国立交通大学文书处理作业规定.doc

PAGE PAGE 1 北人网络赚钱博客网赚项目：ｗｗｗ．ｂｅｉｒｅｎ．ｉｎｆｏ 國立交通大學文書處理作業規定（草案） 96.01.05.95學年度第12次行政會議通過 壹、總則 本校為統一文書處理程序，提高公文品質與行政效率，訂定本規定。 本校各單位處理公文書業務，應依行政院頒文書處理手冊規定辦理，；文書處理手冊未規定者，依本規定辦理。 本規定所稱各單位者，包括本校所有行政單位、教學單位及研究中心。 貳、一般規定 各單位文書作業，應統一於本校公文流程管理系統（以下簡稱系統）中 進行擬辦、創稿、流程控管、結案、歸檔等電子流程控管或採線上簽核辦理。 五、本校應指定專人負責機關電腦中文碼之管理，其管理事項包括機關中文自用字碼及國家標準交換碼對照表之建置、註冊、及維護等事宜。 六五、本校應採用收發文登錄應採用同號方式處理。，創簽、創稿之公文均應於系統中製作，取得流水號，並列入流程控管。 參、分層負責 六七、為加速文書處理，各單位辦理職掌範圍內之文書時，應依本校「國立交通大學分層負責明細表」之規定，由各層級主管依授權核判。 七八、若分層負責前項明細表未及規定者，凡屬依據法規應為一定處理及技術性、事務性之事項，應儘量授權處理。 八九、經授權代判之公文，應加蓋（或繕打）「本案依分層負責規定授權單位主管代為決行」字樣。 肆、收文處理 九十、本校文書收發之一般規定： 總收文：於文書組設置總收文一人，負責國立交通大學本校校名為受信人之所有文件之收文處理。 單位收發：各單位設置單位登記桌負責人一名為原則，負責所有進出該單位之公文處理事宜。 （三）各級單位登記桌負責人應接受文書稽催單位之考核及查詢。人員異動時，應先會知文書組，並應將其業務有關事項詳細交代接辦人員。 十一、總收文人員收到紙本公文或電子交換公文，應於系統中辦理收文登錄， 並於紙本公文之右下方加蓋收文章戳，傳真公文非普通紙印出者，應經影 印後，依規定處理。 十二一、經分文之文件，經該單位認為非屬本單位其主管業務範圍者，應簽註意見， 見，經單位主管同意，陳請一級單位主管核定後，於48個小時內退回總收文人員進行改分。若第2個單位仍認為非其單位所承辦業務者，則簽請校長或其授權代理人核示承辦單位。 十二三、編號、登錄： （一）經簽收之紙本公文，應將公文基本資料登錄於系統中。 （二）收文編號，應於系統中取號。若為紙本公文，則須列印條碼黏貼於公文簽辦單之左下角，並繕製收文登記簿，提供各館舍公文傳送人員簽收。 （三）總收文人員接到機密件時，應立即提交機關首長指定之處理人員分派專人處理。若該專人認為應辦理收文，總收文人員應提供文號，並於系統中註明「密不錄由」字樣。 （四）承辦單位因故遺失經收文編號之公文，經原發文機關補發後，要求補辦收文手續時，仍應沿用原收文登錄日期及原收文登錄文號。 （五）逕寄承辦單位之公文，若承辦單位認有必要，仍可依紙本公文方式提送 送總收文人員辦理編號收文。 （六）受信人為國立交通大學本校之公文以編號收文為原則。唯但下列文件，可不予編號，退還外收發人員可以掛號或逕送承辦單位處辦理，或退回給外收發人員以掛號或逕送承辦單位辦理： 1.各種定期及例行表報。 2.贈送書刊及資料之文件。 3.通報類、廣告類之文件。 4.邀請參加紀念性集會之文件。 5.無具體內容或未書具真實姓名或住址之文件。 6.寄錯受文機關之文件。 十四十三、各單位內部應指定專人擔任單位登記桌負責人員。該員並應與文書組保持密切 連繫，並依下列規定辦理： （一）單位收發人員，收到文書組傳送來之文件，須立即與遞送人員進行清點，並登入系統進行簽收及分派承辦人。如認為重要或分文發生困難時，應先請示主管，再送承辦人。若發現有誤送之文件，應立即退還傳遞人員，改送業務主管單位，以免耽誤公文時效。 （二）承辦單位收受經文書收文编號之來文，認為非屬本單位承辦之業務，經單位主管核閱後，陳請所屬一級單位主管核定後，送回總收文進行改分，並須登入系統執行陳請改分作業。 （三）收到以單位為受文者之文件，若認為有必要者，可送由文書組補辦收文手續。唯受文者為國立交通大學者，應一律送文書組編號收文。 （四）機關內部文件如屬機密件、急要文件或附有大量現金、有價證券及貴重物品之公文，應由指定人員或承辦人員親自遞送。 （五）對於公文分錯承辦人員時，承辦人員應先請示單位主管同意，於系統中執行「退回」，紙本公文須退回單位登記桌負責人。單位登記桌負責人應將該公文改分給其他承辦人員。 十四五、單位登位記桌負責人對於會辦文件，應依下列規定辦理： 送會單位： 1.對於承辦人員送出之公文，先行檢視送出文件之公文夾、簽稿會核單 及傳遞單是否齊全，並應登入系統進行簽收、確認會辦單位設定及分類號設定後，執行送出。並將紙本公文送出至