：在数字前面加一个‘(单引号)即可。例如输入带括号的数据（2000），编号数据00001，身份证号码等 填充条纹或符号：利用对齐方式中的填充功能 (二)数据录入技巧 用组合键Ctrl+Enter在多个单元格中输入同一个数据或公式方法：首先选择多个单元格（可以使用Ctrl不连续范围或Shift连续范围），然后输入需要重复输入的文本，按住Ctrl键不放，按回车键即可 使用记忆式输入或选择列表方式在同一列中输入相同的内容 (三)数据录入技巧 填充柄的应用： 直接拖拉填充柄（各类序列数据的填充） 如1，2，3… 星期、日期等 右键拖拉填充柄（选择性的填充数据） 如以工作日填充、等比序列填充等 双击填充柄：此法适用于填充左侧有完整数据列的情况，用于排名次、复制公式等场合非常方便 (四)数据录入技巧 多张工作表中输入相同的内容适用于在对多个工作表进行相同的编辑操作，包括输入、改变格式属性、进行公式计算等等的操作方法：先使用Ctrl非连续工作表适用或Shift连续工作表适用键组合工作表再对工作进行输入、编辑等的操作。完成后使用右键取消工作表的组合 (五)提高数据录入准确性 有效性检查：可以对单元格内的数据类型进行限制，并能核对输入单元格的数据定义域。 设置方法：如提供下拉式菜单的输入 设置输入提示 设置出错警告 自动选择输入法（提高中英文输入法间的切换） (六)单元格编辑技巧 自动换行 强制换行(手动换行)：按住Alt键敲回车 如制作斜线表头时的应用 缩小字体填充 合并与取消合并单元格 (七)单元格编辑技巧 选择性粘贴的灵活运用 选择运算功能 选择数值等功能 转置功能：把一个横排的表变成竖排的或把一个竖排的表变成横排的 (八)单元格编辑技巧 数据区域选择技巧 使用Ctrl+* 选择连续数据区域 使用Ctrl+Shift+方向键 按住Shift键，单击鼠标 整行与整列的选择 (九)快速设置格式 快速应用格式： 使用格式刷复制格式 快速设置“最合适的列(行)宽”：如果要将工作中的某列设置为“最合适的列(行)宽”，只须将光标放到该列列标右侧(行下面)的边线处，待光标变成双向光标后双击边线即可 同时调整多行或多列的高度与宽度 设置边框与底纹 (十)打印操作 选择/取消打印区域 设置标题重复打印 普通标题的重复 灵活设计特殊表头的打印 自动打印网格线 页眉与页脚 二、公式与函数应用编辑技巧 (一)使用公式选项板 步骤：选中用来存放计算结果的单元格，输入“=”号，再输入单元格地址和运算符号，按回车确认即可 公式复制技巧： 拖动复制 输入复制：选中需要使用该公式的所有单元格，用上面介绍的方法输入公式，完成后按住Ctrl键敲回车 选择性粘贴 (二)公式与结果切换 按Ctrl+`键(位于键盘左上角，与“~”为同一键)，可使公式在显示公式内容与显示公式结果之间切换，方便了公式编辑和计算结果查看 (三)灵活使用自动公式 自动求和公式 屏幕计算功能 简单函数应用 (四)单元格引用类型 相对引用 绝对引用 三维引用 混合引用参看表S2_4 几个应用实例 例“借贷还款” 例“Invoice开发票” 例“Expenses费用开支” 例“Expense Statement费用明细表” (五)常用函数应用举例 掌握以下几个常用函数的应用方法： 求和函数SUM 求均值函数AVERAGE 求最大、最小值函数MAX/MIN 计数函数COUNT 逻辑运算函数IF 1、求和函数SUM的应用 语法：SUM（参数1，参数2…） 功能：计算单元格区域中所有数值之和 注意：对于所引用的单元格，可以用不同的方法来进行选择，如鼠标拖动法、直接输入法、快速选择法等。 SUM函数应用实例 行或列求和：以工资表为例，它的特点是需要对行内的若干单元格求和，并要自动扣除“房电费”、“税金”等。 公式如下：=SUM(E4：G4，-H4，-I4) SUMIF函数应用实例 SUMIF函数可对满足某一条件的单元格区域求和，该条件可以是数值、文本或表达式。 例如：某单位要统计工资报表中职务为中级的员工的工资总额。假设工资总额存放