有备而无患　让你的Word备份更智能.doc

有备而无患　让你的Word备份更智能Word是平时办公、学习或是其他很多场合下用来编辑文档的主打工具，但在实际操作过程中会遇到各种突发事件，例如突然停电、死机、病毒侵入或是偶然后个操作失误（例如误删除、没保存关闭文档）等，如果忘记了手工定时保存文档，辛辛苦苦的劳动成果瞬间就化为乌有，令人叹惜。其实，只要你将Word调教好，这些突发事件也只是一个有惊无险的事件而已。 　　1.误操作，撤销、恢复最简洁 　　在平时编辑文档过程中，误操作是避免不了的，在没有关闭文档的情况，通过撤销功能就可以快速解决问题。而撤销大家估计都会用，快捷键为“Ctrl+Z”，也可以通过工具栏中的撤销按钮来完成。与撤销相对应的还有个“恢复”功能，那就是对上次撤销的反撤销，快捷键为“Ctrl+Y”。记住这两个快捷键，平时的误操作都不要紧。 　　2.启用Word的备份功能 　　如果你使用的是Word 2003，Word本身具有一个备份功能（Word 2007并没有提供这种备份功能），而默认设置下并没有开启。这项功能就是在用户打开并进行编辑文档时，在文档同一个目录下自动生成一个备份文件，其名称一般为“备份属于　原文档名称”的文件，其扩展名为“.wbk”（如图1）。 图1 　　在这个备份文件中主要保存的是该文档本次打开之前的内容，因此，当本次打开进行编辑出现了各种错误，就可以通过本备份文件快速恢复到打开之前的状态。进行恢复时，可以直接通过打开此备份文档，也可以将其拖放到Word程序窗口中来打开，之后再重新保存文档即可。 　　开启此备份功能方法：单击菜单“工具→选项”，打开“保存”选项卡，选中“保留备份”选项，保存设置即可（如图2）。 图2 　　3.让Word文档也具备“还原点”功能 　　在使用Windows系统时，系统提供的备份还原点功能相当实用，当出现故障时，还可以恢复到之前备份的不同的还原点。Word　2003也提供了这样的功能，在保存文档时可以单击菜单“文件→版本”，然后在打开的窗口中单击“现在保存”按钮，在打开的窗口中设置该版本的相关信息即可。以后就可以在打开这篇文档时，再单击菜单“文件→版本”，在打开的列表中就可以看到之前保存的不同版本了（图3）。 图3 　　选择一个版本，单击“打开”按钮，就可以直接恢复到当时保存此版本时的状态了。 　　4.让Word自动备份，突然掉电、死机的救命稻草 　　有些朋友在平时编辑文档时还没有养成定时按Ctrl+S的习惯，一旦碰到掉电、死机，那可就惨了。假如你也有这样的毛病，不妨让Word帮助你定时保存。 　　Word 2003中的设置： 　　单击“工具→选项”，选择“保存”选项卡，勾选“自动保存时间间隔”项并设置自动备份的时间即可（如图4）。 图4 　　在设置时间时，不要设置过久，那就没有自动备份的意义了，也不能设置过快，一般设置为5到10分钟比较合适。 　　Word　2007的设置方法： 　　单击窗口左上角的“Office按钮”，单击“Word选项”按钮，再选择“保存”项，在右侧窗口中再选中“保存自动恢复信息时间间隔”选项并设置好时间，如果对默认的保存位置不满意，还可以自定义文档保存位置（如图5）。 图5 　　Word 2007在文档自动备份功能方面做得相当先进。当Word检测到用户已经进行了保存，自动备份的文件将会自动删除，如果检测到用户没有备份文件，将会自动在设置的位置自动备份一个名为“‘自动恢复’文档名.asd”的文件，如果遇到突发事件时，只要直接打开此文档即可找到丢失的内容了。