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科主支精干草草二辰论坛论义 国际会议举办过程中全流程电子出版技术分析 接欣平张萌 《浙江大学学报}(工学版)编辑部 杭州 31∞27 摘要要:以某国际会议的举办过程为例，介绍了全琉程电子出版技术在国际会议论文投稿、审稿、作 者与审稿人交流、采用、出版全过程中的最新应用。详细阐述了国际会议论文集编委会利用现代 化的出版技术快速高效地出版论文集的过程，为最新电子出版技术在蝙辑出版工作中的应用提 供了实何在考。 关键词:罔际会议;论文集;电子出版 相比于国际科技期刊，国际会议论文集的出版发行有其特殊性。首先，出版国际会议论文集 的工作时间短，一般只有半年到 1 年:其次，国际会议论文投稿期短，投稿量大，著名国际会议的 投稿论文往往在千篇以上，但由于会期有限，录用论文的篇数有限，且为保证国际会谈的举办质 量，由此对论文的第选非常严格;另外，与国际期刊不同，国际会议往往对论文的篇幅有劳限制， 这又增加了论文的编辑加工时间O 本文跟踪某著名工程国际会议的举办过程，详结分绍了会议组织者为提高稿件的处理速度 和质量，应用全流程电子出版技术高效而优质地实现会议论文集出版的方法和流程，为最新电子 出极技术在编辑出援特黠是学术会议举办过程中的应用提供了实饲参考。 1 某昌际会谈背景分绍 本文跟踪的回际会议，是工程领域的权威国际学术会议，2 年 1 届，却04 年举办的旗国际会议 为第 30 嚣。该学术会议的组委会出全球这一领域内的权威人士组成，会议论文集全文被 SCII段 录。该会议在本领域科研人员中享有很高的声誉，投稿非常积极，据统计，约有 1 ，则篇左右的投 稿。录用法文黯可进行会议演讲交璋的论文只有3∞篇左右，投稿录用率大约为 30%。 2 建立会议主茧，提供会议黯时信息 为及时提供给投稿者最新信息，会议组委会为本次会议专门申请了国际互联网专用域名，并 在会议篮搞逼知中注明。在会议主页中，介绍了会议承办单位、组委会成员名单、组委会员责人 联系方式、投稿期限、会议日期、会议进程以及投稿须知，并提供了会议举办地的旅馆介绍、定房 服务、房价、交通等信息，问时也分绍了会议举办撞的风党，以吸引更多的投搞人，并给出了各风 景名胜、博物馆、艺术馆等的链捷。 会议主页的内容随会议进程随时更菇。如在投搞!苦?段，会议主页中提供的是投稿续如:随着 70 首届长正茄科拭论坛 论文审稿的结束，投稿须知被替换为论文最终稿准备须知;到与会者注册所嚣，主页中提供注册 须知;进入开会阶段，主页中出现会议会场安排、论文目录、会议论文宜读时间表等内容。 3 莉黯稿件上载服务器实现论文技稿 目前采用 E- mail 投稿已经是科技期刊出版中诧较常觅的方式，但对于留际会议在短时间内 投藕量大旦梧琦集中的情况，采用 E-mail 投稿方式饲然会使编务工作不堪重负。会议论文投稿 往往集中在截止期前 1-2 周内，商局内收到上千份每份多达数兆字节的 E-mail ，足以使编辑的 电子邮箱无法提供服务。另外，编辑要将各邮件中采用不同编辑软件生成的文档送交各审稿人， 处理和转发过程也需要大量的人力物力，甚至有可能耽误会议进程。 为解决上述问题，该吕!乐会议采用了稿件上载服务器(File Submission Site) 方式接收作者投 稿。该国际会议于 2∞4 年7 月中旬在美国举办，稿件上载服务器于 2∞3 年 10 月 15 日投入应用， 2∞3 年 12 月 9 日稿件上载服务停止，即为投搞截止日。 2∞4 年4 月 1 吕寄发录用或退藕通知，期 间为诠文审稿期。 2∞4 年3 月初寄发审搞意见，作者有不同意见可在 3 月 15 吕前发送到稿件上 载服务器。录用稿件最终上载截止期为 2ω4 年5 月 1 日 O 随后两个月的时间内进仔论文集的出 版、印刷，并进行会议时间表的编制等工作。 作者投稿时，按主页上稿件上载服务器的 internet 链接进入稿件上载服务器网站，作者采用本 人的电子邮件账号生成一个账号，并设定密码，该账号为此会议中作者稿件处理的惟一账号。作 者将稿件的游、文件上载割稿件上载服务器，服务器采用软件自动将作者的源文件转化为 pdf 格式 文件。若转化成功，作者就会通过电子邮件收到转化成功的通知，电子邮件中附有作者论文的 同